Como BGA Location Automatizou o Acesso a Chaves de Veículos e Reduziu a Dependência Presencial

A BGA Location é uma locadora de veículos que opera em toda a região de Bordéus, gerindo uma frota de aproximadamente 300 a 400 carros e veículos utilitários distribuídos por diversas agências. O seu negócio principal gira em torno de fornecer serviços de aluguer flexíveis e fiáveis para clientes particulares e profissionais. Com múltiplos locais e um grande número de veículos para gerir, a empresa rapidamente se deparou com desafios logísticos e operacionais que prejudicavam a eficiência e a experiência do cliente.

Antes de implementar o Keycafe, a empresa dependia inteiramente da gestão manual de chaves, o que criava uma forte dependência do pessoal no local. Os levantamentos e devoluções de veículos estavam estritamente ligados ao horário de expediente, limitando a flexibilidade para os clientes e criando gargalos na programação. Cada aluguer exigia a presença de pessoal para entregar e recolher as chaves, o que aumentava a carga de trabalho e atrasava as operações. Além disso, a falta de visibilidade em tempo real sobre as devoluções de veículos dificultava o acompanhamento preciso da frota. Estes desafios impactaram a eficiência operacional, a autonomia e, em última análise, a experiência do cliente, evidenciando a necessidade de uma solução mais automatizada e flexível.

A BGA Location implementou o sistema de gestão de chaves SmartBox da Keycafe para automatizar completamente o seu processo de gestão de chaves de veículos.

Uma vez estabelecido um contrato de aluguer, a equipa envia ao cliente um resumo do aluguer, bem como um código de acesso único gerado pela Keycafe. Os clientes podem, assim, levantar o seu veículo autonomamente, introduzindo o código na SmartBox, que abre o cacifo que contém a sua chave. Cada chave de veículo é armazenada com uma Keycafe fob que a identifica, permitindo um rastreio seguro ao longo de todo o ciclo de vida do aluguer.

No momento da devolução do veículo, o cliente simplesmente digitaliza a Keycafe fob na SmartBox. O cacifo abre-se automaticamente, e a chave é depositada sem qualquer intervenção do pessoal.

A Keycafe transformou significativamente o modelo operacional da BGA Location. A empresa reduziu drasticamente a sua dependência de pessoal no local, permitindo que aluguéis e devoluções aconteçam de forma autônoma. Todo o processo de aluguel está agora automatizado, desde a validação do contrato até a devolução do veículo.

Essa mudança proporcionou economia de tempo evidente, maior liberdade operacional, um retorno sobre o investimento mensurável e uma experiência do cliente mais fluida e profissional.

A Keycafe também proporcionou visibilidade total da frota, permitindo à equipe saber onde os veículos estão, quem os está utilizando e quando são devolvidos: uma melhoria significativa em relação ao sistema manual anterior.