Lange & Fetter Motors: Een einde aan zoekgeraakte sleutels en zoektochten bij een grote Ford-dealer

Voordat Lange & Fetter Motors overstapte op Keycafe, beheerde het zijn enorme voorraad van 300 tot 400 voertuigsleutels met een handmatig systeem zonder vaste regels. Zowel nieuwe als gebruikte sleutels werden zonder onderscheid opgeborgen in één gemeenschappelijke kast. Deze verouderde aanpak bood geen enkel overzicht van wie welke sleutel had en zorgde voor een gebrek aan verantwoording wanneer sleutels werden doorgegeven tussen de verkoopafdeling, de poetsafdeling, de werkplaats en externe schadeherstelbedrijven.

Medewerkers waren vaak kostbare tijd kwijt aan het zoeken naar sleutels op het hoofdterrein en de extra parkeerlocaties. Zonder duidelijke verantwoordelijkheden verstoorden kwijtgeraakte sleutels de dagelijkse werkzaamheden, verspilden ze de tijd van werknemers en zorgden ze voor terugkerende kosten voor het autobedrijf.

Lange & Fetter Motors heeft Keycafe geïmplementeerd om het sleutelbeheer binnen het autobedrijf te verbeteren. Elke medewerker gebruikt een unieke pincode om sleutels op te halen en terug te brengen via de SmartBox, wat zorgt voor een duidelijk en consistent proces voor toegangsbeheer.

Naarmate voertuigen door het autobedrijf gaan, dragen medewerkers de verantwoordelijkheid voor de sleutels digitaal over van de ene afdeling naar de andere, of dat nu van een verkoper naar een autopoetser of een servicemonteur is. Elke overdracht wordt geregistreerd, waardoor managers realtime inzicht hebben in welke afdeling welke sleutel heeft en waar het voertuig zich bevindt in het reconditionerings- of verkoopproces.

Monteurs kunnen bovendien snel de benodigde sleutels identificeren en ophalen, in plaats van er in het hele gebouw naar te moeten zoeken. Door handmatige registratie te vervangen door een duidelijk overzicht van sleutelbewegingen, helpt Keycafe het team georganiseerd te blijven, voertuigen gemakkelijker te lokaliseren en de dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen.

Lange & Fetter Motors zag onmiddellijke verbeteringen in organisatie en efficiëntie na de implementatie van Keycafe. Managers kunnen zien wie welke sleutel heeft, hoe lang deze is opgehaald en of deze van eigenaar is gewisseld. Dit maakt het eenvoudiger om voertuigen te lokaliseren wanneer klanten wachten of wanneer een auto uit de opslag moet worden gehaald. Medewerkers hoeven niet langer achter collega's aan te gaan of papieren sporen te volgen om sleutels te vinden, en de autodealer heeft bovendien minder administratieve fouten gezien.

De grootste impact is de afname van het aantal kwijtgeraakte sleutels. Sinds de installatie van Keycafe is er bij de dealer geen enkele sleutel meer kwijtgeraakt. Dit helpt kostbare vervangingen te voorkomen, terwijl ze kunnen vasthouden aan hun standaard om voor elk voertuig twee sleutels te bewaren. Door elke sleutelbeweging te volgen, helpt Keycafe het team om sleutels te monitoren en problemen op te lossen in plaats van op een dood spoor te belanden. Hiermee worden potentiële verliezen van meer dan $1.600 per maand en $19.200 per jaar voorkomen.