Als vastgoedbeheerder die verantwoordelijk is voor het beheer van eigendommen van cliënten, is het georganiseerd beheren van sleutels waarschijnlijk een topprioriteit. Een modern sleutelbeheersysteem vereenvoudigt niet alleen de administratie, het verhoogt ook de algehele efficiëntie van uw bedrijf.
Hier bespreken we waarom elk vastgoedbeheerbedrijf voor meergezinswoningen moet investeren in een degelijk sleutelsysteem. Lees verder om de basisprincipes van modern sleutelbeheer te leren en waarom het belangrijk is dat u zo snel mogelijk overstapt.
Sleutelinventaris bijhouden
Traditioneel gebruikten vastgoedbeheerders dozen, kluisjes of safes om sleutels fysiek te beheren. Personeel en huurders konden sleutels in deze compartimenten plaatsen. Dit is echter niet veilig, omdat onbevoegde personen gemakkelijk sloten kunnen forceren en kunnen stelen uit sleutelkastjes.
Cloudgekoppelde sleutelbeheersystemen zijn een modern alternatief. Ze stellen u in staat de sleutels van de eigendommen van uw cliënten te volgen via een online dashboard. Elke sleutel is voorzien van een unieke fob die wordt gescand wanneer de sleutel wordt opgehaald en teruggebracht.
Vanaf elk apparaat krijgt u een duidelijk overzicht van de status van elke sleutel. U kunt zien wie een sleutel het laatst heeft meegenomen en wat de beheergeschiedenis is voor elke sleutel. U kunt sleutels ook in groepen organiseren en meerdere locaties beheren om ervoor te zorgen dat u alle sleutels van uw cliënten kunt bijhouden.
Meer controle
Het bijhouden van uw sleutels geeft u en uw cliënten gemoedsrust. Het zorgt er ook voor dat u geen sleutels verliest en dat ze niet in verkeerde handen vallen. Het is een geweldige eerste stap naar efficiënt sleutelbeheer vanwege de kennis die het u biedt.
Deze kennis zou echter nutteloos zijn zonder de controle die een sleutelbeheersysteem voor vastgoed biedt. U kunt vanaf uw desktop- of mobiele dashboard bepalen wie toegang heeft tot sleutels. Dit betekent dat u sleutels kunt toewijzen aan specifieke huurders, tijdelijke gasten of onderhoudspersoneel om hen exclusieve toegang te geven tot kamers en beperkte gebieden.
Toegangsmogelijkheden voor eenmalig gebruik
U kunt ook tijdgebonden toegang verlenen aan bepaalde personen. Sommige aannemers, zoals schoonmaakpersoneel en onderhoudsprofessionals, hebben alleen op bepaalde uren toegang tot het gebouw. U kunt machtigingen instellen zodat de sleutels alleen toegankelijk zijn tijdens hun vooraf bepaalde tijdslot. U hoeft zich geen zorgen te maken dat sleutels buiten werktijd worden gebruikt.
Een volledig cloudgekoppelde service stelt u in staat uw sleutelinventaris in real-time te beheren. U hoeft zich geen zorgen te maken dat u overvallen wordt door een plotseling en urgent toegangsverzoek en zich naar de locatie moet haasten. Volledige controle is slechts één muisklik verwijderd.
Dit betekent ook dat u gemakkelijk eenmalige toegang kunt verlenen tot een ruimte voor bepaalde personen. Als er bijvoorbeeld iemand komt om een probleem in een eigendom te repareren of apparaten te vervangen, hebben ze mogelijk een sleutel nodig voor gemakkelijke toegang tot het gebied. U kunt de toegang met weinig tot geen kennisgeving creëren, en de aannemer kan de sleutel zelf ophalen zonder dat er personeel ter plaatse nodig is.
Wanneer ze hun werk hebben voltooid, kunnen ze de sleutel zelf weer inleveren, opnieuw zonder de noodzaak van personeel dat de overdracht begeleidt. Dit is een eenvoudige en effectieve manier om te weten wie er te allen tijde toegang heeft tot uw eigendom.
Vereenvoudigde woningbezichtigingen
Een goed sleutelbeheersysteem maakt ook zelfgeleide en contactloze woningbezichtigingen mogelijk. Dit is extreem populair geworden in een post-COVID-wereld. Aangezien contactloze rondleidingen de verspreiding van ziektekiemen beperken en potentiële huurders in staat stellen de woning op hun eigen schema te bezichtigen, kan dit een uitstekende functie zijn om aan te bieden.
Met Keycafe kunnen vooraf gescreende huurders zelf sleutels ophalen. U als vastgoedbeheerder kunt sleutels goedkeuren voor gebruik door huurders en/of hun makelaars die het appartement bezichtigen. Zij kunnen de woning vervolgens op hun eigen tempo bezichtigen voordat ze de sleutels zelf terugbrengen.
Potentiële huurders kunnen de woning persoonlijk zien in plaats van online. Dit verhoogt uw tevredenheidscijfers en de kans op het vinden van goede huurders. Mensen zullen meer vertrouwen hebben in hun beslissingen om een huurovereenkomst te tekenen.
Aangezien u een melding ontvangt wanneer de sleutel is teruggebracht (of wanneer de sleutel niet op tijd is teruggebracht), kunt u ervoor zorgen dat woningbezichtigingen op schema verlopen, waar ter wereld u ook bent.
Grotere verantwoordingsplicht
Sleutels organiseren voor vastgoedbeheerders is om vele redenen belangrijk, maar het kan ook een juridisch probleem zijn. Wanneer u werkt met een sleutelbeheersysteem, elimineert u de noodzaak van individuele sleutelkastjes. In veel gevallen zijn deze kastjes niet alleen lelijk - ze zijn in veel gemeenten ook illegaal.
Sleutelbeheersystemen verhogen de juridische verantwoordingsplicht van uw vastgoedbeheerbedrijf. Sleutels worden opgeslagen, beheerd en gedistribueerd binnen wettelijke kaders.
Ze houden ook personeel en gasten verantwoordelijk voor de sleutels die zij mogen gebruiken.
Personeel en bezoekers kunnen niet zomaar met sleutels weglopen zonder gevolgen. Als dit wel gebeurt, kunt u zien dat zij de laatste gebruiker waren die een sleutel heeft gebruikt. Elke sleutelopname en -inlevering wordt noodzakelijkerwijs geregistreerd met de tijd en locatie waarop het plaatsvond, samen met de identiteit van de gebruiker die de sleutel heeft meegenomen.
De gebruikersinformatie is ook duidelijk toegankelijk vanuit het Keycafe dashboard. Dit betekent dat degenen die sleutels ophalen altijd verantwoordelijk zullen worden gehouden voor het terugbrengen ervan. U hoeft zich geen zorgen te maken over diefstal of mensen die ze per ongeluk meenemen.
Investeer vandaag nog in een sleutelbeheersysteem
Een sleutelbeheersysteem is essentieel voor alle vastgoedbeheerders. Nu u de basisprincipes van deze systemen kent, is het tijd om op zoek te gaan naar de beste oplossingen voor uw vastgoedbeheerbedrijf.
Keycafe zet zich in voor het beheren van grote hoeveelheden sleutels voor uw gebouw, huurders en personeel. Neem contact op met onze experts voor al uw resterende vragen en vraag vandaag nog een offerte aan voor uw nieuwe sleutelbeheersysteem.
