Embora as fechaduras digitais sejam muito avançadas, o seu negócio ainda precisará de chaves físicas por muitos anos. Aqui está um guia sobre os benefícios dos sistemas de gestão de chaves físicas versus fechaduras digitais quando se trata de uso empresarial.
A Importância da Gestão de Chaves no Local de Trabalho
Para começar, é fundamental compreender a importância da gestão de chaves. Quando se possui um local de trabalho físico ou uma frota de veículos com as respetivas chaves, nunca se deve subestimar a necessidade de um sistema de gestão de chaves robusto. É através dele que se rastreiam, armazenam e distribuem as chaves para aceder a áreas de trabalho e ativos.
Conceder acesso à sua equipa aos seus ativos e locais sensíveis significa atribuir privilégios aos indivíduos com o entendimento de que não os abusarão. É importante que possa rastrear quem tem acesso a quais chaves e visualizar o estado dos seus ativos a qualquer momento.
Por Que Precisa de um Sistema de Gestão de Chaves
Entrando nos princípios básicos de um sistema de gestão de chaves, ele essencialmente faz o que não é possível com o rastreamento manual. Ele realiza três coisas importantes para a sua organização:
Armazena e distribui chaves
Permite gerir permissões remotamente
Oferece automação e análise de dados
Sem um sistema excelente, desperdiçará preciosas horas de trabalho e mão de obra na procura de uma chave extraviada. Poderá também incorrer em despesas desnecessárias devido aos custos de reemissão de chaves.
Opções de Sistemas de Gestão de Chaves
As fechaduras digitais são bem conhecidas pelas suas funcionalidades impulsionadas pela tecnologia. O que talvez não saiba é que chaves e fechaduras físicas podem tirar partido das mesmas funcionalidades usando um sistema moderno de gestão de chaves como o Keycafe SmartBox.
Primeiro, vamos discutir as diferenças distintas entre fechaduras digitais e chaves físicas. Em seguida, abordaremos os benefícios de cada uma.
Como Funcionam as Fechaduras Digitais
Em vez de uma chave física, abre-se uma porta com um dispositivo que utiliza sinais eletrónicos. Geralmente, as fechaduras digitais usam um teclado com códigos PIN. No entanto, existem opções para Bluetooth, RFID, impressões digitais, WiFi e muito mais.
São convenientes, uma vez que não é necessário transportar uma chave física, que pode ser perdida ou esquecida. Muitas pessoas que utilizam uma fechadura de porta digital fazem-no para eliminar a necessidade de uma chave física.
No entanto, se precisar de converter a fechadura de uma porta para uma fechadura digital, terá de mudar a fechadura de cada porta para obter todos os benefícios. Dependendo do número de portas no seu negócio, isto pode ser proibitivamente caro. Existem outros desafios a considerar também, razão pela qual deve ter em mente que, apesar da conveniência, as chaves e fechaduras físicas ainda têm o seu lugar num negócio moderno.
Benefícios da Chave Física
Além das portas de escritórios e alojamentos, veículos e outros ativos empresariais ainda utilizam chaves físicas. Elas resistiram ao teste do tempo e continuam a apresentar benefícios sobre as tecnologias digitais.
Menos Cara
Chaves e fechaduras físicas são mais baratas do que a alternativa digital. Como mencionado anteriormente, empresas com muitas portas que precisam ter suas fechaduras convertidas enfrentam uma taxa inicial imensa. A instalação também pode levar um longo período de tempo, impactando ou até mesmo paralisando o negócio.
Fiável
Alguns veículos novos permitem acesso digital através de aplicações móveis, mas ainda possuem uma chave física. Concessionárias de automóveis gerenciam centenas de chaves físicas para o seu inventário de veículos e dependem da gestão inteligente de chaves para controlar vendas, serviços e outros departamentos. Veja como uma Concessionária Ford usa o sistema de gestão de chaves da Keycafe para eliminar chaves perdidas.
Benefícios do Keycafe SmartBox
Pode gerir e armazenar chaves físicas com um sistema como o Keycafe SmartBox.
Melhor Gestão de Risco
Quando tem um sistema de gestão de chaves implementado, pode manter um registo de transações de todos os acessos às chaves. Isso contribui para a responsabilização. Sabe quem é responsável por utilizar cada chave.
Melhorar as Operações
Deve manter um controlo rigoroso sobre as suas chaves físicas. Se precisar de entregar uma chave a uma determinada hora e a pessoa deve devolvê-la a uma hora específica, pode monitorizar isso e adaptar a permissão. Também pode reservar chaves se precisar de as distribuir numa hora específica quando as tarefas são sensíveis ao tempo.
Como Começar
Este é um investimento na eficiência e clareza do negócio, e um sistema de gestão de chaves físicas não precisa ser complicado. Com a equipa certa para o apoiar e educar, uma implementação bem preparada pode fazer uma enorme diferença. Veja como começar.
1. Planear
Primeiro, antes de investir num novo sistema de gestão de chaves físicas, dedique algum tempo a decidir o que pretende que o seu sistema faça. Que resultados deverá gerar para si? Quando tiver um plano, a implementação do seu sistema de gestão de chaves físicas será tranquila.
2. Desenhar
Em seguida, precisará de decidir quantas chaves precisa gerir e que tipo de informação deseja do software. Além disso, precisará de saber onde estão os locais para onde pretende que as chaves sejam armazenadas e acedidas.
3. Rastrear e Integrar
Uma vez instalado com sucesso o seu sistema de gestão de chaves, pode rastrear e gerir as suas chaves físicas. Com alguns sistemas como Keycafe, pode beneficiar de integrações de software da indústria ou usar API para criar a sua própria integração.
Gira as Suas Chaves com um Keycafe SmartBox
A partir de uma única conta, pode rastrear tudo. Sejam funcionários, clientes, empreiteiros ou inquilinos, pode personalizar o acesso às chaves a partir de qualquer lugar utilizando um Keycafe SmartBox.
Com uma instalação simples, o Keycafe SmartBox pode ser adicionado a todos os tipos de paredes, e uma equipa de onboarding especializada está disponível para garantir que a sua configuração seja perfeita.
Deixe de se preocupar com as suas chaves e aja com a Keycafe contactando a nossa equipa hoje!
