オンラインデモンストレーションイー・デモンストレーションズは、Keycafeの鍵管理システムを活用し、車両およびイベント運営を円滑化
“Keycafeとはまさに良いタイミングで巡り合いました。Keycafeを導入して以来、鍵の管理について心配することが格段に減りました。鍵がいつ、誰によって借りられているのかが、より明確になりました。”
ヨ・エンゲレン
ゼネラルマネージャー
E-デモンストレーションについて
ベルギーのウィルレイクに拠点を置くE-Demonstrationsは、総合的なイベントサポートとプロダクションを専門としています。同社は、企業が展示会、ロードショー、アクティベーションで自社ブランドを効果的に紹介できるよう、幅広いサービスを提供しています。
ギデオン・レオンはKeycafeのマーケティングマネージャーであり、グローバルマーケティングを統括し、同社のプロダクトエキスパートとして貢献しています。彼は、技術ドキュメント、機能発表、製品アップデート、およびハウツーガイドを作成し、世界中のお客様がプラットフォームを最大限に活用できるよう支援しています。
課題
90台以上の車両を保有し、大規模プロジェクトに数多く携わる中で、E-Demonstrations社は車両、建物、および機器へのアクセス管理をより効率化する方法を必要としていました。
Keycafe導入前は、すべての鍵が中央の保管場所に保管されており、従業員は必要なものを自由に持ち出すことができました。この方法はシンプルである一方で、特定の鍵が誰にいつアクセスされたかに関する可視性は限定的でした。
鍵が紛失した場合、従業員は最後に誰が使用したかを特定するために手動での連絡に頼る必要がありました。答えを見つけるには、しばしば複数の同僚に連絡を取り、オフィス、車両、または個人の所持品を捜索する必要がありました。
E-Demonstrations社の人事・管理サポート担当であるヴァレリー・バーテルス氏は、同社が各アクセスイベントに対して明確な責任を維持しながら、鍵の保管、追跡、および取得をより効率的に行う方法を模索していたと説明しています。
同社が車両、イベント、および異なるチーム、ボランティア、外部パートナーが関わる一時的なプロジェクトを管理し続ける中で、アクセスを簡素化しつつ鍵の利用状況の完全な記録を保持できる安全なシステムを持つことがますます重要になりました。
課題
- 鍵の管理状況の不透明さ — 従業員は、特定の鍵を誰が持っているのか、あるいはいつ持ち出されたのかを簡単に特定できませんでした。
- 手間のかかる鍵探し — スタッフは、同僚への連絡や、紛失した鍵の捜索に貴重な時間を割いていました。
- 限定アクセス制御 — 以前のシステムでは、個別のアクセス権限や鍵の使用履歴が提供されていませんでした。
- 複雑な調整 — 複数のチーム、ボランティア、および外部パートナーが関わるプロジェクトにおいて、アクセス管理はより困難になりました。
ソリューション
E-Demonstrationsは、従来の非公式な鍵共有プロセスを、構造化され追跡可能なワークフローに置き換えるため、KeycafeのSmartBoxシステムを導入しました。同社は現在、6年間にわたりKeycafeを利用しており、日常業務に統合しています。
Keycafeの導入により、従業員は鍵の場所を特定したり、誰がアクセス権を持っているかを確認したりするために、もはや手動での連絡に頼る必要がなくなりました。このシステムは鍵の使用状況を明確に把握でき、チームが誰がいつ鍵にアクセスしたかを迅速に特定することを可能にします。
この可視性は、特に車両管理において非常に価値があり、E-Demonstrationsは車両の鍵の使用状況を簡単に追跡し、必要に応じてアクセス履歴を確認できます。
導入
- 一元化された鍵管理 — 車の鍵やその他の重要なアクセスアイテムは、一つの安全な場所に整理され、従業員がアクセスや返却をより簡単に行えるようになります。
- シンプルなユーザー管理 — 従業員、ボランティア、その他の許可されたユーザーはシステムに登録でき、それぞれのニーズに基づいてアクセス権が付与されます。
- デジタルアクセス履歴 — 鍵の受け取りと返却はそれぞれ自動的に記録され、鍵の使用状況に関する信頼性の高い履歴が作成されます。
- 柔軟な活用 — 車両管理以外にも、E-DemonstrationsはKeycafeをイベントスペース、会議室、ボランティアの入退室管理、その他業務上のワークフローに活用しています。
“システム自体が実はワークフローです。システムへのアクセスが必要な方を全員登録しますが、そのプロセスは非常にスムーズで、説明不要なほど分かりやすいです。”
結果
アクセス権限の明確さと、誰がどの鍵を使用したかを追跡できる機能によって、E-Demonstrations社は多くの時間とフラストレーションを削減することができました。Engelen氏は、「以前は、誰が鍵を返却していないかを確認するために、複数の従業員に連絡を取る必要がありました」と述べています。「今では、鍵が返却されていない場合でも、最後に誰が鍵を借りたのかを簡単に特定できます。」 Engelen氏はまた、システムのシンプルさを高く評価しており、鍵の紛失が減ったことで、新しい鍵を作成する必要がなくなり、会社はコストを節約できていると付け加えています。鍵が整理され、きちんと管理されるようになったことで、E-Demonstrations社はクライアントのニーズに迅速に対応することがより容易になりました。
成果
- Improved Key Accountability — E-Demonstrations can quickly identify who accessed a key and when.
- More Efficient Operations — Teams spend less time managing key handovers and searching for missing keys.
- Better Access Control — Employees, volunteers, and partners can access approved keys while maintaining security and oversight.
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