Keycafe en Mews werken samen om de toegang tot gastensleutels binnen horecaportefeuilles te automatiseren

Keycafe, een wereldwijde leider in geautomatiseerde tracking van fysieke sleutels, heeft een directe integratie gelanceerd met Mews, het toonaangevende cloud-gebaseerde vastgoedbeheersysteem. Het partnerschap verbindt de beveiliging van fysieke kamersleutels direct met live boekingsgegevens, waardoor incheckrijen, knelpunten bij de receptie en handmatige tracking aan de balie worden geëlimineerd.

Naarmate hotels hun kamers, voorzieningen en personeel uitbreiden, wordt het beheer van fysieke sleutels vaak een onzichtbaar knelpunt. Hotelmanagers die blijven vertrouwen op traditionele sleutelkluizen of papieren logboeken stellen zichzelf bloot aan zoekgeraakte hoofdsleutels, veiligheidsrisico's en een compleet gebrek aan verantwoording. Proberen een operatie uit te breiden terwijl de sleuteluitwisseling handmatig blijft, vormt een operationele valkuil die waardevolle arbeidsuren opslokt.

De nieuwe integratie lost deze frictie op door de boekingsengine van Mews te verbinden met het cloud-geconnecteerde sleutelbeheerplatform van Keycafe. Deze realtime synchronisatie stelt hoteliers in staat om de toegang te stroomlijnen zonder hun bestaande workflows te wijzigen. Door automatisch live reserveringsupdates van Mews op te halen om direct sleuteltoegang te plannen en veilige ophaal-PIN's te genereren, elimineert het systeem dubbele gegevensinvoer voor personeel.

Vastgoedgegevens synchroniseren met Keycafe's Cloud- en Hardware-ecosysteem

De integratie functioneert als een directe databasesynchronisatie tussen twee robuuste softwareplatforms: Mews PMS en Keycafe's cloud-sleutelbeheersysteem. In plaats van de fysieke sleutelkluis te behandelen als een geïsoleerde terminal, verbindt de integratie de reserveringsgegevens van Mews direct met de toegangscontrolesoftware van Keycafe, die de fysieke MS5 SmartBox ter plaatse beheert.

• Realtime Cloud-synchronisatie: Wanneer een reservering wordt aangemaakt, gewijzigd of geannuleerd in Mews, worden de gegevens in minder dan twee minuten overgebracht naar de cloudconsole van Keycafe. De software van Keycafe programmeert automatisch het toegangsvenster om overeen te komen met het verblijf van de gast, waardoor handmatige planning en dubbele gegevensinvoer worden geëlimineerd.

• Geautomatiseerde Toegangslevering: Zodra het platform van Keycafe de reserveringsupdate verwerkt, genereert het automatisch een unieke, tijdgebonden ophaal-PIN en stuurt het duidelijke ophaalinstructies rechtstreeks naar de gast.

• Gastoegang tot Sleutel: De gast voert zijn PIN direct in bij de MS5 SmartBox om onafhankelijk zijn sleutel op te halen.

Seizoenen en Personeelscapaciteit uitbreiden: De Casestudy Motel Impérial

De impact in de praktijk van deze uniforme workflow wordt gedetailleerd beschreven in de operationele casestudy van Motel Impérial in Percé, Quebec. Door een accommodatie met hoge bezettingsgraad te exploiteren in een seizoensgebonden toeristische bestemming, ondervond het motel aanzienlijke operationele frictie bij het beheren van fysieke sleutels met beperkte receptie-uren.

Door Keycafe te koppelen aan Mews, maakte de accommodatie succesvol de overstap naar een veilig, zelfbedienings-incheckmodel. Nadia Minassian, mede-eigenaar van Motel Impérial, legde uit hoe de technologie cruciale arbeidsuren bespaarde:

"Een van de grote voordelen van Keycafe en Mews is dat de integratie tussen de twee zeer vloeiend verloopt. Allereerst heeft Keycafe een uitzonderlijk gebruiksvriendelijke backoffice, dus het is zeer eenvoudig te configureren. Het is een plug-and-play systeem. Zodra dat operationeel is, verloopt het echt soepel met Mews, en heeft het ons in staat gesteld ons proces en onze klantreis tot aan het inchecken te stroomlijnen."

Gedetailleerde Workflows voor Huishouding, Personeel en Leveranciers

Naast het vereenvoudigen van gastankomsten, creëert het systeem van Keycafe een strikte keten van beheerregistratie voor interne operaties:

• Overdracht ploegendienst huishouding: Schoonmaakploegen gebruiken toegewezen PIN's of NFC-tags om hoofdsleutels uit de SmartBox op te halen. De software van Keycafe registreert een realtime audit trail, dat precies toont wie welke sleutel in bezit had en wanneer.

• Techniek en Faciliteiten: Kritieke infrastructuurgebieden, zoals serverruimtes of elektrische kasten, blijven vergrendeld, met sleutels die alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel tijdens geplande diensten.

• Externe Aannemers: Managers kunnen tijdelijke, automatisch verlopende PIN-codes genereren voor externe onderhoudsleveranciers, waardoor zij specifieke sleutels kunnen ophalen zonder toezicht van de receptie.

Hoteliers kunnen meer leren over de geautomatiseerde Mews-integratiemogelijkheden van Keycafe.