VAG nv

VAG nv automatiseert sleuteloverdrachten voor schaalbare autoverhuuractiviteiten

BedrijfVAG nv

Sector

Autoverhuur

Locatie

Turnhout, België

Medewerkers

Beheerde sleutels

100

“Het is zeker nuttig voor sleutelbeheer. We kunnen klanten helpen zonder dat er iemand op locatie aanwezig hoeft te zijn.”

Nico Vangeel

Manager

Over VAG nv

VAG nv is een familiebedrijf met meer dan 50 jaar ervaring in de Belgische auto-industrie, dat autoverkoop, verhuur, onderhoudsdiensten en carwashes aanbiedt.

Auteur

Gideon Leung

Product Marketing Manager

Gideon Leung is de Product Marketing Manager bij Keycafe, waar hij wereldwijde marketing leidt en dient als de productexpert van het bedrijf. Hij schrijft de technische documentatie, functieaankondigingen, productupdates en handleidingen die klanten wereldwijd helpen het maximale uit het platform te halen.

Uitdaging

VAG nv levert al meer dan 50 jaar automotive diensten in heel België en beheert alles van autoverhuur en voertuigverkoop tot autowassen en onderhoud. Het beheer van een vloot huurvoertuigen vereist dat medewerkers sleutels direct aan klanten overhandigen. Naarmate de verwachtingen van klanten evolueerden naar digitale interacties, leidde de noodzaak om personeel fysiek aanwezig te hebben op elk ophaalpunt tot operationele frictie.

Het afhandelen van sleuteloverdrachten op zondagen, feestdagen en afgelegen ophaallocaties bleek een uitdaging. Personeel moest uitsluitend ter plaatse zijn om sleutels te overhandigen aan klanten die hun digitale huurcontracten en betalingen al online hadden voltooid. Zonder een geautomatiseerde oplossing voor het ophalen buiten kantooruren, liep het bedrijf het risico klanten te verliezen die behoefte hadden aan flexibele huuropties.

Het beheer van 100 voertuigsleutels over meerdere ophaallocaties zonder een geautomatiseerd sleutelbeheersysteem dreigde de groei te beperken. VAG nv had een oplossing nodig die volledig contactloze huurafhalingen mogelijk zou maken, zonder de noodzaak van fysieke receptiebalies of extra personeelskosten op elke locatie.

Pijnpunten

Overdrachten buiten kantooruren — Het coördineren van voertuigophalingen op zon- en feestdagen en op afgelegen locaties vereiste personele aanwezigheid, wat planningsuitdagingen creëerde.
Gecontroleerde expansie — Het openen van nieuwe verhuurlocaties vereiste de oprichting van fysieke receptiebalies en de inzet van personeel ter plaatse.
Potentieel Omzetverlies — Klanten die moderne, digitale huurervaringen verwachten, kregen te maken met vertragingen of wendden zich tot concurrenten wanneer sleuteloverdracht niet kon plaatsvinden buiten de reguliere openingstijden.

MS5 and MS5E-18 SmartBoxes installed outside the VAG nv office

Manager Nico Vangeel tapping a SmartBox screen

Manager Nico Vangeel taking keys out of a SmartBox bin

Oplossing

Om deze uitdagingen op te lossen, evalueerde VAG nv een aantal traditionele sleutelkluizen op de markt. Ze vonden de meeste oplossingen omvangrijk en omslachtig vergeleken met de compacte SmartBox hardware en softwarefuncties van Keycafe. De systeemmogelijkheden van Keycafe boden de flexibiliteit die nodig is voor contactloze sleuteluitgifte op meerdere locaties.

De dagelijkse operaties zijn nu gecentreerd rond een digitale zelfbedieningsworkflow. Klanten ondertekenen hun huurovereenkomsten digitaal en betalen online borg voordat ze het voertuig ophalen. Zodra bevestigd, ontvangt de klant een unieke ophaalcode met PIN- en QR-opties, verzonden via Keycafe. Ze voeren de PIN in of tonen de QR-code bij de SmartBox buiten het verhuurkantoor om hun voertuigsleutel op te halen en hun huurperiode te starten.

VAG nv integreert Keycafe momenteel rechtstreeks in haar verhuursoftware via API. Deze koppeling synchroniseert huurboekingen met sleuteltoegangscodes, waardoor handmatige administratie wordt geëlimineerd en personeel zich kan richten op kerntaken.

Implementatie van VAG nv

Digitale Zelfservice Afhalingen — Klanten ondertekenen digitale contracten, dienen online betalingen in en ontvangen geautomatiseerde Keycafe ophaalcodes om sleutels zelfstandig op te halen.
Uitrol van hubs op afstand — SmartBoxes worden geïnstalleerd op onbemande afhaalpunten, waardoor voertuigen kunnen worden opgehaald zonder een receptie ter plaatse.
Verhuursoftware API-synchronisatie — Het team implementeert API-integratie met hun primaire verhuursoftware om het aanmaken van boekingen en sleuteltoegangsrechten te automatiseren.

“Uiteindelijk hebben we gekozen voor Keycafe, mede omdat het ontwerp en de mogelijkheden van het systeem zo indrukwekkend waren. Het is eenvoudig in gebruik. De integratie is ook zeer eenvoudig, en het is een goede aanvulling op onze huidige situatie.”

Nico VangeelManager

Resultaat

Het implementeren van Keycafe stelde VAG NV in staat flexibele, 24/7 voertuigophalingen aan te bieden voor hun verhuurvloot. Klanten kunnen nu sleutels ophalen op zondagen, feestdagen en buiten de normale kantooruren, zonder dat er personeel ter plaatse hoeft te zijn. Deze verschuiving loste het belangrijkste knelpunt in hun verhuurproces op en leverde onmiddellijke operationele verbeteringen op.

De compacte voetafdruk van Keycafe en het remote management platform creëerden ook nieuwe mogelijkheden voor regionale expansie. VAG NV heeft SmartBoxes geïmplementeerd op 7 verschillende locaties, waardoor afhaallocaties zijn gecreëerd zonder de noodzaak fysieke receptiekantoren te bouwen of toegewijd personeel aan te nemen op elke locatie.

Het automatiseren van sleuteloverdracht heeft het personeel van VAG NV bevrijd van handmatige administratieve taken, waardoor zij zich kunnen richten op verkoop, onderhoud en klantenservice. Terwijl het bedrijf de integratie van hun verhuursoftware API voltooit, positioneert de gestroomlijnde workflow VAG NV om meer verhuuropbrengsten te genereren binnen hun groeiende voetafdruk.

Het Resultaat

Uitgebreid naar 7 locaties — Keycafe uitgerold op 7 regionale locaties in België om onbeheerde afhaalpunten mogelijk te maken.
24/7 Verhuurmogelijkheid — Contactloze verhuur op zon- en feestdagen mogelijk gemaakt, zonder personeel ter plaatse te vereisen.
Gestroomlijnde bedrijfsvoering — Heeft 20 medewerkers vrijgemaakt van het uitvoeren van handmatige sleuteloverdrachten, zodat zij zich konden richten op kerntaken zoals verkoop en onderhoud.

Close up of scanning a Keycafe fob at a SmartBox

Hand holding a smartphone with a Keycafe booking QR code on the screen

A hand presenting a smartphone with a QR code on the screen to a SmartBox camera

Personaliseer uw oplossing nu

Configureer en koop uw slimme sleutelbeheersysteem in enkele minuten. Onze onboarding specialisten werken met u samen om uw oplossing in te stellen en ervoor te zorgen dat het een succes wordt. Als Keycafe niet de juiste oplossing is voor uw bedrijf, kunt u het tot 45 dagen retourneren voor een volledige terugbetaling!