Instalador de Aquecimento Wärme Wimmer Poupa Horas de Trabalho Administrativo para Mais de 90 Chaves

Sediada em Gröbenzell, perto de Munique, a Wärme Wimmer é especializada em tecnologia ambiental, instalando bombas de calor, sistemas de energia solar e sistemas de ar condicionado. Com mais de 30 funcionários, a empresa gere um grande volume de chaves físicas todos os dias. Estas incluem chaves de veículos para a sua frota e chaves de instalações de clientes confiadas à equipa para manutenção e reparações regulares.

Antes de usar o sistema Keycafe, a empresa dependia de uma lista física de papel e canetas para registar quem retirava e devolvia as chaves. Este método manual era propenso a erros, carecia de visibilidade em tempo real e deixava a equipa desorganizada.

O extravio de chaves de clientes era uma ameaça constante, e a procura por chaves perdidas desperdiçava um tempo valioso. O pessoal do escritório tinha de passar horas a perseguir técnicos para descobrir quem tinha uma chave específica de veículo ou cliente, causando atrasos nos horários diários.

Para encontrar uma maneira melhor, a empresa procurou por um sistema que fosse digital e simples de usar. O diretor-geral Tobias Wimmer queria uma ferramenta baseada em aplicação que os funcionários pudessem aceder facilmente nos seus iPads ou com credenciais de acesso físicas. Após um breve período de testes, eles descobriram que o Keycafe era a solução perfeita e rapidamente o integraram na sua infraestrutura de TI.

A Wärme Wimmer agora gere 93 chaves com o Keycafe, monitorizando veículos da frota e chaves de clientes para trabalhos regulares de manutenção e reparação. Os funcionários podem verificar a disponibilidade das chaves diretamente nos seus iPads antes de iniciar um trabalho. Esta capacidade é especialmente útil durante chamadas de emergência, pois os funcionários podem ver se uma chave está na caixa ou ainda com um colega.

O sistema permite que os administradores atribuam direitos de acesso específicos, garantindo que apenas pessoal autorizado possa recolher certas chaves. Os funcionários autenticam-se na Keycafe SmartBox utilizando a aplicação móvel ou um crachá de acesso pessoal para recolher ou devolver rapidamente as suas chaves atribuídas.

Desde a instalação do Keycafe, a Wärme Wimmer eliminou o estresse e a desorganização das listas de papel. O rastreamento de chaves agora é completamente automatizado, proporcionando a toda a organização total transparência sobre suas 93 chaves. Os membros da equipe cuidam melhor das chaves porque sabem que cada transação é registrada eletronicamente em seu perfil.

O sistema economizou um tempo significativo no escritório principal. Em vez de procurar chaves perdidas ou contatar membros da equipe para localizar um veículo, os administradores podem visualizar instantaneamente o status das chaves online. Essa velocidade se traduz diretamente em operações mais rápidas e melhor atendimento aos clientes.

Do ponto de vista financeiro, o investimento se pagou incrivelmente rápido. Tobias Wimmer estima que o sistema se amortizou em cinco a seis meses, ao prevenir os altos custos associados à substituição de chaves perdidas.