Vaikų darželis Sumire gerina atskaitomybę, integruodamas Keycafe pranešimus į Slack.

Valdomas Nagatanagasaki socialinės gerovės korporacijos, darželis Sumire yra ikimokyklinė ir popamokinė programa, orientuota į 0-5 metų amžiaus vaikų emocinį vystymąsi. Įmonė didžiuojasi būdama antrieji namai mažiems vaikams, teikianti anglų kalbos kalbėjimo/klausymo pamokas, mitybą per kulinarijos pamokas, Eisar pamokas (tradicinis Okinavos salų šokis) ir dailės programas. Darželis Sumire pirmenybę teikia dirbantiems tėvams, visada siekdamas jiems naudos, kartu teikdamas ugdymo paslaugas vaikams.

Darželyje veiklos dėmesys skiriamas efektyvumo ir saugumo didinimui, naudojant informacines ir ryšių technologijas. Kad tai būtų pasiekta, kiekvienam darbuotojui suteikiamas iPad, skirtas atlikti įvairias užduotis. Keycafe iš pradžių buvo įdiegta siekiant palengvinti raktų perdavimą tarp ankstyvosios ir vėlyvosios pamainos mokytojų bei užtikrinti atskaitomybę už raktų, skirtų jautrioms zonoms ir transporto priemonėms, naudojimą.

Durų, apsaugos spynų, transporto priemonių ir sandėlio raktai yra laikomi darželio „Sumire“ SmartBox. Visi darbuotojai yra registruoti su savo Keycafe paskyra, o prieiga prie raktų grupių yra nustatoma pagal darbuotojų stažą ir atsakomybes. Pavyzdžiui, tik vairuotojai ir kiti darbuotojai, kuriems periodiškai reikia vairuoti, turi leidimą naudotis transporto priemonių raktais, užkertant kelią neteisėtai prieigai prie mokyklinių autobusų ir kitų transporto priemonių. Tokiu pačiu būdu, raktai į jautrias patalpas yra prieinami tik įgaliotiems darbuotojams, turintiems reikiamą leidimą.

Darbuotojai naudoja Keycafe programėlę savo iPad įrenginiuose, norėdami inicijuoti raktų paėmimą ir grąžinimą į SmartBox, ir patikrinti bet kurio rakto realaus laiko būseną. Tai leidžia jiems matyti, ar raktas yra laisvas, ar naudojamas, prieš bandant paimti raktą. Keycafe taip pat teikia žurnalus, kuriuose matyti, kas paskutinis naudojo raktą ir kokiu metu, todėl pamesti raktai visada gali būti surasti.

Prieš įdiegdami Keycafe, darželis „Sumire“ centralizavo pranešimus iš įvairių programinės įrangos į Slack, todėl natūraliai jie naudojo paprastą Keycafe API, kad tokiu pačiu būdu integruotų raktų valdymo pranešimus. Tai leido visai komandai visada turėti naujausią informaciją apie bet kurio rakto vietą ar būseną.

Nuo Keycafe įdiegimo Sumire darželis patyrė žymius patobulinimus raktų valdymo efektyvumo srityje. Naudodami Keycafe SmartBox ir programėlę savo iPad įrenginiuose, darbuotojai gali greitai pasiekti reikiamus raktus, pašalindami sugaištą laiką ieškant pamestų raktų. Skaidri valdymo sistema, su realaus laiko stebėjimu ir naudotojų žurnalais, sukūrė atskaitomybės kultūrą tarp darbuotojų, o tai lėmė mažiau pamestų ar ne vietoje paliktų raktų ir padidino bendrą veiklos efektyvumą. Prieiga prie mokyklos jautrių zonų ir transporto priemonių dabar yra griežtai apribota įgaliotam personalui, sumažinant riziką, susijusią su neteisėtu naudojimu.

Keycafe API integravimas su mokyklos Slack komunikacijos platforma palengvino sklandų komandos koordinavimą. Bet koks raktų judėjimas yra nedelsiant pranešamas visai komandai, dar labiau padidinant kiekvieno nario atskaitomybę. Ši sistema taip pat leidžia greitai reaguoti avarijų ar neįprastos raktų veiklos atvejais, o tai prisideda prie bendro darželio saugumo ir efektyvaus veikimo. Su Keycafe Sumire darželis pasiekė savo tikslą panaudoti technologijas siekiant padidinti efektyvumą ir saugumą savo veikloje, suteikiant daugiau ramybės tiek darbuotojams, tiek tėvams.

„Be kasdienių raktų paėmimų ir grąžinimų, raktų prieigos kūrimas ir nutraukimas, kai darbuotojai išeidavo ar prisijungdavo, tapo daug sklandesnis. Tai buvo netikėta premija“, – sakė p. Momoo, darželio direktorius.