E-demonstratiesE-Demonstrations optimaliseert operationele processen voor wagenpark en evenementen met het sleutelbeheersysteem van Keycafe
Faciliteiten & Logistiek
Antwerpen, België
50
250
“We kwamen op het juiste moment in contact met Keycafe. Sinds de integratie van Keycafe hoeven we ons veel minder zorgen te maken over ons sleutelbeheer. Er is veel meer duidelijkheid wanneer en door wie onze sleutels worden geleend.”
Hallo Engelen
Algemeen Directeur
Over E-Demonstrations
Gevestigd in Wilrijk, België, is E-Demonstrations gespecialiseerd in uitgebreide evenementenondersteuning en -productie. Zij bieden een breed scala aan diensten om bedrijven te helpen hun merk effectief te presenteren op beurzen, roadshows en activaties.
Gideon Leung is de Marketing Manager bij Keycafe, stuurt wereldwijde marketing aan en fungeert als de productexpert van het bedrijf. Hij schrijft de technische documentatie, functieaankondigingen, productupdates en handleidingen die klanten wereldwijd helpen het maximale uit het platform te halen.
Uitdaging
Met een wagenpark van meer dan 90 voertuigen en frequente betrokkenheid bij grootschalige projecten, had E-Demonstrations behoefte aan een betere manier om de toegang tot voertuigen, gebouwen en apparatuur te beheren.
Vóór Keycafe werden alle sleutels op een centrale locatie bewaard waar medewerkers eenvoudig konden nemen wat ze nodig hadden. Hoewel deze aanpak eenvoudig was, bood het beperkt inzicht in wie specifieke sleutels had gebruikt en wanneer.
Wanneer sleutels vermist raakten, moesten medewerkers vertrouwen op handmatige communicatie om te achterhalen wie ze het laatst had gebruikt. Het vinden van antwoorden betekende vaak contact opnemen met meerdere collega's en zoeken in kantoren, voertuigen of persoonlijke bezittingen.
Valerie Bertels, HR & Administratieve Ondersteuning bij E-Demonstrations, legt uit dat het bedrijf zocht naar een efficiëntere manier om sleutels op te slaan, te volgen en op te halen, met behoud van duidelijke verantwoordelijkheid voor elk toegangsmoment.
Naarmate het bedrijf doorging met het beheren van voertuigen, evenementen en tijdelijke projecten waarbij verschillende teams, vrijwilligers en externe partners betrokken waren, werd het steeds belangrijker om een veilig systeem te hebben dat de toegang kon vereenvoudigen, terwijl een compleet overzicht van sleutelactiviteit werd bijgehouden.
Pijnpunten
- Gebrek aan inzicht in sleutels — Werknemers konden niet gemakkelijk vaststellen wie een specifieke sleutel had of wanneer deze was meegenomen.
- Tijdrovende sleutelzoektochten — Medewerkers besteedden kostbare tijd aan het contacteren van collega's en het zoeken naar zoekgeraakte sleutels.
- Beperkte Toegangscontrole — Het vorige systeem voorzag niet in individuele toegangsrechten of een logboek van sleutelgebruik.
- Complexe Coördinatie — Toegangsbeheer werd uitdagender tijdens projecten waarbij meerdere teams, vrijwilligers en externe partners betrokken waren.
Oplossing
E-Demonstrations implementeerde Keycafe’s SmartBox-systeem om zijn informele sleuteluitwisselingsproces te vervangen door een gestructureerde en traceerbare workflow. Het bedrijf vertrouwt nu al zes jaar op Keycafe en heeft het geïntegreerd in zijn dagelijkse bedrijfsvoering.
Met Keycafe hoeven medewerkers niet langer te vertrouwen op handmatige communicatie om sleutels te vinden of te bepalen wie toegang heeft. Het systeem biedt een duidelijk overzicht van sleutelactiviteiten, waardoor het team snel kan identificeren wie een sleutel heeft gebruikt en wanneer.
Deze zichtbaarheid is vooral waardevol geworden voor wagenparkbeheer, waarbij E-Demonstrations eenvoudig het gebruik van voertuigsleutels kan traceren en de toegangsgeschiedenis kan raadplegen wanneer dat nodig is.
Implementatie
- Gecentraliseerd Sleutelbeheer — Autosleutels en andere belangrijke toegangsmiddelen worden op één veilige locatie georganiseerd, waardoor medewerkers ze gemakkelijker kunnen pakken en terugbrengen.
- Eenvoudig gebruikersbeheer — Werknemers, vrijwilligers en andere geautoriseerde gebruikers kunnen aan het systeem worden toegevoegd en toegang krijgen op basis van hun behoeften.
- Digitale Toegangsgegevens — Elke sleutelafhaling en -teruggave wordt automatisch geregistreerd, waardoor een betrouwbaar overzicht van het sleutelgebruik ontstaat.
- Flexibele Toepassingen — Naast voertuigbeheer gebruikt E-Demonstrations Keycafe voor evenementenruimtes, vergaderzalen, toegang voor vrijwilligers en andere operationele werkstromen.
“Het systeem is eigenlijk een workflow op zich. We registreren iedereen die toegang nodig heeft tot het systeem, en dat proces verloopt vrij soepel en is zelfverklarend.”
Resultaten
De duidelijkheid over toegangsrechten en de mogelijkheid om te traceren wie welke sleutels heeft gebruikt, heeft E-Demonstrations veel tijd en frustratie bespaard. “Voordien moesten we contact opnemen met verschillende medewerkers om te achterhalen wie een sleutel niet had teruggebracht,” zegt Engelen. “Nu, wanneer een sleutel niet is teruggebracht, kunnen we gemakkelijk achterhalen wie hem als laatste heeft geleend.”
Engelen prijst ook de eenvoud van het systeem en voegt eraan toe dat minder verloren sleutels betekent dat het bedrijf geld bespaart, aangezien er geen nieuwe sleutels meer gemaakt hoeven te worden. Nu de sleutels georganiseerd en geregistreerd zijn, heeft E-Demonstrations het gemakkelijker om snel in te spelen op de behoeften van zijn klanten.
De Uitkomst
- Improved Key Accountability — E-Demonstrations can quickly identify who accessed a key and when.
- More Efficient Operations — Teams spend less time managing key handovers and searching for missing keys.
- Better Access Control — Employees, volunteers, and partners can access approved keys while maintaining security and oversight.
Stel uw oplossing nu samen
Configureer en schaf uw slimme sleutelbeheersysteem binnen enkele minuten aan. Onze onboarding specialisten zullen met u samenwerken om uw oplossing op te zetten en het succes ervan te waarborgen. Als Keycafe niet de juiste oplossing is voor uw bedrijf, kunt u het tot 45 dagen retourneren voor een volledige terugbetaling!
U bent wellicht ook geïnteresseerd in
Luchthavenparkeren gemakkelijk gemaakt: Smile Parking's sleutelinleveroplossing
Lees de casestudy
Geen vermiste sleutels: Dynamic SLR gebruikt Keycafe om hun wagenpark draaiende te houden
Lees de casestudy