De Politie van Aransas Pass volgt patrouillewagensleutels met Keycafe

Met iets minder dan 10.000 inwoners is Aransas Pass, Texas een kleine stad, maar dat betekent niet dat de politieafdeling het niet druk heeft. Tweeëndertig agenten, negen telecommunicatiebeambten, twee dierencontrolebeambten, twee administratieve medewerkers en een handvol vrijwilligers bestrijden criminaliteit, voorzien in schoolagenten, houden de gemeenschap op de hoogte van nieuwe verordeningen, zijn verantwoordelijk voor dierendiensten en geven zelfverdedigingslessen aan burgers.

Met de handen vol om de gemeenschap veilig te houden, hoeven de medewerkers van de politieafdeling van Aransas Pass geen tijd te verspillen met het zoeken naar sleutels. Niet alleen raakten sleutels zoek, maar raakten ook creditcards van de afdeling kwijt, wat resulteerde in frustratie en verspilde tijd. Er werd een papieren uitlogboek gebruikt, maar meestal werd het gewoon genegeerd. Bovendien waren alle sleutels en creditcards beschikbaar voor al het personeel, wat het beheer van autorisaties en de organisatie een nachtmerrie maakte.

De Keycafe SmartBox bleek de perfecte oplossing.

“Onze sleutels van patrouillevoertuigen worden in de box opgeslagen,” zegt David Offalter, IT-manager bij de politie. “Wanneer agenten aan hun dienst beginnen, vinden ze de sleutel van hun eenheid in de mobiele Keycafe-app en checken ze deze uit de box. Aan het einde van hun dienst checken ze deze weer in via het touchscreen op de box.” Omdat elke agent wordt geïdentificeerd aan de hand van hun Keycafe-account terwijl ze zijn ingelogd in de mobiele app, kan het digitale logboek niet worden genegeerd, zoals dat met het papieren logboek kon gebeuren.

Het kantoor had ook moeite om creditcards van de afdeling veilig te bewaren, terwijl ze toch beschikbaar moesten zijn voor geautoriseerde medewerkers wanneer nodig. De SmartBoxen in locker-stijl maken het mogelijk om naast sleutels ook kleine objecten op te slaan, daarom was het gebruik ervan voor creditcards volkomen logisch. Nu zijn alle sleutels van de afdeling voorzien van een Keycafe fob, en er wordt een registratie gemaakt elke keer dat een sleutel of creditcard uit de box wordt gehaald of erin wordt teruggelegd. Bovendien kunnen sleutels en creditcards nu worden beperkt tot medewerkers die bevoegd zijn om ze te gebruiken, waardoor het risico op ongeoorloofd gebruik wordt weggenomen.

“Keycafe was de enige oplossing die we vonden die een oplossing in locker-stijl aanbood,” zegt Offalter. “[Het] is ontworpen om flexibel te zijn voor de behoeften van de klant.”

De agenten en andere leden van het korps hoeven niet langer in allerijl te zoeken wanneer creditcards of de sleutels van dienstvoertuigen zoekraken. Vóór het gebruik van Keycafe moest de afdeling een algemene e-mail versturen en wachten tot medewerkers reageerden. Dankzij de automatisch gegenereerde registraties van het Keycafe-systeem weten ze altijd wie als laatste een sleutel heeft meegenomen. Volgens politiechef Eric Blanchard is het "irritatieniveau van de afdeling met betrekking tot deze kwesties op een historisch dieptepunt".

"Iedereen is dol op het systeem," zegt Offalter. "Het heeft ons veel tijd bespaard bij het opsporen van sleutels. Nu, als een sleutel zoek is, weten we precies waar we moeten zijn om hem te vinden."