Automazione dei check-in degli ospiti e dei flussi di lavoro di pulizia per un hotel di lusso del XVIII secolo

Domaine Sur Les Sarts è un hotel di lusso, spa e centro congressi situato in Belgio. Situata in un'ex fattoria-castello del XVIII secolo convertita e completamente ristrutturata un decennio fa, la proprietà di pregio offre alloggi di alta gamma e spazi per eventi. Storicamente, la proprietà gestiva le sue chiavi fisiche tramite un modello di reception tradizionale, il che richiedeva un'ampia finestra di programmazione con un'elevata copertura per il personale della reception, al fine di consegnare fisicamente le chiavi a ogni ospite in arrivo.

Questa configurazione operativa manuale creava notevoli attriti durante gli orari di arrivo non standard. I check-in a tarda notte e gli arrivi anticipati degli ospiti causavano frequentemente tensioni nella programmazione e sfide logistiche per la proprietà. Poiché un receptionist doveva essere fisicamente presente alla reception per distribuire le chiavi, i cambiamenti imprevisti negli orari di arrivo degli ospiti costringevano l'hotel a mantenere un programma di reception inflessibile e ad alta intensità di manodopera.

Per risolvere questi colli di bottiglia operativi, Domaine Sur Les Sarts ha integrato il sistema di gestione chiavi automatizzato di Keycafe nella propria struttura. Con il flusso di lavoro modernizzato, l'hotel contatta gli ospiti diversi giorni prima del loro arrivo per fornire loro i dettagli standard di arrivo e istruzioni precise, passo dopo passo, su come utilizzare il sistema Keycafe.

Quando gli ospiti arrivano in loco, non devono più attendere alla reception. Invece, completano un check-in self-service presso l'armadietto intelligente Keycafe, ritirando la chiave della loro camera in meno di due minuti prima di dirigersi direttamente ai loro alloggi. Nonostante l'iniziale esitazione di alcuni membri del personale durante le prime fasi di implementazione, l'intero team si è rapidamente adattato al sistema, integrandolo nelle operazioni quotidiane per monitorare l'accesso alla proprietà in tempo reale.

Dall'adozione di Keycafe, Domaine Sur Les Sarts ha eliminato l'errore umano sia nei flussi di lavoro di check-in self-service che tradizionali. L'automazione dello scambio di chiavi ha permesso alla proprietà di ridurre gli orari di apertura della reception, ottimizzando significativamente i costi di manodopera e migliorando al contempo la flessibilità operativa complessiva.

Inoltre, il sistema fornisce visibilità in tempo reale sugli arrivi e le partenze degli ospiti, il che ha snellito direttamente la gestione interna della proprietà. Il reparto di pulizie si affida a questi aggiornamenti di stato istantanei per coordinare il ricambio delle camere in modo impeccabile, garantendo un flusso di lavoro altamente agile e senza attriti in tutta la proprietà.