Keycafe e Mews fazem parceria para automatizar o acesso às chaves dos hóspedes em portfólios de hospitalidade

A Keycafe, líder global em rastreamento automatizado de chaves físicas, lançou uma integração direta com a Mews, o sistema de gestão de propriedades em nuvem líder do setor. A parceria conecta a segurança das chaves físicas dos quartos diretamente com os dados de reservas em tempo real, eliminando filas de check-in, gargalos na receção e o rastreamento manual na receção.

À medida que os hotéis expandem os seus quartos, comodidades e equipa, o manuseio de chaves físicas frequentemente torna-se um gargalo invisível. Os gestores de hotéis que continuam a depender de cofres tradicionais ou registos em papel expõem-se a chaves mestras extraviadas, riscos de segurança e uma total falta de responsabilidade. Tentar expandir uma operação enquanto se mantém o KeyExchange manual constitui uma armadilha operacional que consome valiosas horas de trabalho.

A nova integração resolve esta fricção ao conectar o motor de reservas da Mews com a plataforma de gestão de chaves conectada à nuvem da Keycafe. Esta sincronização em tempo real permite aos hoteleiros otimizar o acesso sem alterar os seus fluxos de trabalho existentes. Ao extrair automaticamente atualizações de reservas em tempo real da Mews para agendar instantaneamente o acesso às chaves e gerar PINs de recolha seguros, o sistema elimina a dupla entrada de dados para a equipa.

Sincronização de Dados de Propriedade com o Ecossistema de Nuvem e Hardware da Keycafe

A integração funciona como uma sincronização direta de base de dados entre duas plataformas de software robustas: Mews PMS e o sistema de gestão de chaves em nuvem da Keycafe. Em vez de tratar o cacifo de chaves físicas como um terminal isolado, a integração conecta os dados de reserva da Mews diretamente ao software de controlo de acesso da Keycafe, que gere nativamente o físico MS5 SmartBox no local.

• Sincronização em Nuvem em Tempo Real: Quando uma reserva é criada, modificada ou cancelada na Mews, os dados são transferidos para a consola em nuvem da Keycafe em menos de dois minutos. O software da Keycafe programa automaticamente a janela de acesso para corresponder à estadia do hóspede, eliminando o agendamento manual e a dupla entrada de dados.

• Entrega Automatizada de Acesso: Assim que a plataforma da Keycafe processa a atualização da reserva, gera automaticamente um PIN de recolha exclusivo e com restrição de tempo e envia instruções claras de recolha diretamente ao hóspede.

• Acesso à Chave para Hóspedes: O hóspede introduz o seu PIN diretamente no MS5 SmartBox para recolher a sua chave de forma independente.

Prolongar Estações e Capacidade de Equipa: O Caso de Estudo do Motel Impérial

O impacto real deste fluxo de trabalho unificado é detalhado no caso de estudo operacional do Motel Impérial em Percé, Quebec. Operando uma propriedade de alta ocupação num destino turístico sazonal, o motel enfrentava uma grande fricção operacional na gestão de chaves físicas com horários de receção limitados.

Ao ligar a Keycafe à Mews, a propriedade fez uma transição bem-sucedida para um modelo de check-in seguro e de self-service. Nadia Minassian, coproprietária do Motel Impérial, explicou como a tecnologia poupou horas de trabalho cruciais:

"Um dos grandes benefícios da Keycafe e da Mews é que a integração é muito fluida entre as duas. Em primeiro lugar, a Keycafe tem um back office excecionalmente fácil, por isso é muito simples de configurar. É um sistema plug-and-play. Uma vez que está a funcionar, flui muito bem com a Mews, e permitiu-nos otimizar o nosso processo e a jornada do nosso cliente até ao check-in."

Fluxos de Trabalho Detalhados para Limpeza, Equipa e Fornecedores

Além de simplificar as chegadas dos hóspedes, o sistema da Keycafe estabelece um rastreamento rigoroso da cadeia de custódia para operações internas:

• Entregas de Turno de Limpeza: As equipas de limpeza utilizam PINs atribuídos ou fobs NFC para recolher chaves mestras do SmartBox. O software da Keycafe regista um trilho de auditoria em tempo real, mostrando exatamente quem possuía qual chave e quando.

• Engenharia e Instalações: Áreas de infraestrutura crítica, como salas de servidores ou armários elétricos, permanecem trancadas, com chaves restritas apenas a pessoal autorizado durante turnos programados.

• Empreiteiros Terceirizados: Os gestores podem gerar códigos PIN temporários e com expiração automática para fornecedores de manutenção externos, permitindo-lhes recolher chaves específicas sem supervisão da receção.

Os hoteleiros podem saber mais sobre as capacidades de integração automatizada da Keycafe com a Mews.