We Host Group utiliza a Keycafe para automatizar o check-in e o check-out de hóspedes em oito edifícios. Códigos de acesso vinculados a reservas, retiradas com horário programado e permissões por unidade para a equipe de limpeza acabaram com as filas na recepção, evitaram entradas antecipadas em unidades ainda não preparadas e impediram o extravio de chaves.
No setor de aluguel de curta temporada, os primeiros cinco minutos de uma estadia definem o tom para tudo o que vem a seguir. Um hóspede que chega tarde da noite, arrasta suas malas até o prédio e precisa esperar na recepção para pegar a chave já se sente frustrado antes mesmo de abrir a porta. Para operadores sem equipe no local, cada entrega de chaves que depende de terceiros representa um risco para a experiência do hóspede e para suas avaliações.
A We Host Group é uma empresa completa de gestão de propriedades para aluguel de temporada que atua nos Estados Unidos. Sua equipe de mais de 100 profissionais ajuda os proprietários a maximizar os retornos por meio de uma gestão totalmente descomplicada, cuidando de tudo, desde a precificação dinâmica e comunicação com o hóspede até a limpeza e manutenção, com o objetivo de oferecer uma experiência com qualidade de hotel em larga escala.
Carolina Diaz, Coordenadora de Operações da We Host Group, supervisiona o fluxo diário de hóspedes, equipes de limpeza e funcionários de manutenção nas unidades da empresa. A We Host Group utiliza a Keycafe há mais de dois anos.
O problema: A espera na recepção
Antes da Keycafe, tanto os hóspedes quanto a equipe da We Host Group precisavam solicitar as chaves diretamente na recepção de cada edifício. Quando a recepção estava ocupada, o que acontecia com frequência, as pessoas tinham que esperar.
"Muitas vezes, a equipe da recepção estava ocupada, o que significava que os hóspedes e, às vezes, até mesmo nossa própria equipe precisavam esperar de 15 a 20 minutos apenas para ter acesso à chave", explica Carolina. "Isso gerava muita frustração e reclamações frequentes dos hóspedes, pois ficavam lá parados esperando a chave para entrar na unidade."
Então, a situação mudou da noite para o dia. O administrador de um dos edifícios informou à We Host Group que, a partir do mês seguinte, a própria empresa seria responsável por gerenciar todas as chaves para check-in e check-out.
"Esse foi o ponto de virada para nós", diz Carolina. "Como uma operadora de aluguel de curta temporada, não temos anfitriões no local para receber os hóspedes pessoalmente todas as vezes, então precisávamos encontrar rapidamente uma solução confiável e escalável."
Quando armários de encomendas não servem como armários de chaves
Em um dos edifícios, a We Host Group já havia tentado usar um sistema de armários. O problema era que esses armários foram projetados para entregas de encomendas, e não para a retirada de chaves.
Quando os armários ficavam cheios, a equipe do prédio esvaziava os compartimentos e movia tudo para uma sala de encomendas separada, incluindo as chaves. Os hóspedes que chegavam tarde, às vezes à meia-noite, digitavam o código e descobriam que a chave não estava lá.
"Você pode imaginar o tipo de problema que tínhamos todas as vezes", conta Carolina. "Desde que mudamos para a Keycafe naquele prédio, o processo melhorou significativamente."
A solução: Acesso autônomo às chaves vinculado à reserva
A We Host Group conectou a Keycafe diretamente à sua plataforma de reservas, de modo que o acesso à chave é criado no exato momento em que uma reserva é confirmada. Hóspedes, equipes de limpeza e funcionários de manutenção usam a mesma Keycafe SmartBox, cada um com acesso apenas ao que precisa.
Como funciona o fluxo de trabalho diário
Reserva: Quando uma nova reserva é recebida, um código de acesso exclusivo é gerado automaticamente.
Notificação ao hóspede: O hóspede recebe o código por mensagem ou e-mail antes da chegada.
Check-in: Às 16h, o código é ativado e o hóspede retira a chave na Keycafe SmartBox.
Check-out: Ao final da estadia, o hóspede devolve a chave na mesma SmartBox até as 11h.
Preparação do imóvel: A equipe de limpeza retira a chave para preparar o imóvel para o próximo hóspede, e a equipe de manutenção utiliza o sistema sempre que precisa acessar uma unidade.
O sistema também se adapta a grupos maiores. Quando cinco ou seis pessoas dividem uma unidade e têm horários diferentes durante o dia, os hóspedes podem solicitar uma chave adicional ou usar os armários para compartilhar o acesso entre si.
Resultados: Controle total sobre cada check-in e check-out
O acesso com horário programado acaba com os problemas de check-in antecipado
Para Carolina, um dos recursos mais valiosos é a capacidade de controlar exatamente quando um código funciona. Os códigos dos hóspedes são configurados para ativar às 16h, o horário oficial de check-in.
"Mesmo que o hóspede esteja fisicamente nos armários mais cedo, ele não conseguirá acessar a chave antes do horário programado", explica ela. "Isso é fundamental, pois os pedidos de check-in antecipado costumavam gerar problemas. Os hóspedes pegavam a chave na recepção mais cedo e entravam nas unidades, que às vezes ainda estavam sujas. Agora, esse risco foi totalmente eliminado."
Acesso por unidade para as equipes de limpeza
Os profissionais de limpeza da We Host Group são designados para diferentes apartamentos ao longo do dia. Com a Keycafe, os códigos de acesso são atribuídos por unidade, de modo que cada profissional só consegue acessar as chaves das unidades pelas quais é responsável.
"Isso minimiza confusões e nos ajuda a manter as operações funcionando com eficiência", diz Carolina.
Uma auditoria diária de check-out em minutos
Todas as manhãs, por volta das 11h às 11h30, Carolina verifica se todas as chaves dos check-outs daquele dia foram devolvidas. Caso alguma não tenha sido entregue, a equipe pode agir imediatamente.
"Isso nos permite agir rapidamente e verificar exatamente o que aconteceu, ligar para o hóspede e perguntar: 'Onde você deixou a chave?' ou 'Onde está a chave agora?'"
Chega de chaves perdidas
O maior benefício da Keycafe tem sido o nível de controle e visibilidade que ela proporciona sobre as operações diárias de gestão de chaves:
"Agora tenho total visibilidade e controle sobre cada check-in e check-out todos os dias e, o mais importante, não há mais chaves perdidas", afirma ela. "Antes, os hóspedes apenas deixavam a chave na recepção e, às vezes, a equipe da portaria dizia: 'Não, eu não estou com a chave'. Com a Keycafe, podemos verificar quem retirou a chave, quem a devolveu e o horário exato."
De um edifício para oito
Além do retorno financeiro, Carolina diz que o maior impacto tem sido a credibilidade operacional junto aos administradores dos edifícios.
"Conseguimos demonstrar aos administradores dos prédios que podemos gerenciar nossos hóspedes de forma independente, sem interromper as operações da recepção", explica ela. "Isso é muito importante. Começamos com um edifício e agora já implementamos o sistema em oito deles."
Esse histórico fortaleceu as parcerias da We Host Group com os edifícios onde atua.
"Construímos um relacionamento sólido com esses edifícios, e isso é ainda mais valioso do que o retorno financeiro."
Uma solução escalável para operadores de aluguel de curta temporada
Para empresas que estão considerando uma solução de gestão de chaves, Carolina destaca uma série de benefícios importantes:
"É uma solução excelente, especialmente para operadores de aluguel de curta temporada. É simples, escalável e se adapta a diferentes tipos de propriedades, incluindo edifícios residenciais, casas ou até mesmo galpões. Se implementada corretamente, pode realmente elevar o nível da sua operação e ajudar a levar o seu negócio para o próximo patamar, assim como fez conosco."
Principais conclusões para operadores de aluguel de curta temporada
Elimine a dependência da recepção na entrega de chaves. A retirada de chaves por autoatendimento garante que os hóspedes nunca precisem esperar por funcionários ocupados do prédio para iniciar sua estadia.
Conecte as chaves à sua plataforma de reservas. Códigos gerados automaticamente a partir das reservas eliminam a configuração manual para cada estadia.
Bloqueie o acesso até o horário de check-in. Códigos ativados por horário impedem que os hóspedes entrem nas unidades antes do término da limpeza.
Atribua o acesso da equipe de limpeza por unidade. Cada membro da equipe acessa apenas as chaves das unidades pelas quais é responsável.
Verifique as devoluções todas as manhãs. Uma rápida revisão diária após o check-out permite entrar em contato com os hóspedes antes que uma chave não devolvida se torne um problema.
Use a confiabilidade para crescer. Provar que você pode realizar check-ins de forma independente gera confiança junto aos administradores de edifícios e abre portas para novas propriedades.
Veja como a Keycafe pode ajudar sua empresa de aluguel de curta temporada a automatizar o check-in de hóspedes e manter o controle sobre cada chave.
