Hoe East Sussex Healthcare NHS Trust de controle over zijn sleutels van deelauto's terugnam

East Sussex Healthcare NHS Trust beheert meerdere acute zorgfaciliteiten, waaronder het Eastbourne District General Hospital. Ter ondersteuning van dit uitgestrekte netwerk vertrouwt ESHT op een toegewijde vloot deelauto's die beheerd wordt door het post- en koeriersteam, wat zorgt voor het efficiënte, dagelijkse transport van medische dossiers, specimens en essentiële benodigdheden tussen alle locaties. Deze voertuigen worden gebruikt door personeel uit de hele organisatie. Voertuigsleutels werden bewaard in een apart parkeerkantoor, waardoor personeel daar toegang moest aanvragen, terwijl het transportteam reserveringen registreerde op een gedeelde agenda die door het parkeerpersoneel werd bijgehouden.

Naarmate de vraag naar de vloot toenam, begon de gesplitste workflow echte problemen te veroorzaken. Afhankelijk zijn van een andere afdeling voor het overhandigen van sleutels leidde tot terugkerende administratieve fouten, agenda's die niet meer synchroon liepen en dubbel geboekte voertuigen. Zonder een toegewijd volgsysteem en zonder sleutels ter plaatse waren afhalingen moeilijk te coördineren en gingen boekingen regelmatig mis.

De Stichting introduceerde Keycafe om de toegang tot het wagenpark te centraliseren en het sleutelbeheer onafhankelijk, 24/7, uit te voeren. Personeel dient nu een voertuigverzoek in met de gewenste data en tijden. Het post- en koeriersteam controleert de beschikbaarheid, wijst een voertuig toe en voert de boeking in de Keycafe software in.

Vervolgens stuurt het systeem de gebruiker veilige ophaal- en retourinstructies die alleen geldig zijn gedurende de gereserveerde periode. Personeel gebruikt een unieke code om hun toegewezen sleutels op te halen uit de SmartBox en deze terug te plaatsen in het systeem wanneer ze klaar zijn met het gebruik van het voertuig. Gedurende deze cyclus ontvangt het post- en koeriersteam geautomatiseerde meldingen die het afhaal- en retourproces volgen. Niemand hoeft aanwezig te zijn voor een overdracht, en de afdeling behoudt de volledige controle over haar sleutels.

Keycafe zorgde voor onmiddellijke stabiliteit in het beheer van de poolauto's van de Trust, en de feedback van chauffeurs was overweldigend positief: het systeem is eenvoudig in gebruik en consistent betrouwbaar. Door het sleutelbeheer onder één team te houden, zijn planningsfouten verminderd en is er personeelstijd bespaard bij elke boeking. De resultaten waren duidelijk genoeg, waardoor de Trust sindsdien een tweede Keycafe systeem op een andere ziekenhuislocatie heeft geïnstalleerd.

De gebruiksgegevens bleken op zichzelf al waardevol te zijn. Met een nauwkeurig, real-time overzicht van hoe en wanneer sleutels worden gebruikt, heeft het management kunnen heroverwegen waar wagenparkvoertuigen op de campus worden geparkeerd. De Trust ontdekte dat Keycafe de investering snel rechtvaardigde door administratieve fouten te elimineren en het financiële risico van verloren sleutels en voertuigen te verminderen.