Muitas empresas podem ficar sobrecarregadas com a gestão de chaves entre vários funcionários, clientes ou hóspedes – a necessidade de gestão de chaves é tão antiga quanto as próprias chaves.
A maioria das empresas tem dependido de folhas de registo de saída e ganchos na parede, ou de armários caros e legados de gestão de chaves durante décadas. Felizmente, as tecnologias emergentes de IoT permitiram recentemente **sistemas de controlo de chaves modernos e baseados na nuvem que podem realmente ajudar o resultado final de qualquer negócio.**
Embora vivamos num mundo cada vez mais digital, as chaves físicas não vão desaparecer tão cedo, uma vez que o custo de digitalizar frotas de chaves pode ser proibitivo para a maioria das empresas.
Empresas de tecnologia moderna desenvolveram opções digitalizadas e de alta segurança para ajudar a rastrear, armazenar e autorizar o uso de chaves físicas na sua organização. Estas variam desde configurações simples de exibição aberta até soluções altamente avançadas, baseadas na nuvem, que podem gerir milhares de chaves a partir de um smartphone ou PC.
Antes de entrarmos nas duas principais formas de design dos **sistemas de gestão de chaves**, vamos discutir o básico.
O Que É Um Sistema de Gestão de Chaves?
Neste artigo, vamos analisar mais de perto um problema muito mais prático – como gerir, armazenar e atribuir chaves físicas a vários indivíduos numa organização. Estes **sistemas eletrónicos de gestão de chaves** oferecem uma solução fiável e conveniente para o acesso a salas, edifícios e até veículos no local.
À medida que as empresas em várias indústrias crescem e expandem as suas operações, também aumenta o nível de complexidade nas suas necessidades de gestão de chaves.
Pode observar isto numa grande variedade de aplicações, tais como:
Alojamentos de curta duração
Gestão de propriedades
Agências de aluguer de automóveis
Hotéis
Concessionárias de automóveis
Locais de construção
Armazenagem
Empresas de transporte e expedição
Instituições educacionais
Instalações
Qualquer negócio que utilize várias chaves partilhadas entre várias pessoas
Como os **sistemas de controlo de chaves** são utilizados em muitas aplicações, isso muitas vezes significa que os sistemas reais em uso podem ter muitas variáveis de design.
Escolher qual sistema de software de gestão de chaves é melhor para a sua empresa depende do fluxo de trabalho que a sua empresa exige. Precisa de acesso único para hóspedes, acesso de funcionários internos a todas as chaves a todo o momento, ou grupos de chaves rigidamente geridos entre diferentes níveis de pessoal?
Assim que tiver mapeado as suas necessidades específicas de negócio, isso irá ajudá-lo a determinar o sistema de gestão de chaves certo para si.
Que Tipos de Sistemas de Gestão de Chaves Estão Disponíveis?
Os **Sistemas Eletrónicos de Gestão de Chaves** vêm em todas as formas e tamanhos – dependendo do perfil do utilizador, claro. Neste artigo, vamos destacar dois dos tipos de sistemas mais populares disponíveis atualmente:
Sistemas de Chaves com Painel Perfurado
Todas as chaves são visíveis através de uma porta transparente ou após a abertura da porta. As chaves são fixadas a um pino com um anel à prova de adulteração, e depois inseridas no **sistema de painel perfurado** que prende o pino. Quando um utilizador é autorizado a aceder a uma determinada chave, o pino destranca e a chave pode ser retirada.
Os **sistemas de painel perfurado** oferecem uma solução rápida, simples e fácil – aqui estão algumas empresas que oferecem produtos nesta categoria:
Real-Time Networks
Morse Watchmans
Keyper Systems
Traka 21
KeyTrak
Sistemas de Armários de Chaves
Cada chave é trancada num compartimento individual, de modo que nada é visível do exterior, e quando uma chave é acedida, nenhuma outra chave é vista. Os compartimentos individuais garantem que mais ninguém tem acesso físico às suas chaves – uma funcionalidade útil quando vários estranhos têm de partilhar o mesmo sistema, em vez de um grupo de colegas de trabalho.
Quando um utilizador se autentica e seleciona uma chave para aceder, o compartimento individual abre-se, proporcionando acesso às chaves no interior. Não há confusão sobre qual chave levar porque há apenas uma opção – tornando o sistema fácil de usar para pessoal treinado, ou hóspedes ou clientes pontuais.
Aqui estão algumas empresas que oferecem **sistemas de armários** para gestão de chaves:
Matrix
Creone
ShareBox
Keycafe
Armário vs. Painel Perfurado – Qual É Melhor?
Embora tanto os sistemas de armário quanto os de painel perfurado tenham vários benefícios, acreditamos que nem todos os sistemas de gestão de chaves são criados iguais.
Pense nas primeiras impressões – os sistemas de armário oferecem um visual muito mais limpo, ideal para aplicações de atendimento ao cliente, enquanto os painéis perfurados são muito mais desorganizados e podem ser uma monstruosidade, especialmente quando colocados em salas de espera ou outras áreas de atendimento ao cliente. Os sistemas de armário também eliminam imediatamente qualquer confusão entre diferentes chaves, pois o sistema não deixa margem para suposições.
Os painéis perfurados armazenam mais chaves? Sim, mas podem tornar-se bastante confusos de gerir no caso de grandes porta-chaves ou múltiplos fobs de carro.
Adicione a isso o valor de manter as suas chaves escondidas de quaisquer outros utilizadores do sistema, e terá um forte argumento a favor dos sistemas de armário em relação aos de painel perfurado.
O Que Oferece Um Bom Sistema de Gestão de Chaves?
**O objetivo de qualquer sistema de gestão de chaves é prevenir a perda de chaves e garantir apenas o acesso autorizado.** Não existe uma solução única para a gestão de chaves, pois cada setor de negócio tem desafios únicos, seja na gestão de uma frota de veículos, de um portfólio de propriedades, ou do check-in de hotéis fora do horário.
O software de gestão de chaves baseado na nuvem **Keycafe** oferece múltiplos fluxos de trabalho diferentes que podem ser adaptados às suas necessidades exatas.
**Gestão de Chaves 24/7**
Pode aceder facilmente às suas chaves, fobs ou cartões-chave a qualquer momento, sem precisar de contactar os administradores do sistema. Desde que tenha permissão, está pronto para prosseguir.
**SmartBox Conectada à IoT**
A **SmartBox Keycafe** está sempre conectada, permitindo a gestão de acesso em tempo real de qualquer lugar utilizando uma aplicação. Conceda acesso a uma chave, ou revogue o acesso a todas as chaves instantaneamente, garantindo acesso autorizado a todo o momento.
**Permissões Granulares Baseadas na Nuvem**
Com capacidades avançadas de agendamento, pode conceder acesso a chaves não apenas por pessoa, mas também por período de tempo e por grupos predeterminados.
**Auditorias de Histórico Fáceis**
Procura uma possível falha de segurança? Este sistema garante que cada interação no seu sistema é registada, com uma lista completa e autoatualizada de todos os depósitos e levantamentos ao nível da chave, do utilizador e da **SmartBox**.
**Altamente Modular**
A **SmartBox** está disponível em várias variações e é altamente escalável, mesmo entre diferentes localizações. Comece com uma configuração modesta de 7 cacifos e expanda para centenas à medida que a sua organização cresce.
**Integrações de API e Aplicações**
Se já utiliza o seu próprio software proprietário, a **Keycafe** oferece um conjunto robusto de recursos para programadores para ajudar a sua solução de gestão de chaves a integrar-se no ecossistema digital da sua empresa.
**Múltiplas Opções de Acesso**
Ao contrário de muitos outros **sistemas de armário**, a **Keycafe** não o limita a um único método de acesso. Pode autorizar clientes e funcionários através de um código PIN introduzido no ecrã tátil, ferramentas de autenticação de 2 fatores, uma aplicação para smartphone, fobs de chave física e até distintivos de utilizador.
**Qualidade de Construção Sólida**
A **SmartBox** é construída a partir de aço laminado a frio e alumínio ligado A383, comummente utilizado em aplicações automotivas e aeroespaciais – tornando a unidade muito mais difícil de ser fisicamente adulterada.
Conclusão
Nenhuma organização tem os mesmos requisitos de segurança – muitas vezes descobrirá que a autorização de chaves, mesmo em diferentes locais na mesma área, pode diferir significativamente. Manter o controlo das chaves numa residência comum já é um desafio suficiente – e num local de trabalho inteiro?
Felizmente, as excelentes tecnologias que discutimos hoje ajudam a tornar a gestão de chaves uma tarefa extremamente fácil. Se a solução inovadora da **Keycafe** lhe interessa, contacte a equipa de vendas hoje mesmo para manter as suas chaves em perfeita ordem.
