Hoe Vest Bilutleie 24/7 autoverhuur automatiseerde met Keycafe

Vest Bilutleie biedt voertuigverhuurdiensten aan in heel West-Noorwegen. Voor Keycafe was het bedrijf afhankelijk van personeel om sleutels persoonlijk te overhandigen, waardoor er voor elke ophaling en inlevering een medewerker op het juiste moment en op de juiste plek beschikbaar moest zijn.

Het afhandelen van verhuur buiten de reguliere openingstijden was bijzonder lastig, omdat medewerkers vaak speciaal naar voertuiglocaties moesten rijden om klanten te helpen. Bovendien vertraagden hun bestaande sleutelkasten het ophalen, omdat toegangsgegevens pas gedeeld konden worden zodra het voertuig klaar was en de sleutel zich fysiek in de kast bevond. Aangezien het bedrijf wilde groeien en een eigen verhuurplatform wilde ontwikkelen, was er een volledig nieuwe strategie voor sleutelbeheer nodig.

Vest Bilutleie koos voor Keycafe als een modern alternatief voor haar bestaande sleutelkasten. De intuïtieve interface en individuele sleutelcompartimenten maken het ophalen eenvoudiger en sneller voor zowel klanten als medewerkers.

Klanten boeken nu via de website van Vest Bilutleie en ontvangen een sms met hun ophaalgegevens zodra hun boeking is aangemaakt. Medewerkers plaatsen de voertuigsleutel eenvoudig in de SmartBox zodra de voorbereidingen zijn voltooid. Bovendien is Keycafe via API rechtstreeks geïntegreerd in het boekingssysteem van Vest Bilutleie, waardoor statussen automatisch worden gesynchroniseerd wanneer sleutels worden opgehaald of ingeleverd, en er e-mailmeldingen naar het personeel worden verzonden.

Zoals medeoprichter en CEO Thomas Tufta Løberg uitlegt: “We kunnen precies zien wanneer de auto is opgehaald en ingeleverd, geen giswerk.”

Vest Bilutleie zag al binnen de eerste één tot twee weken de operationele voordelen van Keycafe. Omdat klanten nu op elk gewenst moment voertuigen kunnen ophalen en inleveren, verliest het personeel geen tijd meer aan ritten naar locaties voor overdrachten laat op de avond of vroeg in de ochtend. Het team kan nu meerdere klanten tegelijk bedienen, waardoor het bedrijf het verhuurvolume kan opschalen zonder extra personeel aan te nemen.

De geautomatiseerde workflow heeft ook de interne teamcoördinatie getransformeerd. Dankzij realtime synchronisatie en geautomatiseerde meldingen heeft het team een accuraat, realtime overzicht van elk voertuig op alle locaties. Dit neemt een aanzienlijke hoeveelheid administratief werk en giswerk weg uit de dagelijkse bedrijfsvoering, waardoor Vest Bilutleie uitstekend gepositioneerd is om verdere groei in West-Noorwegen te ondersteunen.