We Host Group naudoja „Keycafe“, kad automatizuotų svečių įsiregistravimą ir išsiregistravimą aštuoniuose pastatuose. Su rezervacijomis susieti prieigos kodai, pagal laiką ribojamas raktų atsiėmimas ir konkretiems būstams priskirti leidimai valytojams panaikino eiles registratūroje, užkirto kelią ankstyvam patekimui į dar neparuoštas patalpas ir padėjo išvengti raktų praradimo.
Trumpalaikės nuomos sektoriuje pirmosios penkios viešnagės minutės nulemia visą tolesnę patirtį. Svečias, kuris atvyksta vėlai naktį, atitempia lagaminus iki pastato ir turi laukti rakto registratūroje, patiria nusivylimą dar net neatidaręs durų. Operatoriams, neturintiems darbuotojų vietoje, kiekvienas rakto perdavimas, priklausantis nuo trečiųjų šalių, kelia riziką svečių patirčiai ir atsiliepimams.
„We Host Group“ yra visapusiškas atostogų būsto nuomos valdymo paslaugas teikianti įmonė, veikianti visoje JAV. Daugiau nei 100 profesionalų komanda padeda nekilnojamojo turto savininkams maksimizuoti grąžą, visiškai perimdama nuomos administravimą – nuo dinaminės kainodaros ir bendravimo su svečiais iki valymo bei techninės priežiūros, siekiant užtikrinti viešbučio lygio kokybę dideliu mastu.
Carolina Diaz, „We Host Group“ operacijų koordinatorė, prižiūri kasdienį svečių, valytojų ir techninės priežiūros darbuotojų judėjimą įmonės administruojamuose būstuose. „We Host Group“ naudoja „Keycafe“ jau daugiau nei dvejus metus.
Problema: laukimas registratūroje
Prieš pradedant naudoti „Keycafe“, tiek „We Host Group“ svečiai, tiek darbuotojai turėdavo prašyti raktų tiesiogiai kiekvieno pastato registratūroje. Kai registratūros darbuotojai būdavo užsiėmę – o taip nutikdavo dažnai – žmonėms tekdavo laukti.
„Registratūros darbuotojai dažnai būdavo užsiėmę, todėl svečiams, o kartais net ir mūsų pačių darbuotojams, tekdavo laukti 15 ar 20 minučių vien tam, kad gautų raktą, – aiškina Carolina. – Tai kėlė didelį nepasitenkinimą ir dažnus svečių skundus, nes jie tiesiog stovėdavo ir laukdavo rakto, kad galėtų patekti į būstą.“
Tuomet situacija per vieną naktį pasikeitė. Vieno pastato valdytojas informavo „We Host Group“, kad nuo kito mėnesio įmonė pati bus atsakinga už visų įsiregistravimo ir išsiregistravimo raktų valdymą.
„Mums tai buvo lūžio taškas, – sako Carolina. – Kaip trumpalaikės nuomos operatorius, neturime vietoje dirbančių asmenų, kurie galėtų kaskart asmeniškai pasitikti svečius, todėl mums reikėjo greitai rasti patikimą ir lengvai plečiamą sprendimą.“
Kai paštomatai netinka raktams saugoti
Viename pastate „We Host Group“ jau buvo išbandžiusi saugojimo spintelių sistemą. Problema ta, kad šios spintelės buvo skirtos siuntų pristatymui, o ne raktų perdavimui.
Kai spintelės užsipildydavo, pastato darbuotojai jas ištuštindavo ir viską, įskaitant raktus, perkeldavo į atskirą siuntų kambarį. Vėlai, kartais net vidurnaktį, atvykę svečiai suvesdavo savo kodą ir pamatydavo, kad rakto ten nėra.
„Galite įsivaizduoti, su kokiomis problemomis kaskart susidurdavome, – pasakoja Carolina. – Kai tame pastate perėjome prie „Keycafe“, procesas pastebimai pagerėjo.“
Sprendimas: su rezervacijomis susieta savitarnos prieiga prie raktų
„We Host Group“ tiesiogiai sujungė „Keycafe“ su savo rezervacijų platforma, todėl prieiga prie raktų sukuriama vos gavus užsakymą. Svečiai, valytojai ir techninės priežiūros darbuotojai naudojasi ta pačia „Keycafe“ „SmartBox“ sistema, tačiau kiekvienas turi prieigą tik prie to, ko jam reikia.
Kaip vyksta kasdienis darbas
Užsakymas: gavus naują rezervaciją, automatiškai sugeneruojamas unikalus prieigos kodas.
Svečio informavimas: prieš atvykdamas svečias gauna kodą žinute arba el. paštu.
Įsiregistravimas: 16:00 val. kodas tampa aktyvus ir svečias pasiima raktą iš „Keycafe“ „SmartBox“.
Išsiregistravimas: viešnagės pabaigoje svečias grąžina raktą į tą patį „SmartBox“ iki 11:00 val.
Paruošimas naujiems svečiams: valytojai pasiima raktą, kad paruoštų būstą kitiems svečiams, o techninės priežiūros komanda naudojasi sistema bet kada, kai tik prireikia patekti į patalpas.
Sistema taip pat pritaikyta ir didesnėms grupėms. Kai viename būste apsistoja penki ar šeši žmonės, kurių dienos planai skiriasi, svečiai gali paprašyti papildomo rakto arba naudoti spinteles, kad paliktų raktą vieni kitiems.
Rezultatai: visiška kiekvieno įsiregistravimo ir išsiregistravimo kontrolė
Laiku ribojama prieiga išsprendžia ankstyvo įsiregistravimo problemas
Carolinai viena vertingiausių funkcijų yra galimybė tiksliai kontroliuoti, kada kodas pradeda veikti. Nustatyta, kad svečių kodai aktyvuojami 16:00 val. – oficialiu įsiregistravimo laiku.
„Net jei svečias fiziškai prie spintelių atvyksta anksčiau, jis negalės pasiimti rakto iki numatyto laiko, – aiškina ji. – Tai itin svarbu, nes anksčiau prašymai dėl ankstyvo įsiregistravimo keldavo problemų. Svečiai anksčiau laiko pasiimdavo raktą iš registratūros ir užeidavo į patalpas, kurios kartais dar būdavo nesutvarkytos. Dabar ši rizika visiškai pašalinta.“
Konkretiems būstams priskirta prieiga valymo komandoms
„We Host Group“ valytojai per dieną skiriami į skirtingus apartamentus. Naudojant „Keycafe“, prieigos kodai priskiriami pagal konkretų būstą, todėl kiekvienas valytojas gali paimti tik tų patalpų, už kurias yra atsakingas, raktus.
„Tai sumažina painiavą ir padeda mums užtikrinti efektyvią veiklą“, – sako Carolina.
Kasdienis išsiregistravimo patikrinimas per kelias minutes
Kiekvieną rytą, maždaug nuo 11:00 iki 11:30 val., Carolina patikrina, ar grąžinti visi tos dienos išsiregistruojančių svečių raktai. Jei kurio nors trūksta, komanda gali nedelsiant imtis veiksmų.
„Tai leidžia mums greitai reaguoti ir tiksliai išsiaiškinti, kas nutiko – paskambinti svečiui ir paklausti: „Kur palikote raktą?“ arba „Kur raktas yra šiuo metu?“
Daugiau jokių pamestų raktų
Didžiausias „Keycafe“ privalumas yra kasdienių raktų valdymo operacijų kontrolės ir matomumo lygis:
„Dabar kiekvieną dieną turiu visišką matomumą ir kontrolę kiekvieno įsiregistravimo bei išsiregistravimo metu, o svarbiausia – daugiau jokių pamestų raktų, – džiaugiasi ji. – Anksčiau svečiai tiesiog palikdavo raktą registratūroje, o kartais registratūros darbuotojai sakydavo: „Ne, aš neturiu rakto.“ Su „Keycafe“ galime patikrinti, kas paėmė raktą, kas jį grąžino ir kokiu tiksliai laiku.“
Nuo vieno pastato iki aštuonių
Pasak Carolinos, be finansinės grąžos, didžiausią poveikį padarė išaugęs patikimumas pastatų valdytojų akyse.
„Mes galėjome įrodyti pastatų valdytojams, kad gebame savarankiškai administruoti savo svečių srautus, netrukdydami registratūros darbo, – aiškina ji. – Tai išties svarbu. Pradėjome nuo vieno pastato, o dabar šią sistemą esame įdiegę jau aštuoniuose.“
Šie sėkmingi rezultatai sustiprino „We Host Group“ partnerystę su pastatais, kuriuose įmonė vykdo veiklą.
„Užmezgėme tvirtus santykius su šių pastatų administracija, o tai yra netgi vertingiau už finansinę grąžą.“
Lengvai plečiamas sprendimas trumpalaikės nuomos operatoriams
Įmonėms, svarstančioms apie raktų valdymo sprendimą, Carolina išskiria keletą pagrindinių privalumų:
„Tai puikus sprendimas, ypač trumpalaikės nuomos operatoriams. Jis paprastas, lengvai plečiamas ir pritaikomas įvairių tipų nekilnojamajam turtui, įskaitant daugiabučius, privačius namus ar net sandėlius. Tinkamai įdiegta sistema gali iš tiesų patobulinti jūsų veiklą ir padėti perkelti verslą į kitą lygį, kaip tai nutiko mums.“
Pagrindinės įžvalgos trumpalaikės nuomos operatoriams
Eliminuokite registratūrą iš raktų perdavimo proceso. Savitarnos raktų atsiėmimas reiškia, kad svečiams niekada nereikės laukti užimtų pastato darbuotojų, kad galėtų pradėti savo viešnagę.
Sujunkite raktus su savo rezervacijų platforma. Automatiškai iš užsakymų generuojami kodai panaikina poreikį rankiniu būdu ruošti prieigą kiekvienai viešnagei.
Apribokite prieigą pagal įsiregistravimo laiką. Nustatytu laiku aktyvuojami kodai neleidžia svečiams patekti į būstą, kol dar nebaigtas valymas.
Priskirkite valytojų prieigą pagal konkretų būstą. Kiekvienas komandos narys gali paimti tik tų patalpų, už kurias yra atsakingas, raktus.
Kiekvieną rytą tikrinkite grąžintus raktus. Greita kasdienė peržiūra po išsiregistravimo laiko leidžia susisiekti su svečiais dar prieš tai, kai negrąžintas raktas tampa problema.
Naudokite patikimumą plėtrai. Įrodymas, kad galite savarankiškai valdyti įsiregistravimus, didina pastatų valdytojų pasitikėjimą ir atveria duris į naujus objektus.
Sužinokite, kaip „Keycafe“ gali padėti jūsų trumpalaikės nuomos verslui automatizuoti svečių įsiregistravimą ir užtikrinti kiekvieno rakto apskaitą.
