Clamens & STPSClamens & STPS Alcançam Rastreabilidade Completa das Chaves da Frota para Operações de Obras Públicas
Construção
Villeparisis, França
480
93
“Keycafe nos ajudou a proteger e simplificar a gestão de chaves, oferecendo uma solução confiável, rápida e fácil de usar para todos os nossos usuários.”
Jean-Baptiste Bessonnet
Administrador de Sistemas e Redes
Sobre Clamens e STPS
A Clamens e a STPS, parte do Ensis Groupe, operam na reciclagem de materiais de construção e em obras públicas. Com sede em Villeparisis, França, gerenciam uma frota de 93 veículos utilizados em toda a região de Île-de-France para projetos de infraestrutura e serviços públicos.
Gideon é um Gerente de Marketing de Produto na Keycafe, onde ele ajuda empresas a entender os benefícios de um sistema inteligente de gestão de chaves.
Desafio
O Grupo Ensis, sediado em Villeparisis, França, opera uma frota diversificada de veículos através das suas subsidiárias: Clamens, que recicla materiais de construção, e STPS, uma empresa de obras públicas que presta serviços a grandes fornecedores de serviços públicos como a GRDF (Gaz Réseau Distribution France) e a EDF (Électricité de France). Com mais de 90 veículos e 480 funcionários, as suas operações exigem coordenação diária entre motoristas, mecânicos e gerentes em vários departamentos e turnos, incluindo trabalho noturno e de plantão de emergência. A empresa dependia de um processo manual para gerir as chaves dos veículos, utilizando um quadro físico e armários de escritório. Os motoristas frequentemente deixavam as chaves em locais informais, esqueciam-se de as devolver ou passavam-nas entre si, criando incerteza quanto à disponibilidade dos veículos. Quando um camião precisava de ser reatribuído, reparado ou despachado com urgência, não saber onde a chave estava (ou se estava sequer no local) levava a atrasos, atritos internos e interrupções de serviço.
Pontos de Dor
- Falta de Rastreabilidade — As chaves eram frequentemente trocadas informalmente entre motoristas sem registros, dificultando o rastreamento do uso do veículo e a garantia da responsabilização.
- Chaves não devolvidas ou extraviadas — As chaves foram deixadas em armários pessoais ou não foram devolvidas, atrasando as reatribuições de veículos e interrompendo as programações da oficina.
- Acesso Não Controlado — O armazenamento de chaves baseava-se em quadros abertos ou pontos de entrega desprotegidos, sem a capacidade de restringir o acesso por função, veículo ou horário.
- Carga Administrativa — Gestores de frota muitas vezes eram obrigados a resolver manualmente problemas relacionados a chaves, adicionando tarefas demoradas às suas responsabilidades diárias.
Solução
Para trazer estrutura e segurança à sua gestão de chaves, o Ensis Groupe implementou sistemas Keycafe SmartBox nas suas operações em Clamens e STPS. Motoristas, pessoal da oficina e gestores de despacho utilizam agora o sistema diariamente para levantar e devolver chaves através de acesso seguro e registado.
A cada utilizador é atribuído um código PIN único, associado a permissões específicas com base na sua função e responsabilidades. Por exemplo, os motoristas veem apenas as chaves relevantes para os seus veículos atribuídos, com acesso limitado a determinadas janelas de tempo. As equipas da oficina podem levantar qualquer chave de que precisem para manutenção, enquanto os gestores de despacho podem conceder ou revogar o acesso remotamente através da aplicação Keycafe.
Esta configuração garante que apenas pessoal autorizado manuseie as chaves, com total visibilidade sobre cada transação. O sistema SmartBox substituiu práticas informais por um fluxo de trabalho padronizado e auditável; melhorando a segurança, a responsabilização e o controlo operacional.
Implementação de Clamens e STPS
- Controle de Acesso Baseado em Papéis — Cada usuário é adicionado ao sistema Keycafe com permissões específicas com base em sua função, como motoristas, pessoal da oficina ou gerentes, limitando o acesso apenas às chaves de que necessitam.
- Janelas de Acesso Programado — Os horários de acesso são personalizados para se adequar ao turno ou às responsabilidades de cada utilizador, garantindo que as chaves só estejam disponíveis quando necessário e melhorando a supervisão.
- Gestão Remota — Despachantes e equipe de TI usam o aplicativo Keycafe em seus telefones e computadores para gerenciar o acesso e solucionar problemas em tempo real, mesmo fora do horário de expediente.
- Uso Compartilhado Entre Departamentos — Além dos motoristas, a equipe da oficina e o pessoal do turno da noite contam com o sistema para retirar as chaves dos veículos sem precisar localizar colegas de trabalho ou supervisores.
“É possível acompanhar toda a jornada da chave em tempo real. No aplicativo, vejo quando foi depositada, quando foi retirada e por quem. Isso é fundamental.”
Resultado
Após a implementação do Keycafe em suas operações em Villeparisis, o Ensis Groupe alcançou uma transformação completa na forma como as chaves são gerenciadas por motoristas, gerentes e funcionários da oficina. Entregas informais e métodos de armazenamento inseguros foram substituídos por um sistema estruturado e rastreável que permitiu aos usuários acessar de forma independente as chaves de que precisavam, enquanto os administradores mantinham controle total sobre permissões e janelas de acesso. Isso foi especialmente valioso para turnos noturnos e de fim de semana, onde as equipes de plantão podiam retirar chaves sem demora e continuar as operações sem a necessidade de suporte gerencial no local.
O novo sistema também melhorou a coordenação interequipes. Os despachantes conseguem rapidamente reatribuir veículos com base na disponibilidade, e a equipe de manutenção pode retirar chaves para reparos conforme necessário, tudo isso sem interromper os fluxos de trabalho. Com procedimentos claros e acesso centralizado, o gerenciamento de chaves tornou-se mais rápido, mais seguro e significativamente mais confiável para todos os envolvidos.
O Resultado
- Adoção Completa do Sistema — 100% das chaves são agora depositadas e retiradas através da Keycafe, eliminando trocas informais entre funcionários.
- Redução Drástica na Perda de Chaves — Mais de 80% de redução em chaves perdidas ou esquecidas, melhorando significativamente a confiabilidade diária.
- Economia de Tempo nas Operações Diárias — Uma redução estimada de 30% no tempo de gerenciamento de acesso e coordenação de chaves.
- Maior visibilidade e responsabilidade — O rastreamento em tempo real dos movimentos das chaves garante acesso seguro e apoia a supervisão interna.
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