Hotel Hospitz Risparmia €25.000 sui costi operativi nella bassa stagione con Keycafe

L'Hotel Hospitz è un hotel boutique storico sul lago situato a Savonlinna, Finlandia, che opera con 22 camere dal 1933. Essendo un'attività fortemente stagionale che genera circa l'80% del suo fatturato annuo durante i mesi estivi, l'hotel affronta notevoli ostacoli operativi nel mantenere la redditività durante la bassa stagione, da settembre a maggio. Storicamente, le operazioni di reception si affidavano interamente alla consegna fisica delle chiavi. Quando arrivavano prenotazioni tardive durante le ore serali senza personale, il personale doveva ricorrere a lasciare le chiavi in buste di carta alla reception o a guidare manualmente fino alla struttura per consegnare le chiavi di persona.

La gestione manuale dei check-in fuori orario ha comportato un onere finanziario e personale insopportabile per la direzione. Mantenere receptionist serali in servizio durante i mesi di bassa domanda generava costi di manodopera insostenibili per l'hotel. Inoltre, l'esigenza costante di monitorare gli arrivi tardivi interrompeva gravemente il tempo personale, costringendo la direzione dell'hotel a rimanere reperibile continuamente e a guidare fino all'hotel con breve preavviso per accogliere gli ospiti in arrivo.

Per eliminare la necessità di personale serale e mantenere l'hotel aperto tutto l'anno, l'Hotel Hospitz ha adottato il sistema SmartBox di Keycafe per automatizzare il processo di ritiro delle chiavi. L'hotel ha integrato la sua suite tecnologica utilizzando Mews, Duve Guest Platform e Keycafe. Quando un ospite effettua una prenotazione, Duve estrae i dettagli della prenotazione da Mews e invia automaticamente un messaggio di benvenuto personalizzato con un codice PIN dedicato per l'armadietto Keycafe contenente la chiave della loro camera. All'arrivo, gli ospiti entrano nell'edificio, inseriscono il loro codice nel touchscreen intuitivo dello SmartBox e ritirano la chiave della loro camera senza l'assistenza della reception.

Oltre ai check-in degli ospiti, l'Hotel Hospitz ha ottimizzato l'accesso alla proprietà integrando i portachiavi elettronici direttamente con la serratura dell'ingresso principale dell'hotel, consentendo agli ospiti di entrare nell'edificio utilizzando lo stesso token di accesso allegato alla chiave della loro camera. La direzione supervisiona tutti gli accessi alle chiavi da remoto utilizzando l'applicazione mobile Keycafe, consentendo loro di concedere l'accesso, rilasciare chiavi o risolvere problemi relativi alle chiavi direttamente dai loro telefoni.

L'implementazione di Keycafe ha permesso all'Hotel Hospitz di passare a un modello operativo self-service efficiente durante la bassa stagione senza sacrificare la soddisfazione degli ospiti. Gli ospiti in arrivo si adattano rapidamente all'intuitivo touchscreen SmartBox, con la configurazione moderna che crea spesso un'impressione iniziale positiva. L'eliminazione delle consegne manuali delle chiavi serali ha liberato la direzione dell'hotel da stress costante al di fuori dell'orario di lavoro, fornendo completa tranquillità e controllo remoto sull'accesso alla proprietà.