Programmable Alerts helpen teams op de hoogte te blijven van sleuteltoegangsactiviteit zonder de hele dag het dashboard te hoeven controleren. U kiest de gebeurtenis, de timing, de ontvangers en het bericht. Wanneer die gebeurtenis plaatsvindt, stuurt Keycafe de melding voor u.
Onze nieuwste productupdate maakt meldingen veel beter aanpasbaar. U beschikt nu over meer meldingstypes, een nieuwe webhook-bezorgoptie en meer timingkeuzes. Samen breiden deze updates uit wat u kunt automatiseren rondom ophalen, inleveren en boekingen.
Nieuwe Meldingstypes
Programmable Alerts bestrijken nu meer scenario's in het sleuteltoegangsproces. Naast de bestaande meldingen voor te late sleutelinleveringen, hebben we twee nieuwe opties toegevoegd:
1. Key Exchange Alerts
U kunt nu direct een aangepaste melding activeren wanneer een sleutel wordt opgehaald en/of ingeleverd. Dit is handig wanneer u real-time updates nodig heeft of een externe workflow wilt starten op het moment dat de sleutel beweegt.
Met directe Key Exchange Alerts kunnen teams reageren zodra een sleutel van eigenaar wisselt:
- Beveiligingsteams krijgen een live registratie van het ophalen en inleveren van waardevolle activa.
- Fleetmanagers weten het moment dat een bepaalde groep voertuigsleutels de SmartBox verlaat of weer binnenkomt.
- Hotelhuishouding krijgt precies bericht wanneer een gast heeft uitgecheckt en de kamer klaar is voor schoonmaak.
2. Booking Created Alerts
Er wordt een melding geactiveerd wanneer een boeking of reservering wordt aangemaakt. Dit is ontworpen voor het verzenden van een gepersonaliseerd bericht direct nadat iemand toegang tot een sleutel boekt. Berichten kunnen per sleutel of sleutelgroep worden aangepast, zodat de e-mail details kan bevatten die variëren per eenheid, voertuig of activum.
Booking Created alerts maken betere communicatie met gasten en bezoekers mogelijk, zodat u informatie kunt versturen op het moment dat het ertoe doet, direct nadat toegang is geboekt:
- Verhuurders van kortetermijnverblijven sturen eenheidsspecifieke incheckinstructies, SmartBox-locatie, parkeernotities of wifi-details op basis van de exact geboekte sleutel.
- Autoverhuurbedrijven sturen ophaalinstructies die overeenkomen met het toegewezen voertuig.
- Verhuurbedrijven van apparatuur sturen veiligheidsinstructies of retourinstructies die aan het item zijn gekoppeld.
Omdat meldingen per sleutel of sleutelgroep kunnen worden ingesteld, blijft het bericht accuraat zonder handmatige aanpassingen.
Verstuur meldingen via Webhook
Elke Programmable Alert kan nu via een webhook worden afgeleverd, niet alleen via sms of e-mail. Een webhook stuurt gebeurtenisgegevens naar een URL die u beheert. Van daaruit bepaalt u wat er vervolgens gebeurt: de melding naar uw eigen systeem leiden, een Zapier-stroom activeren, posten naar Microsoft Teams of Slack, een supportticket aanmaken, een spreadsheet bijwerken, of iets anders dat uw tools toestaan. Dit verandert Programmable Alerts in een schone gebeurtenisfeed die u kunt aanpassen aan uw bedrijfsvoering.
Webhook-bezorging betekent dat u niet langer beperkt bent tot het e-mail- of sms-formaat van Keycafe:
Leid alle ophaal- en inlevergebeurtenissen naar uw CRM om een schone klantentijdlijn bij te houden.
Activeer een Slack-bericht naar een verzendkanaal wanneer een sleutel wordt opgehaald.
Start een schoonmaak- of onderhoudstaak in uw vastgoedbeheersoftware wanneer een gast een kamersleutel inlevert.
Log sleuteloverdrachten in een database voor compliancerapportage.
Keycafe regelt de detectie en timing. Uw systemen regelen de actie.
Meer timingopties voor meldingen van te late sleutelinlevering
Voor meldingen van te late sleutelinlevering heeft u nu fijnere timingkeuzes in het venster van 12 tot 24 uur. Dat geeft u betere controle over herinneringen en escalaties die "later vandaag" of "uiterlijk morgen" moeten plaatsvinden.
Meldingen in- en uitschakelen
Bestaande meldingen kunnen worden in- of uitgeschakeld zonder ze opnieuw op te bouwen. Dat maakt het gemakkelijk om meldingen te pauzeren voor seizoensgebonden activiteiten, onderhoudsperiodes of kortetermijnbeleidswijzigingen.
Begin met Programmable Alerts
Programmable Alerts zijn beschikbaar voor alle klanten (Lite-gebruikers zijn beperkt tot maximaal 3 meldingen), en kunnen worden aangemaakt en bewerkt in de Keycafe desktop-app. Kies het meldingstype, selecteer de sleutel of sleutelgroep, stel de timing in, voer uw bericht in en selecteer de bezorgmethode. Ontvangers kunnen beheerders, managers, gebruikers of andere personen in uw organisatie zijn.
Bezoek ons Helpcentrum voor volledige instructies over hoe u vandaag nog een melding kunt aanmaken!
