Hoe SEGAM 24/7 ambulanceoperaties beveiligde met volledige sleuteltraceerbaarheid

Voor de implementatie van Keycafe had SEGAM geen gestructureerd sleutelbeheersysteem. Elk van de zeven afzonderlijke entiteiten gebruikte brievenbussen met cijferslot om hun respectievelijke ambulancesleutels op te bergen. “Het probleem was dat we enorme traceerbaarheidsproblemen hadden”, zegt directeur bedrijfsvoering Quentin Roos.

Ambulancepersoneel dat late diensten of nachtelijke operaties afrondde, vergat soms de sleutels terug te brengen of plaatste ze in de verkeerde brievenbus. Om 5:30 uur 's ochtends, wanneer de ochtendploegen arriveerden om te beginnen met dialyse- en radiotherapietransporten, waren sleutels vaak zoek of verkeerd geplaatst. Dit veroorzaakte vertragingen, verwarring en operationele stress op het meest kritieke moment van de dag.

Er was geen echte traceerbaarheid. Het management had geen betrouwbare manier om te zien wie een sleutel had meegenomen of teruggebracht. Er ging tijd verloren met zoeken, het bellen van personeel of het proberen te lokaliseren van voertuigen. SEGAM had behoefte aan een veilige, traceerbare en betrouwbare oplossing die continue operaties kon ondersteunen.

Om wagenparkbeheer te centraliseren en te beveiligen, heeft de groep Keycafe SmartBox-systemen ingezet bij al haar zeven ambulancevestigingen. Aan het begin van een dienst voeren ambulanciers een unieke persoonlijke toegangscode in bij de SmartBox en selecteren ze via het touchscreen de sleutel van hun toegewezen voertuig. Het vakje met de sleutel opent dan automatisch en de transactie wordt direct geregistreerd.

Het operationele team beheert het wagenpark op afstand via de mobiele applicatie, waardoor ze zowel dag- als nachtdienstambulances kunnen monitoren. In geval van een probleem kunnen managers de app gebruiken om compartimenten direct te ontgrendelen of de toegangshistorie van voorgaande diensten te bekijken, zodat geen enkel voertuig stilstaat door een kwijtgeraakte of vergeten sleutel.

Om 24/7 beschikbaarheid voor spoedeisende medische transporten te garanderen, bevat het systeem een back-upbatterij die de functionaliteit behoudt tijdens stroomuitval. Deze hardwarebetrouwbaarheid wordt ondersteund door het responsieve technische ondersteuningsteam van Keycafe, dat onmiddellijke hulp biedt om operationele risico's op te lossen.

De overgang naar een geautomatiseerd systeem bracht onmiddellijke operationele stabiliteit voor de 24/7 ambulancediensten van SEGAM. Verloren sleutels behoren tot het verleden. Ochtendvertragingen als gevolg van zoekgeraakte sleutels zijn geëlimineerd. Ambulances vertrekken op tijd, waardoor wordt gegarandeerd dat patiënten hun geplande behandelingen zonder onderbreking ontvangen.

De organisatie realiseerde ook een duidelijk rendement op de investering. Voorheen moest SEGAM regelmatig vervangende sleutels aanschaffen wanneer deze verloren gingen. Belangrijker nog, wanneer een ambulance het parkeerterrein niet kon verlaten, bleven teams langer dan 30 minuten inactief, wat resulteerde in gemiste inkomsten.

Vandaag de dag verlopen de operaties soepel, met volledige zichtbaarheid en controle. Het management kan snel de verantwoordelijke medewerker identificeren en contact opnemen als een sleutel ontbreekt, waardoor wordt voorkomen dat kleine problemen escaleren.