A concessionária média entrega chaves a pessoas que não trabalham lá dezenas de vezes por semana. Detalhistas, fornecedores de lavagem, transportadores, técnicos móveis, oficinas de funilaria subcontratadas e operadores de leilão estão constantemente movendo veículos pelo pátio. No entanto, muitas dessas entregas de chaves não são registradas.
As concessionárias se esforçam muito para rastrear sua própria equipe. Você provavelmente sabe qual vendedor levou um carro para um test drive ou qual consultor de serviço tem o veículo de um cliente. Essa visibilidade geralmente desaparece quando um fornecedor terceirizado precisa de uma chave.
As chaves são entregues, deixadas em algum lugar ou acessadas por meio de um código compartilhado, e pode não haver registro de quem as pegou.
É aí que o acesso de fornecedores se torna um problema de controle de chaves.
Onde o Acesso de Fornecedores a Chaves se Torna Difícil
O desafio com o acesso de fornecedores é que cada fornecedor usa suas chaves de forma diferente. Uma equipe de lavagem pode precisar de um grande número de chaves por algumas horas. Um técnico de PDR pode precisar de apenas um veículo. Um transportador pode precisar de vários veículos prontos ao mesmo tempo, às vezes antes ou depois do horário comercial normal.
Isso significa que dar a cada fornecedor o mesmo nível de acesso não faz muito sentido. O processo deve refletir o que cada fornecedor realmente está lá para fazer.
Tipo de Fornecedor | O Que Eles Precisam | Onde o Risco Surge |
Equipes de Detalhes e Lavagem | Acesso a múltiplos veículos durante um turno | As chaves se movem rapidamente e podem ser extraviadas, misturadas ou deixadas em veículos. |
Transportadores | Acesso rápido a veículos, frequentemente fora do horário normal | Os motoristas podem chegar quando ninguém está disponível para entregar as chaves. |
Técnicos Móveis e Subcontratados | Acesso a veículos específicos | Dar-lhes amplo acesso ao armário de chaves expõe chaves que eles não precisam. |
Leilão e Atacado | Múltiplas chaves para veículos que saem do pátio | Sem uma entrega registrada, pode ser difícil saber qual motorista pegou quais chaves. |
Por Que as Soluções Tradicionais Falham
Muitas concessionárias ainda utilizam registros de chaves, quadros perfurados e caixas de segurança para gerenciar as chaves dos veículos. Esses sistemas podem funcionar, mas dependem da disponibilidade dos funcionários e do cumprimento do processo todas as vezes. Isso nem sempre é realista quando os veículos estão em constante movimento entre vendas, serviço, recondicionamento e fornecedores externos.
Quando o processo normal atrasa as coisas, os funcionários encontram outra maneira. Um vendedor pode deixar uma chave reserva debaixo do tapete para um técnico de reparo de amassados. Um gerente de serviço pode deixar o painel de chaves destrancado após o expediente porque um transportador está chegando. Um gerente pode enviar a um fornecedor um código de caixa de segurança que é compartilhado e reutilizado muito tempo depois de ter sido originalmente fornecido.
Uma vez que as chaves começam a se mover fora do processo normal, rastreá-las se torna muito mais difícil. Se uma delas sumir, a concessionária pode ter que verificar mensagens de texto, perguntar a funcionários ou tentar se lembrar de quem a teve pela última vez.
Um sistema melhor deve permitir que os fornecedores obtenham as chaves de que precisam sem criar um processo separado todas as vezes.
Como a Gestão Inteligente de Chaves se Parece para o Acesso de Fornecedores
A gestão inteligente de chaves deve tornar o acesso de fornecedores mais fácil de controlar, sem dificultar o gerenciamento. Em vez de depender de códigos compartilhados, entregas físicas de chaves ou processos informais, as concessionárias podem dar aos fornecedores o acesso de que precisam, rastreando automaticamente quem acessou cada chave, quando e por quanto tempo.
É aqui que um sistema como o Keycafe pode se encaixar no fluxo de trabalho da concessionária. O sistema de gestão eletrônica de chaves da Keycafe combina uma SmartBox física com controles de acesso baseados em nuvem, permitindo que as concessionárias rastreiem a atividade das chaves, gerenciem permissões e vejam quem possui uma chave em tempo real.
Credenciais Individuais
Um bom acesso de fornecedores começa com a identificação do usuário específico. Com a Keycafe, os fornecedores podem usar um PIN exclusivo ou acesso móvel para retirar uma chave autorizada. Cada transação é registrada, dando à concessionária visibilidade sobre quem acessou uma chave e quando.
Permissões Baseadas em Tempo e Específicas para Veículos
Os fornecedores não precisam de acesso a todas as chaves da concessionária. As permissões podem ser definidas com base nas chaves e nos horários relevantes para o trabalho deles.
O acesso baseado em tempo pode limitar quando um fornecedor pode retirar as chaves.
Se uma equipe de lavagem trabalha das 8h às 16h, o acesso deles pode ser limitado a esse período.
As chaves são armazenadas em compartimentos individuais trancados, ajudando a prevenir acesso não autorizado ou a retirada acidental da chave errada.
Alertas Programáveis
Manter os fornecedores responsáveis é mais fácil quando o sistema pode ajudar a rastrear chaves atrasadas. A Keycafe pode enviar notificações automáticas por SMS ou e-mail quando as chaves precisam ser devolvidas, reduzindo a necessidade de acompanhamentos manuais.
Retirada Self-Serve
A retirada self-serve permite que fornecedores autorizados retirem chaves sem esperar pela equipe da concessionária. Com a Keycafe, um fornecedor pode receber um código de acesso seguro e retirar a chave atribuída de uma SmartBox, tornando as retiradas após o horário comercial possíveis sem manter a recepção de vendas aberta.
Entregas Digitais Diretas
Às vezes, uma chave precisa ser movida diretamente de uma pessoa para outra. A Keycafe suporta entregas diretas de chaves, permitindo que um usuário autorizado transfira a custódia para outra pessoa sem primeiro devolver a chave à SmartBox. A entrega permanece parte do histórico de atividades da chave, ajudando a concessionária a manter a visibilidade durante todo o processo.
O objetivo não é adicionar outra camada de trabalho para a concessionária. A gestão inteligente de chaves deve substituir etapas manuais, códigos compartilhados e acompanhamentos constantes por um processo mais fácil de controlar, rastrear e gerenciar.
Implementando Melhor Controle de Acesso
Mudar a forma como os fornecedores acessam as chaves pode causar atrito se mal gerenciado. O objetivo é implementar este sistema sem atrasar seus parceiros.
Um sistema de gestão inteligente de chaves é projetado para simplicidade e facilidade de uso, garantindo que sua equipe possa começar a trabalhar em minutos. Você pode gerar códigos de acesso exclusivos para seus parceiros de longa data rapidamente. Quando um contrato de fornecedor termina, os gerentes podem revogar facilmente as permissões diretamente de seus telefones. O acesso remoto permite que os gerentes concedam e revoguem o acesso às chaves de qualquer lugar, a qualquer momento. Um sistema baseado em nuvem oferece controle completo sobre seu inventário, mesmo após o horário comercial.
Mantenha os Fornecedores em Movimento Sem Perder o Controle das Chaves
Fornecedores terceirizados fazem parte do fluxo de trabalho diário na maioria das concessionárias, portanto, o acesso às chaves deve funcionar com a mesma eficiência do restante da operação. Quando os fornecedores podem acessar as chaves certas sem esperar pela equipe, os veículos continuam em movimento e os funcionários gastam menos tempo gerenciando entregas rotineiras.
A gestão inteligente de chaves oferece às concessionárias uma maneira mais clara de lidar com esse acesso. Em vez de depender de códigos compartilhados, chaves escondidas ou entregas verbais, os gerentes podem controlar permissões, rastrear atividades e ver quem tem uma chave quando isso importa.
Para concessionárias que buscam melhorar a forma como gerenciam o acesso de fornecedores, um sistema eletrônico de gestão de chaves como o Keycafe pode integrar esses processos a um fluxo de trabalho mais seguro e rastreável.
Saiba mais sobre o sistema de gestão de chaves para concessionárias da Keycafe para ver como ele pode ajudar a simplificar o acesso às chaves, melhorar a responsabilização e manter os veículos em movimento.
