Como East Sussex Healthcare NHS Trust Retomou o Controlo das Chaves dos Seus Veículos de Frota

O East Sussex Healthcare NHS Trust gere diversas instalações de cuidados agudos, incluindo o Hospital Geral Distrital de Eastbourne. Para apoiar esta vasta rede, a ESHT conta com uma frota dedicada de viaturas partilhadas, gerida pela equipa de correios e estafetas, garantindo o transporte diário e eficiente de registos médicos, amostras e materiais essenciais entre todas as unidades. Estas viaturas são utilizadas por funcionários em toda a organização. As chaves das viaturas eram guardadas num escritório de estacionamento separado, pelo que os funcionários tinham de solicitar acesso lá, enquanto a equipa de transporte registava as reservas num calendário partilhado, mantido pelos funcionários do estacionamento. À medida que a procura pela frota aumentava, o fluxo de trabalho dividido começou a causar problemas reais. Depender de outro departamento para entregar as chaves significava erros administrativos recorrentes, calendários que ficavam dessincronizados e viaturas com reserva dupla. Sem um sistema de monitorização dedicado e sem chaves no local, as recolhas eram difíceis de coordenar e as reservas falhavam regularmente.

A Trust introduziu o Keycafe para centralizar o acesso à frota e gerir o controlo de chaves de forma independente, 24 horas por dia. Os funcionários submetem agora um pedido de veículo com as datas e horários de que necessitam. A equipa de correios e estafetas verifica a disponibilidade, atribui um veículo e insere a reserva no software Keycafe.

A partir daí, o sistema envia ao utilizador instruções seguras de levantamento e devolução que só funcionam durante o período reservado. Os funcionários usam um código único para levantar as chaves atribuídas do SmartBox e devolvê-las ao sistema quando terminam de usar o veículo. Ao longo deste ciclo, a equipa de correios e estafetas recebe notificações automáticas acompanhando o processo de levantamento e devolução. Ninguém precisa de estar presente para uma entrega, e o departamento mantém o controlo total das suas chaves.

Keycafe trouxe estabilidade imediata à operação de veículos partilhados do Trust, e o feedback dos motoristas tem sido excelente: o sistema é fácil de usar e consistentemente fiável. Manter a administração das chaves sob uma única equipa reduziu os erros de agendamento e poupou tempo da equipa em cada reserva. Os resultados foram suficientemente claros para que o Trust tenha, desde então, instalado um segundo sistema Keycafe noutro local hospitalar.

Os dados de utilização revelaram-se valiosos por si só. Com uma visão precisa e em tempo real de como e quando as chaves estão a ser utilizadas, a gestão conseguiu reavaliar onde os veículos da frota estão estacionados em todo o campus. O Trust descobriu que Keycafe rapidamente justificou o investimento ao eliminar erros administrativos e reduzir o risco financeiro de chaves e veículos perdidos.