Enquanto a tempestade perfeita de uma pandemia e uma economia em declínio atingia a indústria de aluguel de carros, funcionários estavam ganhando dinheiro de forma criativa com os recursos de seus empregadores de locadoras de veículos. Infelizmente, a situação descrita nesta história de 2020 de Sarasota, Flórida, se repete com mais frequência do que deveria:
“A polícia prendeu um funcionário da Hertz no Aeroporto Internacional de Sarasota Bradenton que, segundo eles, estava administrando um negócio paralelo, alugando carros por conta própria para seu próprio lucro. O Departamento de Polícia da Autoridade Aeroportuária de Sarasota Manatee e o Departamento de Polícia de Sarasota lançaram uma investigação em outubro após descobrir que carros alugados estavam sendo roubados do aeroporto... Em outubro e novembro, a polícia descobriu que 10 carros alugados haviam sido retirados da localização da Hertz Car Rental no aeroporto e que um funcionário da Hertz estava 'alugando os veículos extraoficialmente para seu ganho financeiro pessoal', afirma um comunicado de imprensa.” - Bradenton, Flórida.
Felizmente, com o sistema de gestão de chaves da Keycafe, isso não precisa acontecer com você.
Desafios na Gestão de Chaves de Frotas de Aluguel
Sem a Keycafe, ter certeza de que um veículo da sua frota de aluguel está com um cliente, em manutenção ou em um dos pátios pode ser desafiador. Mas com a Keycafe, rastrear quando os veículos estão em uso e quando são devolvidos é simplificado e pode economizar dinheiro.
O rastreamento de chaves torna-se simples, atualizado e acessível a quantas pessoas você quiser. Você terá informações em tempo real sobre quando o veículo saiu e quando a chave foi devolvida. O nome do assistente do cliente de aluguel também aparecerá no relatório de histórico com o horário da remoção da chave.
Se você tem múltiplos pátios, os armários de chaves seguros da Keycafe podem ser interligados para fornecer controle completo - independentemente da localização. Você terá conhecimento em tempo real da localização de toda a frota de aluguel 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Mas as chaves não precisam ser roubadas para desaparecer. Chaves perdidas e ausentes representam uma ameaça financeira significativa para qualquer gestor de frota. Trocar o segredo das chaves é caro, especialmente com os modernos Smart fobs eletrônicos. Não é incomum que o custo de trocar o segredo de apenas um veículo exceda milhares de dólares. E, se uma chave for perdida, o negócio corre o risco de roubo de veículo. Além disso, as substituições de chaves podem levar dias, e isso a partir do momento em que você percebe que alguém a perdeu. Semanas podem ter passado.
Com a Keycafe, as chaves são mantidas seguras e trancadas em um armário computadorizado de aço laminado a frio e liga de alumínio A383 em um local centralizado e seguro.
Qual é o Problema de Guardar Chaves em uma Gaveta ou em um Quadro de Chaves?
Experiências como o roubo de funcionários da Hertz em Sarasota mostram que é essencial para as frotas de aluguel proteger e rastrear a atividade das chaves de carros com algo melhor do que um quadro de chaves ou uma gaveta. Mais de 30.000 são roubados anualmente, de acordo com as estatísticas de 2020 do National Insurance Crime Bureau. Portanto, independentemente de quem está manuseando os veículos, a Keycafe pode ajudá-lo a reduzir o acesso não autorizado, rastrear a origem de quilometragem excessiva durante o serviço do veículo e diminuir o extravio de chaves.
Uma das opções mais seguras para atender a todas essas necessidades é um sistema de gestão de chaves Keycafe. O design fácil de usar da Keycafe protege e controla com segurança o acesso às chaves no pátio, fora do local, em manutenção ou na oficina de inspeção.
Como a Keycafe Protege as Chaves dos Veículos
O sistema de armário de chaves conectado à IoT SmartBox da Keycafe protege cada chave, e a chave é anexada a um chip de rastreamento NFC anônimo. As chaves da frota de aluguel são acessadas e devolvidas apenas por indivíduos pré-autorizados usando um código PIN ou outros métodos de identificação através de um aplicativo móvel.
A Keycafe oferece:
Histórico de Acesso - Você terá um histórico completo de todas as trocas de chaves, incluindo quem fez o último check-out das chaves.
Controle de Acesso - Você pode adicionar ou revogar acessos a chaves facilmente em tempo real com um aplicativo.
Conveniência de Acesso - Funcionários, clientes e contratados podem gerenciar de forma autônoma a retirada e a devolução de chaves 24 horas por dia, 7 dias por semana.
A Keycafe gerencia o acesso às chaves e as conecta de volta à pessoa que as usou ou teve acesso pela última vez. Dessa forma, uma locadora de veículos pode identificar rapidamente quando uma chave de carro está faltando ou extraviada, reduzindo o risco de roubo e uso indevido de veículos.
Os compartimentos do armário de chaves IoT conectado à nuvem da Keycafe SmartBox Série MS3 são espaçosos o suficiente para guardar múltiplos cartões-chave, Smart fobs grandes e conjuntos de chaves. O modelo menor possui sete compartimentos e se expande para centenas de chaves.
Expansível com armários de expansão de 30 compartimentos até centenas de compartimentos
Sempre conectado: WiFi ou Ethernet, com conversão celular opcional
Baterias de backup em caso de falta de energia
Códigos offline para permitir a retirada de chaves mesmo que o SmartBox esteja temporariamente desconectado
A Keycafe oferece opções de marca branca para exibir sua marca
Suporte multilíngue 24 horas por dia, 7 dias por semana e extensa documentação de ajuda
A Keycafe pode fornecer gestão de chaves de carro para frotas de aluguel em todo o mundo. Este sistema avançado de controle de chaves de carro não só economizará tempo para sua equipe, mas também reduzirá seus custos operacionais.
Vamos analisar mais de perto o que os sistemas de controle de chaves de frotas de aluguel da Keycafe podem fazer por você.
Quais são os Principais Benefícios da Keycafe?
A Keycafe Oferece Confiança
A Keycafe oferece confiança aos gestores de frotas de aluguel – com um sistema de controle de chaves totalmente auditável. Além disso, a capacidade da Keycafe de monitorar quem fez o check-in e check-out do veículo pode ajudar os gestores a identificar pontos fracos no processo que permitem excessos de quilometragem não registrados ou danos.
A Keycafe Oferece um Histórico Completo de Chaves
Com o histórico acessível da Keycafe, os gestores podem ver quando a chave foi removida e devolvida e por quem. Além disso, os gestores podem personalizar alertas para devoluções de chaves no prazo, para que não haja atrasos. E se houver atraso, o sistema da Keycafe alertará todos os envolvidos. A capacidade da Keycafe de rastrear o histórico e prevenir problemas antes que eles surjam é uma ferramenta poderosa para promover a eficiência e aumentar os lucros.
A Keycafe é Conectada à Nuvem
Com o controle de chaves de frotas de aluguel da Keycafe, os gestores de frota podem rastrear quem está com a chave, monitorar a atividade e reduzir o acesso não autorizado. Isso não só reduz custos, mas também diminui o tempo de espera para localizar chaves para reservas de clientes. Além disso, um gestor pode controlar e conceder acesso de qualquer local através do aplicativo de telefone da Keycafe.
A Keycafe é Modular
Como o número de veículos em estoque varia, o número de chaves utilizadas também pode variar. O design modular da Keycafe pode acomodar diferentes necessidades e crescer à medida que o seu estoque de frota aumenta.
Existem duas categorias principais de SmartBoxes: estações base e unidades de expansão.
A estação base Keycafe inclui um leitor NFC, tela sensível ao toque, compartimento para Smart fobs, compartimentos para chaves e um botão de um toque. Cada local tem apenas uma estação base que se comunica com o servidor.
À medida que seu inventário cresce, você pode adicionar unidades de expansão para capacidade extra. Cada unidade de expansão inclui todos os componentes listados, mas não possui o leitor e o compartimento para Smart fobs. A unidade de expansão se conecta à estação base e se comunica diretamente com ela.
Para ver uma lista completa de recursos, consulte Keycafe para Aluguel de Carros.
Permissões Personalizadas
Com a Keycafe, você pode configurar permissões de acesso a chaves por pessoa ou departamento. Por exemplo, departamentos de serviço externos podem precisar de acesso a carros que o atendimento ao cliente nunca precisará.
Além disso, você pode precisar compartilhar um grupo de chaves com alguns associados selecionados e um grupo diferente de chaves com outros. O recurso Grupos da Keycafe permite criar um subconjunto de chaves em sua conta e compartilhá-lo como se fosse uma única chave.
Por padrão, todas as chaves que você cria estão no grupo principal chamado Todas as Chaves. Este grupo permite que você compartilhe todas as suas chaves com os usuários que você escolher de forma fácil e rápida.
Automação de API
Aproveite uma API extensa para integrar a Keycafe diretamente aos seus sistemas para aplicações DMS.
Responsabilidade
Há momentos em que alguém pode extraviar as chaves do veículo; na pior das hipóteses, alguém danifica o veículo durante o uso. Mas, infelizmente, sem a Keycafe, ninguém sabe quem estava com o carro no momento.
Em vez de culpar um cliente de aluguel e causar mais problemas, com a Keycafe, o administrador pode visualizar o histórico de retiradas e devoluções das chaves. Os eventos listados aparecem em ordem cronológica com datas, horários e o tipo de evento ocorrido.
A Keycafe Pode Salvar o Seu Negócio
A J.D. Power afirma que a falta de disponibilidade de veículos e o aumento do custo de aluguel de carros contribuem para a queda da satisfação do cliente. Quando as tarifas sobem, os consumidores, compreensivelmente, esperam mais. E, se não obtêm satisfação, recorrem às redes sociais para que todos saibam. A última coisa que você quer adicionar à frustração do cliente é uma chave perdida e a incapacidade de pegar um carro alugado.
“As locadoras de veículos têm enfrentado desafios significativos, tanto em termos de oferta de veículos quanto de pessoal, e uma combinação de custos crescentes e longas filas no aeroporto está tendo um efeito negativo na satisfação do cliente”, disse Michael Taylor, líder de inteligência de viagens da J.D. Power. Se o seu processo falhar, o cliente em potencial pode ir embora, para nunca mais voltar. Tudo porque você não conseguiu localizar uma chave. E depois, você provavelmente encontrará uma avaliação negativa do cliente no Facebook ou Yelp.
Agora, você pode dizer: “E daí? É apenas uma crítica ruim.” No entanto, basta uma crítica negativa para perder negócios de outros que a veem. A verdade é que você precisará de mais de 40 avaliações positivas para desfazer o dano de uma avaliação negativa.
No entanto, mesmo que sua locadora enfrente tempos desafiadores com o inventário, fazer tudo pelo cliente traz grandes recompensas. Uma experiência recente de um cliente com a Enterprise mostrou promessa. Ronald escreveu em uma avaliação do Consumer Affairs: “O carro estava impecável e divertido de dirigir. O gerente foi extremamente amigável, prestativo e atencioso.”
Em um estudo da J.D. Power de 2020, o tempo de espera desempenha um papel considerável na experiência geral do cliente. Se você quer ser bem avaliado por seus clientes, não pode permitir que eles fiquem parados enquanto você procura as chaves de que precisam. A Keycafe pode rastrear eficazmente a atividade das chaves do carro.
Prevenir más experiências do cliente é essencial para o seu negócio. A Keycafe pode ajudá-lo a proporcionar uma excelente experiência para os clientes durante ou após o horário comercial.
A Keycafe Pode Ajudar com Problemas Cotidianos
O roubo de carros ou as opiniões dos clientes podem ser raros, mas problemas surgirão nas atividades diárias de qualquer locadora de veículos. Aqui estão algumas operações comuns que levam a despesas desnecessárias.
Chaves perdidas
Monitoramento de inúmeros veículos
Danos inexplicáveis
Quilometragem não identificada
A capacidade do software de gestão de frotas de aluguel da Keycafe de rastrear as chaves permite que você sempre saiba onde elas estão agora e onde estiveram, para que não haja mais mistérios. Além disso, com nossos armários de chaves conectados à IoT, o rastreamento ocorre em tempo real conforme as chaves são acessadas. Com nossos sistemas de controle de chaves de veículos, você obtém um ROI instantâneo.
Assim, prevenir a perda de apenas um conjunto de chaves por mês com a Keycafe pode economizar milhares de dólares por ano para uma locadora de veículos.
Quando se considera o custo de veículos danificados, as despesas aumentam ainda mais. Felizmente, o sistema de controle de chaves de carro da Keycafe permite minimizar ou eliminar essas preocupações. Nosso registro de auditoria completo mostra quem retirou as chaves para uma melhor responsabilização.
Quando integrado à tecnologia da Keycafe, nosso sistema de gestão de chaves pode até ajudar a reduzir a papelada e oferecer uma solução móvel que permite aos funcionários da concessionária processar solicitações de chaves físicas a partir de seus próprios dispositivos móveis.
Por que Keycafe?
Sabemos que você tem muitas opções para escolher soluções de gestão de chaves para concessionárias, mas nossos produtos oferecem qualidades únicas.
Trilha de Auditoria de Chaves
Rastreie rapidamente o histórico de todas as suas chaves entrando e saindo do sistema.
Acesso 24/7 às Chaves
Sua equipe pode acessar as chaves 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem a ajuda da gerência. Seus clientes podem retirar ou devolver veículos após o horário comercial.
Aplicativo Móvel Contínuo
Gerencie o acesso às chaves de qualquer lugar a qualquer hora do dia.
Suporte ao Cliente 24/7
Se você encontrar um problema, nossos sistemas são suportados por atendimento ao cliente global 24 horas por dia, 7 dias por semana, através de uma ligação rápida ou plataforma de chat.
Design Modular
Você pode expandir nossos sistemas de controle de chaves de operações de frota para armazenar centenas de chaves simultaneamente.
Constantemente Conectado
A série MS3 de SmartBoxes vem habilitada com WiFi e Ethernet de fábrica. Para locais remotos, um kit de conversão celular está disponível.
Backup de Bateria
Se houver falta de energia, você ainda pode acessar as chaves.
Automação Completa de API
Use nosso aplicativo ou o seu para automatizar todos os acessos às chaves.
Compartimentos Individuais
A Keycafe lacra cada conjunto de chaves em compartimentos separados para evitar o uso não autorizado.
Como Funciona Nosso Sistema de Gestão de Frotas de Aluguel
É simples começar com nosso sistema de controle de chaves de carro.
Primeiro, você instalará o sistema de armário de chaves conectado à IoT Keycafe SmartBox. Com apenas 4 polegadas de profundidade e montado na parede, nosso equipamento é compacto e fácil de ajustar ao seu espaço.
Cada chave recebe um chip de rastreamento NFC anônimo. Ela é armazenada em um compartimento individual do armário de chaves IoT de aço.
Para reservas de aluguel, atribua ao cliente acesso único. O cliente recebe um código de oito dígitos que permite a ele recuperar as chaves.
Para acesso da equipe, você pode atribuir permissões para veículos associados. Em seguida, fornecemos um histórico de auditoria completo para ver quem acessou as chaves e quando.
Preços Transparentes
Ao contrário de outros serviços, a Keycafe não exige agendamento ou informações pessoais para que você saiba os custos iniciais e mensais. Está tudo aqui, configure seu sistema hoje!
Solicite Sua Demonstração Gratuita Hoje
Pare de perder chaves, tempo e clientes e acelere seus lucros com o sistema de gestão de chaves Keycafe. Nossa equipe está pronta para mostrar o que torna a Keycafe o melhor sistema de gestão de chaves do mercado!
