Terwijl de perfecte storm van een pandemie en de haperende economie de autoverhuursector hard raakte, verdienden werknemers creatief geld met de middelen van hun autoverhuurbedrijf-werkgevers. Helaas wordt de situatie in dit verhaal uit 2020 uit Sarasota, Florida, vaker herhaald dan zou moeten:
“De politie heeft een Hertz-medewerker gearresteerd op Sarasota Bradenton International Airport die, zo zeggen zij, een bijbaantje runde door auto's illegaal te verhuren voor zijn eigen winst. De Sarasota Manatee Airport Authority Police Department en de Sarasota Police Department startten in oktober een onderzoek na de ontdekking dat huurauto's van de luchthaven werden gestolen... In oktober en november stelde de politie vast dat 10 huurauto's waren meegenomen vanaf de Hertz Car Rental-locatie van de luchthaven en dat een Hertz-medewerker "de voertuigen buiten de boeken om verhuurde voor zijn persoonlijke financiële gewin", aldus een persbericht.” - Bradenton, Florida.
Gelukkig hoeft dit u niet te overkomen met het sleutelbeheersysteem van Keycafe.
Uitdagingen bij sleutelbeheer van verhuurvloten
Zonder Keycafe kan het een uitdaging zijn om zeker te zijn dat een voertuig uit uw verhuurvloot bij een klant is, voor onderhoud is, of op een van de parkeerterreinen staat. Maar met Keycafe wordt het bijhouden wanneer voertuigen in gebruik zijn en wanneer ze worden teruggebracht, vereenvoudigd en kan het u geld besparen.
Sleutelregistratie wordt eenvoudig, actueel en toegankelijk voor zoveel of zo weinig mensen als u wilt. U beschikt over realtime informatie over wanneer het voertuig vertrok en wanneer de sleutel werd teruggebracht. De naam van de verhuurmedewerker verschijnt ook op het historieoverzicht, samen met het tijdstip van sleutelafname.
Als u meerdere locaties heeft, kunnen de veilige sleutelkasten van Keycafe genetwerkt worden om volledige controle te bieden – ongeacht de locatie. U heeft 24/7 realtime inzicht in de locatie van de gehele verhuurvloot.
Maar sleutels hoeven niet gestolen te worden om te verdwijnen. Verloren en vermiste sleutels vormen een aanzienlijke financiële bedreiging voor elke wagenparkbeheerder. Het opnieuw maken van sleutels is duur, vooral met moderne elektronische Key fobs. Het is niet ongewoon dat de kosten voor het opnieuw maken van sleutels voor slechts één voertuig duizenden dollars overschrijden. En als een sleutel verloren gaat, loopt het bedrijf risico op voertuigdiefstal. Bovendien kan het vervangen van sleutels dagen duren, en dat is vanaf het moment dat u beseft dat iemand hem verloren heeft. Weken kunnen voorbij zijn gegaan.
Met Keycafe worden sleutels veilig en vergrendeld bewaard in een geautomatiseerde kast van koudgewalst staal en A383 gelegeerd aluminium op een centrale en beveiligde locatie.
Wat is het probleem met het bewaren van sleutels in een lade of op een sleutelrek?
Ervaringen zoals de diefstal door medewerkers bij Hertz in Sarasota tonen aan dat het essentieel is voor verhuurvloten om autosleutelactiviteit te beveiligen en te traceren met iets beters dan een sleutelrek of lade. Meer dan 30.000 worden elk jaar gestolen, volgens de statistieken van het National Insurance Crime Bureau uit 2020. Dus, ongeacht wie de voertuigen beheert, Keycafe kan u helpen ongeautoriseerde toegang te verminderen, te traceren waar overtollige kilometers vandaan komen tijdens voertuigonderhoud en het verkeerd plaatsen van sleutels te verminderen.
Een van de meest veilige opties om aan al deze behoeften te voldoen, is een Keycafe sleutelbeheersysteem. Het gebruiksvriendelijke ontwerp van Keycafe beveiligt en controleert veilig de toegang tot sleutels op het terrein, extern, bij onderhoud of in de inspectiewerkplaats.
Hoe Keycafe voertuigsleutels beveiligt
Keycafe's SmartBox IoT-geconnecteerd sleutelkluisjesysteem beveiligt elke sleutel, en de sleutel is bevestigd aan een anonieme NFC tracking chip. Sleutels van de verhuurvloot zijn alleen toegankelijk en worden alleen teruggebracht door vooraf geautoriseerde personen met behulp van een PIN-code of andere identificatiemethoden via een mobiele app.
Keycafe biedt u:
Toegangshistorie - U heeft een complete historie van alle sleuteluitwisselingen, inclusief wie de sleutels het laatst heeft opgenomen.
Toegangscontrole - U kunt eenvoudig en in realtime sleuteltoegangen toevoegen of intrekken met een app.
Toegangscomfort - Personeel, klanten en aannemers kunnen 24/7 zelf het ophalen en inleveren van sleutels beheren.
Keycafe beheert de toegang tot sleutels en koppelt deze terug aan de persoon die ze het laatst heeft gebruikt of er toegang toe had. Op deze manier kan een verhuurbedrijf snel identificeren wanneer een autosleutel ontbreekt of zoek is, waardoor het risico op autodiefstal en misbruik wordt verminderd.
De SmartBox MS3 Serie Cloud-Connected IoT-sleutelkluiscompartimenten van Keycafe zijn ruim genoeg om meerdere sleutelkaarten, grote Key fobs en sleutelsets te bevatten. Het kleinste model heeft zeven vakken en kan worden uitgebreid tot honderden sleutels.
Uitbreidbaar met 30 vakken uitbreidingskluisjes tot honderden vakken
Altijd verbonden: wifi of ethernet, met optionele mobiele conversie
Back-upbatterijen in geval van stroomuitval
Offline codes om het ophalen van sleutels mogelijk te maken, zelfs als de SmartBox tijdelijk niet verbonden is
Keycafe biedt white-labeling opties om uw merk te presenteren
24/7 meertalige ondersteuning en uitgebreide helpdocumentatie
Keycafe kan autosleutelbeheer bieden voor verhuurvloten over de hele wereld. Dit geavanceerde autosleutelcontrolesysteem bespaart niet alleen tijd voor uw personeel, maar verlaagt ook uw bedrijfskosten.
Laten we eens nader bekijken wat Keycafe's sleutelcontrolesystemen voor autoverhuurvloten voor u kunnen betekenen.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van Keycafe?
Keycafe geeft u vertrouwen
Keycafe geeft verhuurvlootbeheerders vertrouwen – met een volledig auditeerbaar sleutelcontrolesysteem. Bovendien kan het vermogen van Keycafe om te monitoren wie het voertuig heeft ingecheckt en uitgecheckt managers helpen bij het opsporen van proceszwakheden die gemiste kilometeroverschrijdingen of schade mogelijk maken.
Keycafe biedt u een complete sleutelhistorie
Met Keycafe's toegankelijke historie kunnen managers zien wanneer de sleutel werd opgenomen en teruggebracht en door wie. Bovendien kunnen managers alerts personaliseren voor tijdige sleutelinleveringen, zodat het niet te laat zal zijn. En als het te laat is, zal het systeem van Keycafe iedereen waarschuwen die betrokken is. Keycafe's vermogen om historie te traceren en problemen te voorkomen voordat ze ontstaan, is een krachtig hulpmiddel voor het bevorderen van efficiëntie en het verhogen van winst.
Keycafe is cloudgekoppeld
Met Keycafe's sleutelcontrole van de verhuurvloot kunnen wagenparkbeheerders bijhouden wie de sleutel heeft, activiteiten monitoren en ongeautoriseerde toegang verminderen. Dit verlaagt niet alleen de kosten, maar verkort ook de wachttijden bij het vinden van sleutels voor klantreserveringen. Bovendien kan een manager toegang beheren en verlenen vanaf elke locatie via de Keycafe-telefoonapp.
Keycafe is modulair
Aangezien het aantal voertuigen in inventaris varieert, kan ook het aantal gebruikte sleutels variëren. Het modulaire ontwerp van Keycafe kan verschillende behoeften accommoderen en meegroeien naarmate uw vlootinventaris groeit.
Er zijn twee hoofdcategorieën SmartBoxes: basisstations en uitbreidingseenheden.
Het Keycafe basisstation omvat een NFC scanner, touchscreen, fob-vak, sleutelvakken en een one-touch knop. Elke locatie heeft slechts één basisstation dat communiceert met de server.
Naarmate uw inventaris groeit, kunt u uitbreidingseenheden toevoegen voor extra capaciteit. Elke uitbreidingseenheid omvat alle genoemde componenten maar mist de scanner en het fob-vak. De uitbreidingseenheid koppelt aan het basisstation en communiceert er direct mee.
Voor een complete lijst met functies, bekijk Keycafe voor Autoverhuur.
Aangepaste toegangsrechten
Met Keycafe kunt u sleuteltoegangsrechten instellen per persoon of afdeling. Externe serviceafdelingen hebben bijvoorbeeld mogelijk toegang nodig tot auto's die de klantenservice nooit nodig zal hebben.
Bovendien moet u mogelijk een groep sleutels delen met een paar geselecteerde medewerkers en een andere groep sleutels met anderen. De Keycafe Groepen-functie stelt u in staat om een subset van sleutels in uw account aan te maken en deze te delen alsof het één sleutel is.
Standaard bevinden alle sleutels die u aanmaakt zich in de hoofdgroep genaamd Alle Sleutels. Met deze groep kunt u al uw sleutels eenvoudig en snel delen met gebruikers die u kiest.
API-automatisering
Maak gebruik van een uitgebreide API om Keycafe direct te integreren in uw systemen voor DMS-applicaties.
Verantwoording
Er zijn momenten waarop iemand de voertuigsleutels kwijtraakt; in het ergste geval beschadigt iemand het voertuig tijdens gebruik. Maar helaas weet zonder Keycafe niemand wie de auto op dat moment had.
In plaats van een huurklant de schuld te geven en verdere problemen te veroorzaken, kan de beheerder met Keycafe de historie van het ophalen en inleveren van de sleutel bekijken. Vermelde gebeurtenissen verschijnen in chronologische volgorde met datums, tijden en het type gebeurtenis dat plaatsvond.
Keycafe kan uw bedrijf redden
J.D. Power stelt dat het gebrek aan voertuigbeschikbaarheid en de stijgende kosten van het huren van een auto bijdragen aan een dalende klanttevredenheid. Wanneer tarieven stijgen, verwachten consumenten begrijpelijkerwijs meer. En als ze geen tevredenheid krijgen, gaan ze op sociale media om iedereen op de hoogte te stellen. Het laatste wat u wilt toevoegen aan klantfrustratie is een verloren sleutel en het onvermogen om een huurauto op te halen.
“Autoverhuurbedrijven staan voor aanzienlijke uitdagingen, zowel op het gebied van voertuiglevering als personeel, en een combinatie van stijgende kosten en lange rijen op de luchthaven heeft een negatief effect op de klanttevredenheid”, aldus Michael Taylor, hoofd reisintelligentie bij J.D. Power. Als uw proces vastloopt, kan de potentiële klant weglopen, om nooit meer terug te komen. Allemaal omdat u geen sleutel kon vinden. En daarna vindt u waarschijnlijk een negatieve recensie van de klant op Facebook of Yelp.
Nu zegt u misschien: “Nou en? Het is maar één slechte recensie.” Het kost echter slechts één negatieve recensie om klanten te verliezen van anderen die de recensie zien. De waarheid is dat u meer dan 40 positieve recensies nodig heeft om de schade van één negatieve recensie ongedaan te maken.
Echter, zelfs als uw verhuurbedrijf moeilijke tijden doormaakt met de inventaris, brengt alles doen voor de klant grote beloningen met zich mee. Een recente ervaring van een klant met Enterprise toonde belofte. Ronald schreef in een Consumer Affairs-recensie. “De auto was brandschoon en leuk om in te rijden. De manager was extreem vriendelijk, behulpzaam en meegaand."
In een J.D. Power-studie uit 2020 speelt wachttijd een aanzienlijke rol in de algehele klantervaring. Als u hoog wilt scoren bij uw klanten, kunt u hen niet laten wachten terwijl u zoekt naar de sleutels die ze nodig hebben. Keycafe kan autosleutelactiviteit effectief traceren.
Het voorkomen van slechte klantervaringen is essentieel voor uw bedrijf. Keycafe kan u helpen bij het bieden van een uitstekende ervaring voor klanten tijdens of na kantooruren.
Keycafe kan helpen bij alledaagse problemen
Autodiefstal of klantbeoordelingen zijn misschien zeldzaam, maar problemen zullen zich voordoen in alledaagse activiteiten bij elk autoverhuurbedrijf. Hier zijn enkele veelvoorkomende handelingen die leiden tot onnodige uitgaven.
Verloren sleutels
Het monitoren van talloze voertuigen
Onverklaarbare schade
Ongeïdentificeerde kilometerstand
Het vermogen van Keycafe's verhuurvlootbeheersoftware om de sleutels altijd te traceren, stelt u in staat om te weten waar ze nu zijn en waar ze zijn geweest, zodat er geen mysteries meer zijn. Bovendien vindt de tracking met onze IoT-verbonden sleutelkluisjes in realtime plaats wanneer sleutels worden gebruikt. Met onze voertuigsleutelcontrolesystemen behaalt u een direct rendement op investering (ROI).
Dus, het voorkomen van het verlies van zelfs maar één sleutelset per maand met Keycafe kan een autoverhuurlocatie duizenden dollars per jaar besparen.
Wanneer u de kosten van beschadigde voertuigen meerekent, stijgen de uitgaven nog verder. Gelukkig stelt Keycafe's autosleutelcontrolesysteem u in staat om deze zorgen te minimaliseren of te elimineren. Onze complete audit trail toont u wie de sleutels heeft opgenomen voor betere verantwoording.
Wanneer geïntegreerd met de technologie van Keycafe, kan ons sleutelbeheersysteem zelfs helpen papierwerk te verminderen en een mobiele oplossing bieden waarmee personeel van dealerbedrijven fysieke sleutelaanvragen kan verwerken vanaf hun eigen mobiele apparaten.
Waarom Keycafe?
Wij weten dat u veel opties heeft voor het kiezen van sleutelbeheeroplossingen voor dealers, maar onze producten bieden unieke kwaliteiten.
Sleutel Audit Trail
Snel de historie traceren van al uw sleutels die in en uit het systeem gaan.
24/7 Sleuteltoegang
Uw personeel kan 24/7 toegang krijgen tot de sleutels zonder hulp van het management. Uw klanten kunnen voertuigen buiten openingstijden ophalen of terugbrengen.
Naadloze mobiele app
Beheer de toegang tot de sleutels overal en op elk moment van de dag.
24/7 Klantenondersteuning
Als u een probleem tegenkomt, worden onze systemen ondersteund door wereldwijde 24/7 klantenondersteuning via een snel telefoongesprek of chatplatform.
Modulair ontwerp
U kunt onze sleutelcontrolesystemen voor vlootbeheer uitbreiden om honderden sleutels tegelijkertijd te bewaren.
Constant verbonden
De MS3-serie SmartBoxes is standaard uitgerust met wifi en ethernet. Voor afgelegen locaties is een mobiele conversiekit beschikbaar.
Batterijback-up
Als de stroom uitvalt, kunt u nog steeds toegang krijgen tot de sleutels.
Volledige API-automatisering
Gebruik onze app of die van u om alle sleuteltoegangen te automatiseren.
Individuele compartimenten
Keycafe sluit elke set sleutels af in aparte compartimenten om ongeautoriseerd gebruik te voorkomen.
Hoe ons verhuurvlootbeheersysteem werkt
Het is eenvoudig om aan de slag te gaan met ons autosleutelcontrolesysteem.
Eerst installeert u het Keycafe SmartBox IoT-geconnecteerd sleutelkluisjesysteem. Met een diepte van slechts 4 inch en wandmontage is onze apparatuur compact en eenvoudig aan te passen aan uw ruimte.
Elke sleutel krijgt een anonieme NFC tracking chip toegewezen. Deze wordt opgeslagen in een individueel compartiment van de stalen IoT-sleutelkluis.
Voor verhuurboekingen wijst u de klant een eenmalige toegang toe. De klant ontvangt een achtcijferige code waarmee ze de sleutels kunnen ophalen.
Voor personeelstoegang kunt u machtigingen toewijzen voor bijbehorende voertuigen. Vervolgens bieden we een volledige audithistorie om te zien wie de sleutels heeft geopend en wanneer.
Transparante prijzen
In tegenstelling tot andere diensten, vereist Keycafe geen afspraak of persoonlijke informatie om de initiële en maandelijkse kosten te weten. Alles is hier te vinden, configureer uw systeem vandaag nog!
Vraag vandaag nog uw gratis demo aan
Stop met het verliezen van sleutels, tijd en klanten en versnel uw winst met het Keycafe sleutelbeheersysteem. Ons team staat klaar om u te laten zien wat Keycafe het beste sleutelbeheersysteem op de markt maakt!
