Verwarmingsinstallateur Wärme Wimmer Bespaart Uren Administratief Werk Voor Ruim 90 Sleutels

Gelegen in Gröbenzell, nabij München, is Wärme Wimmer gespecialiseerd in milieutechnologie, de installatie van warmtepompen, zonne-energiesystemen en airconditioningsystemen. Met meer dan 30 medewerkers beheert het bedrijf dagelijks een grote hoeveelheid fysieke sleutels. Dit omvat voertuigsleutels voor hun wagenpark en sleutels van klantfaciliteiten die aan het team zijn toevertrouwd voor regelmatig onderhoud en reparaties.

Voordat het Keycafe systeem werd gebruikt, vertrouwde het bedrijf op een fysieke papieren lijst en pennen om bij te houden wie sleutels in- en uitcheckte. Deze handmatige methode was foutgevoelig, mistte realtime inzicht en zorgde voor desorganisatie binnen het team.

Het kwijtraken van klantsleutels was een constante dreiging, en het zoeken naar vermiste sleutels verspilde kostbare tijd. Het kantoorpersoneel moest uren besteden aan het achterhalen van technici om te achterhalen wie een specifieke voertuig- of klantsleutel had, wat leidde tot vertragingen in de dagelijkse planning.

Om een betere manier te vinden, zocht het bedrijf naar een systeem dat digitaal en eenvoudig te gebruiken was. Directeur Tobias Wimmer wilde een app-gebaseerd hulpmiddel dat medewerkers gemakkelijk konden benaderen op hun iPads of met fysieke toegangsgegevens. Na een korte testperiode bleek Keycafe de perfecte oplossing te zijn en integreerden ze het snel in hun IT-infrastructuur.

Wärme Wimmer beheert nu 93 sleutels met Keycafe, en volgt hiermee voertuigen uit het wagenpark en klantsleutels voor regulier onderhoud en reparatiewerkzaamheden. Medewerkers kunnen de beschikbaarheid van sleutels direct op hun iPads controleren voordat ze met een klus beginnen. Deze functionaliteit is bijzonder nuttig tijdens spoedgevallen, aangezien het personeel kan zien of een sleutel in de kluis is of nog bij een collega.

Het systeem stelt beheerders in staat specifieke toegangsrechten toe te wijzen, waardoor alleen bevoegd personeel bepaalde sleutels kan ophalen. Medewerkers authentiseren zich bij de Keycafe SmartBox met behulp van de mobiele app of een persoonlijke toegangspas om snel hun toegewezen sleutels op te halen of terug te brengen.

Sinds de installatie van Keycafe heeft Wärme Wimmer de stress en rommel van papieren lijsten geëlimineerd. Sleuteltracking is nu volledig geautomatiseerd, wat de hele organisatie volledige transparantie geeft over hun 93 sleutels. Medewerkers gaan zorgvuldiger om met sleutels omdat ze weten dat elke transactie elektronisch onder hun profiel wordt vastgelegd.

Het systeem heeft aanzienlijk veel tijd bespaard op het hoofdkantoor. In plaats van te zoeken naar verloren sleutels of medewerkers achterna te zitten om een voertuig te lokaliseren, kunnen beheerders de sleutelstatussen direct online bekijken. Deze snelheid vertaalt zich direct in snellere operaties en een betere service voor klanten.

Vanuit financieel oogpunt heeft de investering zich ongelooflijk snel terugverdiend. Tobias Wimmer schat dat het systeem zich binnen vijf tot zes maanden heeft geamortiseerd door de hoge kosten te voorkomen die gepaard gaan met het vervangen van verloren sleutels.