Hoe Laurenty het wagenpark- en faciliteitssleutelbeheer verbeterde met Keycafe

Voordat Laurenty Keycafe implementeerde, gebruikte het bedrijf al een ander sleutelbeheersysteem. Volgens Account Manager Julie Andry bood het systeem een basisniveau van organisatie, maar schoot het tekort op het gebied van gebruiksgemak en betrouwbaarheid: "We gebruikten een systeem genaamd Traka. Het was echter veel minder intuïtief en veel moeilijker te gebruiken – vooral voor de medewerkers van het bedrijf. Over het algemeen voelde het behoorlijk verouderd aan." Het toegangsproces was gebaseerd op codes die niet altijd betrouwbaar werkten, wat frustratie veroorzaakte en de sleutelafgifte vertraagde. Bovendien bood het systeem niet het controleniveau dat Laurenty nodig had, aangezien gebruikers toegang hadden tot alle beschikbare sleutels in plaats van alleen de sleutels die aan hen waren toegewezen. Met een wagenpark van ongeveer 20 bedrijfsvoertuigen had Laurenty een oplossing nodig die betere traceerbaarheid en verantwoording zou bieden. Het bedrijf moest weten welke medewerker elke dag welke autosleutel had meegenomen en ervoor zorgen dat sleutels gedurende de dagelijkse werkzaamheden veilig werden beheerd.

Laurenty implementeerde het SmartBox sleutelbeheersysteem van Keycafe om de toegang tot de sleutels van zijn voertuigen en faciliteiten te centraliseren en te beveiligen. Elke dag gebruikt het schoonmaakteam de SmartBox om de aan hen toegewezen sleutels op te halen voordat ze aan hun werk beginnen, en ze terug te brengen zodra hun werk is voltooid. Het systeem is een essentieel onderdeel geworden van Laurenty's dagelijkse workflow. Via het Keycafe platform kan Laurenty eenvoudig sleutelbewegingen en toegangsgeschiedenis monitoren, wat zorgt voor volledige zichtbaarheid over wie elke sleutel heeft meegenomen en wanneer.

De implementatie van Keycafe leidde tot onmiddellijke verbeteringen in de dagelijkse bedrijfsvoering van Laurenty, vooral op het gebied van efficiëntie, inzicht en verantwoordelijkheid. Medewerkers kunnen nu dagelijks snel hun toegewezen sleutels ophalen en terugbrengen via een eenvoudig en betrouwbaar proces, waardoor vertragingen worden verminderd en sleuteluitgifte soepeler verloopt. Tegelijkertijd profiteren managers van volledige traceerbaarheid, met de mogelijkheid om te zien wie elke sleutel heeft gebruikt en wanneer. Dit verhoogde inzicht heeft de verantwoordelijkheid binnen teams versterkt en de controle over de toegang tot voertuigen en faciliteiten verbeterd. Naast voertuigsleutels gebruikt Laurenty Keycafe ook voor het beheer van sleutels voor beveiligde locaties en apparatuur, waardoor het een veelzijdige oplossing is voor verschillende operationele behoeften. Met een intuïtief systeem dat eenvoudig te gebruiken en uit te breiden is, heeft Keycafe Laurenty geholpen een verouderd proces te vervangen door een efficiëntere, veiligere en schaalbare benadering van sleutelbeheer.