Fuji AutoFuji Auto Verbetert Dealerschapswerkstroom met Slim Sleutelbeheer
“Dankzij Keycafe konden we een proces digitaliseren en verbeteren dat tot voor kort moeilijk te beheren was.”
Letizia Merlo
Operationeel Analist
Over Fuji Auto
Fuji Auto is een full-service autodealer in Cuneo, Italië die voertuigverkoop, inname, service en aflevering verzorgt. Met tientallen voertuigen die dagelijks door administratie, verkoop, werkplaats en schadeherstelafdelingen bewegen, speelt sleutelbeheer een centrale rol in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Nicole is Marketing Coördinator bij Keycafe, waar ze zich richt op het ontwikkelen van content gericht op de automotive branche.
Uitdaging
Voordat Fuji Auto Keycafe in gebruik nam, bewaarde Fuji Auto sleutels in opbergkasten, geordend op merk en alfabetische volgorde. Het proces was niet geautomatiseerd en was sterk afhankelijk van de oplettendheid van het personeel. Sleutels werden vaak in de verkeerde opbergkast geplaatst, per ongeluk verwisseld of raakten volledig zoek. Wanneer een sleutel zoekraakte, was er geen mogelijkheid om te achterhalen wie deze had meegenomen of waar deze zich bevond. “Het grootste probleem was het vinden van de sleutel, maar ook de tijd die verspild werd met het zoeken ernaar,” legde Operations Analyst Letizia Merlo uit. “We wisten nooit wie de sleutel had of waar deze was.” Aangezien sleutels zich regelmatig verplaatsten tussen afdelingen en soms buiten het dealerbedrijf, veroorzaakten deze problemen dagelijkse vertragingen en frustratie.
Het grootste probleem was het vinden van de sleutel, maar ook de tijd die verloren ging met het zoeken ernaar. We wisten nooit wie de sleutel had of waar deze zich bevond.
Letizia Merlo, Operationeel Analist
Pijnpunten
- Verloren Tijd — Medewerkers besteedden aanzienlijke tijd aan het zoeken naar zoekgeraakte sleutels.
- Geen Zichtbaarheid — Geen duidelijk overzicht van wie een sleutel had of waar deze was
- Handmatige Fouten — Sleutels in het verkeerde vakje geplaatst of per ongeluk verwisseld
- Operationele Vertragingen — Verkoop, service en voertuigverplaatsing liepen vertraging op door ontbrekende sleutels.
Oplossing
Fuji Auto heeft Keycafe geïmplementeerd om de sleutelopslag en -tracering binnen het hele dealerbedrijf te centraliseren. Wanneer een nieuw voertuig arriveert bij de dealer, wordt de sleutel geregistreerd in de Keycafe app en bevestigd aan een sleutelhanger voordat deze wordt gescand en in de SmartBox wordt geplaatst. Medewerkers hebben toegang tot sleutels met persoonlijke codes, waardoor elke uitgifte en inname automatisch wordt geregistreerd.
Sleutels bewegen frequent tussen afdelingen, waaronder administratie, verkoop, werkplaats en schadeherstel. Met Keycafe wordt elke beweging bijgehouden in één systeem. Wanneer een voertuig wordt verkocht, brengt de laatste technicus de sleutelhanger terug naar de administratie, waar deze wordt verwijderd en opnieuw gebruikt voor het volgende voertuig.
Alle sleutels worden op één veilige locatie opgeslagen, waardoor ze snel te vinden en eenvoudig te beheren zijn.
Fuji Auto's Implementatie
- Gecentraliseerde sleuteltracking — Alle sleutels worden geregistreerd, opgeslagen en gevolgd via één systeem.
- Persoonlijke Toegangscodes — Elke medewerker gebruikt een unieke code, waardoor een complete audit trail ontstaat.
- Afdelingsoverschrijdende Zichtbaarheid — Sleutelbewegingen tussen verkoop, service en administratie worden allemaal geregistreerd.
- Herbruikbaar Fob Systeem — Fobs worden geretourneerd en hergebruikt wanneer voertuigen worden verkocht, waardoor de kosten laag blijven.
“We weten dat alle sleutels op één locatie zijn, ze snel te vinden zijn, en we geen tijd meer verspillen met ernaar te zoeken.”
Resultaten
Fuji Auto zag onmiddellijk verbeteringen zodra Keycafe werd geïntroduceerd. De tijd die besteed werd aan het zoeken naar sleutels is aanzienlijk gedaald. Met behulp van de Keycafe app kunnen medewerkers nu elke sleutel binnen enkele seconden vinden en zien wie deze het laatst heeft gebruikt. Deze zichtbaarheid verhoogde de verantwoordelijkheid binnen teams en verminderde verwarring tijdens drukke periodes.
“In het begin waren sommige medewerkers sceptisch,” voegt Letizia toe. “Maar na een paar weken waren ze veel tevredener met dit systeem dan met het vorige.” Het sleutelbeheer werd voorspelbaar, sneller en eenvoudiger te beheren.
Door afstand te nemen van sleutelkastjes, beheert Fuji Auto nu een groot aantal voertuigen met duidelijkheid en controle, met een systeem dat het tempo van de dagelijkse dealeractiviteiten ondersteunt in plaats van vertraagt.
Nu weet iedereen precies waar de sleutel is. We verspillen geen tijd meer met zoeken. Keycafe heeft onze werkwijze echt getransformeerd.
Letizia Merlo, Operationeel Analist
The Outcome
- Snellere sleutelophaling — Sleutels zijn in seconden te vinden, in plaats van minuten.
- Volledige Verantwoording — Digitale audit trail elimineert geschillen over sleutelbezit.
- Realtime monitoring — Managers kunnen sleutelactiviteit bijhouden vanaf elk apparaat op elk moment.
- Verminderde operationele vertragingen — Service- en verkoopafdelingen werken efficiënter
Pas uw oplossing nu aan
Configureer en schaf uw slimme sleutelbeheersysteem in enkele minuten aan. Onze onboarding specialisten werken met u samen om uw oplossing in te stellen en te zorgen dat het een succes wordt. Mocht Keycafe niet de juiste oplossing zijn voor uw bedrijf, dan kunt u het binnen 45 dagen retourneren voor een volledige terugbetaling!
U bent wellicht ook geïnteresseerd in
Garage Maro Krijgt een Realtime Digitaal Overzicht van Elke Voertuigsleutel
Lees de casestudy
Van verloren sleutels naar volledige controle: Al Packer Ford lost sleutelbeheer op met Keycafe
Lees de casestudy