Mechaninės raktų dėžutės išlieka vienu dažniausių būdų saugoti policijos automobilių parko raktus. Jos patenkina pagrindinį poreikį – laikyti raktus fiksuotoje, rakinamoje vietoje, tačiau jos nebuvo sukurtos atsakyti į klausimus, į kuriuos departamentai turi atsakyti šiandien: kas šiuo metu turi kiekvieną raktą, nuo kada ir kas nutiko, kai raktas nebuvo grąžintas.
Trijų Jungtinių Valstijų policijos departamentų patirtis rodo, kada tokios sistemos nebeužtenka.
Mechaninės dėžutės stokoja dydžio ir patvarumo
Pirmasis apribojimas dažniausiai yra fizinis. Patrulių automobilių raktai nebėra tik paprasti metaliniai raktai, tai didesni raktų pulteliai, kurių daugelis senesnių dėžučių negali sutalpinti.
Čamplino policijos departamentas Minesotoje, atsakingas už viešąjį saugumą Mineapolio priemiestyje, kuriame gyvena 25 000 gyventojų, valdo daugiau nei 20 patrulinių automobilių parką. Ankstesnę jo sistemą sudarė kelios nedidelės ant sienos pritvirtintos dėžutės, kurių skyreliai buvo per maži visiems raktams, ypač didesniems pulteliams, sutalpinti.
Kai raktai neturi tinkamos vietos, jie dažniausiai atsiduria už dėžutės ribų – būtent taip ir nutiko Čampline. Departamentas reguliariai pamesdavo raktus, o kai kurių iš šių pultelių pakeitimas kainuodavo iki 500 JAV dolerių už vienetą.
Dydis nebuvo vienintelis fizinis apribojimas. Čampline ankstesnės dėžutės konstrukcija taip pat ėmė gesti, todėl departamentas pradėjo ieškoti patvaresnio sprendimo. Institucijai, kuri yra priklausoma nuo to, kad jos automobiliai būtų prieinami kiekvienoje pamainoje, dėvinti įranga yra veiklos rizika, o ne tik priežiūros nepatogumas.
Be internetinio valdymo niekas negali atkurti įvykių eigos
Antrasis apribojimas yra informacija. Sieninė dėžutė saugo raktus, bet nefiksuoja, kas ir kada juos paima, todėl dėl kiekvieno dingusio rakto pradedamas neformalus tyrimas.
Čampline ankstesnė sistema nesiūlė jokio valdymo ar sekimo internetu. Neturėdami realaus laiko įrašų, pareigūnai negalėjo nustatyti, kas paskutinis naudojosi raktu, o tai kėlė painiavą, gaišino laiką ir sukeldavo ginčus dėl to, kas yra atsakingas. Leitenantas Mattas Smithas, kuriam tekdavo ieškoti pamestų raktų neturint jokių užuominų, tam sugaišdavo daugiau laiko nei bet kas kitas.
Įprasta alternatyva yra derinti dėžutę su popieriniu žurnalu, tačiau kiti du departamentai parodo, kodėl šis derinys nepasiteisina. Normano policijos departamente Oklahomoje, kuris aptarnauja 120 000 gyventojų, turi 180 pareigūnų ir 34 patrulinių automobilių parką, pareigūnai dažnai pamiršdavo pasirašyti žurnale. Dėl to neretai nutikdavo taip, kad į pamainą atvykęs pareigūnas sužinodavo, jog jam priskirtu automobiliu vis dar naudojasi kažkas iš ankstesnės pamainos, ir tai atimdavo nuo 15 iki 30 minučių dienos pradžioje.
Aransas Paso policijos departamente Teksase popierinis žurnalas egzistavo, tačiau 32 departamento pareigūnai jį dažniausiai ignoruodavo. Be to, kiekvienas raktas buvo prieinamas visiems darbuotojams, nepriklausomai nuo jų pareigų.
Kas pasikeičia įdiegus elektroninę sistemą
Visi trys departamentai savo rankines sistemas pakeitė į Keycafe. Įvertinęs kelias alternatyvas, Čamplinas pasirinko šią sistemą dėl debesijos pagrindu veikiančio valdymo, dėžučių dizaino bei dydžio ir kartu teikiamų programinės įrangos funkcijų. Leitenantas Mattas Smithas pažymėjo, kad departamentas norėjo įdiegti sistemą savo instruktažų kambaryje ir kad ji atrodytų profesionaliai, o ne kaip didelė pramoninė metalinė dėžė, kabanti ant sienos.
Darbo eiga yra paprasta: pareigūnai identifikuoja save pažymėjimu arba PIN kodu, jutikliniame ekrane pasirenka reikiamą raktą, o sistema automatiškai užfiksuoja operaciją. Visuose trijuose departamentuose kiekvienas rakto paėmimas ir grąžinimas yra registruojamas nepriklausomai nuo to, ar kas nors prisimena pasirašyti. Pareigūnams nereikia diegti programėlės, nes valdymas priklauso administratoriams, kurie gali valdyti sistemą iš bet kurio prie interneto prijungto įrenginio.
Kai toks įrašas egzistuoja, departamentai gali daryti tai, kas anksčiau nebuvo įmanoma. Pavyzdžiui:
Priskirti raktus konkretiems pareigūnams ir gauti pranešimus, kai raktas negrąžinamas laiku.
Suteikti vadovaujančiam personalui atskirą prieigą prie konkrečių raktų, pavyzdžiui, rakinamų kabinetų, neatidarant likusio inventoriaus.
Spręsti problemas nuotoliniu būdu, pavyzdžiui, kai pareigūnas pamiršta PIN kodą.
Priskirti tą patį raktą keliems naudotojams nedarant fizinių jo dublikatų, o tai sumažina išlaidas.
Dažniausiai minimas rezultatas taip pat yra ir pats paprasčiausias. Pasak leitenanto Matto Smitho iš Čamplino, „Nuo šios sistemos įdiegimo nepametėme nė vieno rakto ar raktų pultelio“. Išnykus praradimams, nebeliko ir pultelių keitimo išlaidų, siekiančių iki 500 JAV dolerių už vienetą, o sekimas realiuoju laiku padidino pareigūnų atskaitomybę.
Poveikis nepriklauso nuo departamento dydžio. Normane, kur pareigūnas anksčiau galėdavo prarasti nuo 15 iki 30 minučių ieškodamas vis dar naudojamo patrulinio automobilio, dabar atvykus į darbą galima matyti, kas turi kiekvieną transporto priemonę, ir nebereikia užimti radijo ryšio kanalo raktų paieškai. Aransas Pase popierinis žurnalas, kuris anksčiau dažniausiai buvo ignoruojamas, dabar generuojamas skaitmeniniu būdu kiekvieną kartą, kai raktas paimamas ar grąžinamas, nepasikliaujant tuo, kad kas nors prisimins pasirašyti.
Ką patikrinti prieš keičiant mechaninę dėžutę
Departamentui, vertinančiam, ar dabartinės jo sistemos pakanka, pravers keturi klausimai:
Ar skyreliuose telpa visi automobilių parko raktų pulteliai, įskaitant didžiausius?
Ar įmanoma šią pat akimirką sužinoti, kas turi kiekvieną raktą, nieko neklausiant?
Kiek raktų buvo pakeista praėjusiais metais ir kiek tai kainavo?
Ar žurnalas pildomas visada, ar tik tada, kai kas nors prisimena?
Jei bent vienas atsakymas yra „ne“, dėžutė greičiausiai atlieka savo saugojimo funkciją, bet ne kontrolės funkciją.
Pasikalbėkite su mūsų komanda, kad sužinotumėte, kaip įvairaus dydžio departamentai įdiegė audituojamą raktų kontrolės sistemą, arba perskaitykite išsamias Čamplino, Normano ir Aransas Paso atvejų analizes, kuriose rasite detalius rezultatus.
