Keycafe ir Mews bendradarbiauja automatizuodami svečių raktų prieigą visuose apgyvendinimo sektoriaus portfeliuose

Keycafe, pasaulinis lyderis automatizuotame fizinių raktų stebėjime, pradėjo tiesioginę integraciją su Mews, pirmaujančia pramonės debesų pagrindu veikiančia nuosavybės valdymo sistema. Ši partnerystė tiesiogiai susieja fizinių kambarių raktų saugumą su gyvais užsakymų duomenimis, pašalindama registracijos eiles, registratūros „kamščius“ ir rankinį registratūros stebėjimą.

Viešbučiams plečiant savo kambarius, patogumus ir personalą, fizinių raktų valdymas dažnai tampa nematomu „kakliuku“. Viešbučių vadovai, kurie ir toliau pasikliauja tradicinėmis raktų dėžutėmis ar popieriniais žurnalais, rizikuoja pamesti pagrindinius raktus, susidurti su saugumo rizika ir visiškai stinga atskaitomybės. Bandymas plėsti veiklą rankiniu būdu keičiant raktus yra veiklos spąstai, eikvojantys vertingas darbo valandas.

Nauja integracija išsprendžia šią trintį, sujungdama Mews užsakymų sistemą su Keycafe debesyje prijungta raktų valdymo platforma. Šis realaus laiko sinchronizavimas leidžia viešbučių savininkams supaprastinti prieigą, nekeičiant esamų darbo eigų. Automatiškai gaunant gyvus užsakymų atnaujinimus iš Mews, kad būtų galima nedelsiant suplanuoti raktų prieigą ir generuoti saugius paėmimo PIN, sistema pašalina dvigubą duomenų įvedimą personalui.

Nuosavybės duomenų sinchronizavimas su Keycafe debesų ir techninės įrangos ekosistema

Integracija veikia kaip tiesioginis duomenų bazės sinchronizavimas tarp dviejų patikimų programinės įrangos platformų: Mews PMS ir Keycafe debesų raktų valdymo sistemos. Užuot traktavus fizinį raktų seifą kaip izoliuotą terminalą, integracija tiesiogiai sujungia Mews rezervacijos duomenis su Keycafe prieigos kontrolės programine įranga, kuri vietoje savarankiškai valdo fizinę MS5 SmartBox.

• Realaus laiko debesų sinchronizavimas: Kai Mews sistemoje sukuriama, pakeičiama ar atšaukiama rezervacija, duomenys perkeliami į Keycafe debesų konsolę per mažiau nei dvi minutes. Keycafe programinė įranga automatiškai užprogramuoja prieigos langą, kad jis atitiktų svečio viešnagę, pašalindama rankinį planavimą ir dvigubą duomenų įvedimą.

• Automatizuotas prieigos pristatymas: Kai Keycafe platforma apdoroja rezervacijos atnaujinimą, ji automatiškai generuoja unikalų, laiko apribotą paėmimo PIN kodą ir siunčia aiškias atsiėmimo instrukcijas tiesiai svečiui.

• Svečio prieiga prie rakto: Svečias įveda savo PIN tiesiai į MS5 SmartBox, kad savarankiškai atsiimtų raktą.

Sezonų ir personalo pajėgumų išplėtimas: Motel Impérial atvejo analizė

Reali šios vieningos darbo eigos įtaka detaliai aprašyta Motel Impérial veiklos atvejo analizėje Percé, Kvebeke. Valdydamas didelio užimtumo nuosavybę sezoninėje turizmo vietoje, motelis susidūrė su didelėmis veiklos problemomis valdant fizinius raktus su ribotu registratūros darbo laiku.

Sujungus Keycafe su Mews, nuosavybė sėkmingai perėjo prie saugaus, savitarnos registracijos modelio. Nadia Minassian, Motel Impérial bendrasavininkė, paaiškino, kaip technologija sutaupė kritiškai svarbias darbo valandas:

„Vienas didelių Keycafe ir Mews privalumų yra tai, kad integracija tarp jų yra labai sklandi. Pirmiausia, Keycafe turi išskirtinai lengvai valdomą užnugarį (back office), todėl jį labai lengva konfigūruoti. Tai yra „plug-and-play“ sistema. Kai ji veikia, ji puikiai dera su Mews, ir tai leido mums supaprastinti savo procesą ir klientų kelionę iki pat registracijos.“

Detalesnės darbo eigos valymo personalui, darbuotojams ir tiekėjams

Be svečių atvykimo supaprastinimo, Keycafe sistema nustato griežtą vidinių operacijų raktų kontrolės grandinės sekimą:

• Valymo personalo pamainų perdavimas: Valymo personalas naudoja priskirtus PIN kodus arba NFC pultelius, kad atsiimtų pagrindinius raktus iš SmartBox. Keycafe programinė įranga registruoja realaus laiko audito seką, tiksliai rodydama, kas ir kada turėjo raktą.

• Inžinerija ir patalpos: Kritinės infrastruktūros zonos, tokios kaip serverių kambariai ar elektros spintos, lieka užrakintos, o raktai prieinami tik įgaliotam personalui nustatytomis pamainomis.

• Trečiųjų šalių rangovai: Vadovai gali generuoti laikinus, automatiškai pasibaigiančius PIN kodus išoriniams techninės priežiūros paslaugų teikėjams, leidžiant jiems atsiimti konkrečius raktus be registratūros priežiūros.

Viešbučių savininkai gali daugiau sužinoti apie Keycafe automatizuotos Mews integracijos galimybes.