Como a Laurenty Melhorou o Controle de Chaves da Frota e das Instalações com a Keycafe

Antes de implementar o Keycafe, a Laurenty já utilizava um sistema de gestão de chaves diferente. De acordo com a Gerente de Contas Julie Andry, o sistema oferecia um nível básico de organização, mas ficava aquém em termos de usabilidade e fiabilidade: “Estávamos a utilizar um sistema chamado Traka. No entanto, era muito menos intuitivo e muito mais difícil de usar – especialmente para os trabalhadores da empresa. No geral, parecia bastante desatualizado.” O processo de acesso baseava-se em códigos que nem sempre funcionavam de forma fiável, criando frustração e atrasando a recolha das chaves. Além disso, o sistema não fornecia o nível de controlo de que a Laurenty precisava, uma vez que os utilizadores podiam aceder a todas as chaves disponíveis, em vez de apenas às que lhes estavam atribuídas. Com uma frota de aproximadamente 20 veículos da empresa, a Laurenty precisava de uma solução que proporcionasse melhor rastreabilidade e responsabilização. A empresa precisava de saber qual funcionário tinha levado cada chave de veículo todos os dias e garantir que as chaves eram geridas de forma segura ao longo das operações diárias.

A Laurenty implementou o sistema de gestão de chaves SmartBox da Keycafe para centralizar e proteger o acesso às chaves dos seus veículos e instalações. Todos os dias, a equipa de limpeza utiliza o SmartBox para recolher as chaves que lhes foram atribuídas antes de iniciar as suas tarefas e devolvê-las assim que o seu trabalho é concluído. O sistema tornou-se uma parte essencial do fluxo de trabalho diário da Laurenty. Através da plataforma Keycafe, a Laurenty pode monitorizar facilmente os movimentos das chaves e o histórico de acesso, garantindo total visibilidade sobre quem pegou em cada chave e quando.

A adoção do Keycafe trouxe melhorias imediatas às operações diárias da Laurenty, particularmente em termos de eficiência, visibilidade e responsabilização. Os trabalhadores agora podem recolher e devolver rapidamente as suas chaves atribuídas todos os dias através de um processo simples e fiável, reduzindo atrasos e tornando as trocas de chaves mais fluidas. Ao mesmo tempo, os gestores beneficiam de rastreabilidade completa, com a capacidade de ver quem acedeu a cada chave e quando. Esta maior visibilidade reforçou a responsabilização entre as equipas e melhorou o controlo sobre o acesso a veículos e instalações. Além das chaves de veículos, a Laurenty também usa o Keycafe para gerir chaves de locais seguros e equipamentos, tornando-o uma solução versátil para diferentes necessidades operacionais. Com um sistema intuitivo que é fácil de usar e expandir, o Keycafe ajudou a Laurenty a substituir um processo desatualizado por uma abordagem mais eficiente, segura e escalável à gestão de chaves.