Hôtel les PieuxHôtel les Pieux Switches to the Keycafe System for Managing its Room Keys
“Keycafe integriert sich sehr einfach in unseren Tagesablauf. Jeden Morgen weisen wir einfach die Zimmerschlüsselkarten für den Tag zu, und der Prozess läuft von da an reibungslos.”
Thomas Cadot
Hotelier
About Hôtel les Pieux
Das Hôtel les Pieux ist ein Hotel mit 28 Zimmern, gelegen auf der Halbinsel Cotentin in der Normandie. Mit Fokus auf operative Effizienz und Gästezufriedenheit sucht das Hotel kontinuierlich nach Lösungen, die Prozesse vereinfachen und gleichzeitig einen hohen Servicestandard aufrechterhalten.
Luciano Picardo ist Marketing Coordinator bei Keycafe mit zweijähriger Erfahrung in der Hotelbranche. Er ist Experte dafür, wie Hotels Schlüsselverwaltung einsetzen, um die Arbeitsabläufe an der Rezeption, im Housekeeping und beim Gästezugang zu optimieren.
Herausforderung
Das auf der Halbinsel Cotentin in der Normandie gelegene Hôtel les Pieux ist ein Hotel mit 28 Zimmern, das ganzjährig einen konstanten Strom von Reisenden empfängt. Um ein reibungsloses Gästeerlebnis zu gewährleisten, ist ein effizientes Management der Zimmerkarten für den täglichen Betrieb unerlässlich.
Vor der Implementierung von Keycafe wurden die Zimmerkarten an der Rezeption bereitgelegt, damit die Gäste sie anhand eines Checklisten-Systems abholen konnten. Obwohl einfach, birgte dieser Ansatz operationelle Risiken.
Gäste konnten versehentlich die falsche Zimmerkarte nehmen, was zu Verwirrung, Verzögerungen und zusätzlichem Korrekturaufwand für das Personal führte. Die Rezeptionsteams mussten die Abholungen genau überwachen, um Fehler zu vermeiden, was die operative Belastung in Stoßzeiten erhöhte.
Das Hotel benötigte eine Lösung, die Fehler reduzieren, die Sicherheit aufrechterhalten und die tägliche Verteilung der Zimmerkarten vereinfachen sollte – ohne einen Austausch der bestehenden Türhardware.
Schmerzpunkte
- Gäste-Fehler — Gäste könnten die falsche Zimmer-Schlüsselkarte von der Theke nehmen.
- Fehlende Kontrolle — Eine manuelle Überwachung war erforderlich, um die ordnungsgemäße Abholung der Schlüsselkarte sicherzustellen.
- Betriebliche Reibung — Die Mitarbeiter mussten Zeit für die Überwachung eines Ablaufs aufwenden, der eigentlich reibungslos hätte sein sollen.
- Eingeschränkte Backup-Flexibilität — Die Bereitstellung von Ersatz-Schlüsselkarten, wenn Gäste diese verloren haben, erforderte zusätzliche Interventionen.
Lösung
Hôtel les Pieux implementierte das SmartBox-System von Keycafe, um die Verteilung von Zimmer-Keycards zu zentralisieren und zu automatisieren. Jeden Morgen nutzt das Rezeptionsteam die Keycafe App – über Computer oder Mobilgerät –, um den Reservierungen des jeweiligen Tages Zimmer-Keycards zuzuweisen, was automatisch eine E-Mail oder SMS an den Gast mit Zugangsanweisungen auslöst. Bei Ankunft im Hotel können sie dann ihren einzigartigen PIN-Code verwenden, um ihre Keycard an der Keycafe SmartBox abzuholen. Ebenso können Gäste, wenn sie abreisebereit sind, ihre Keycards in Sekundenschnelle an die SmartBox zurückgeben. Das Personal überwacht Ankünfte und Abreisen in Echtzeit aus der Ferne, da es bei jeder Abholung oder Rückgabe einer Keycard Benachrichtigungen erhält. Das System fügt sich reibungslos in den täglichen Betrieb ein und erfordert minimale manuelle Aufsicht. Zudem kann das Personal sofort eine Ersatz-Zimmer-Keycard ausstellen, falls ein Gast seine ursprüngliche verliert – was die Flexibilität erhöht, ohne die Komplexität zu steigern. Durch die Automatisierung der Keycard-Verteilung bei gleichzeitiger vollständiger Transparenz über den Zugriff verwandelte Keycafe einen manuellen und fehleranfälligen Prozess in einen sicheren, kontrollierten Arbeitsablauf.
Implementierung von Hôtel les Pieux
- Tägliche Operative Integration — Die Rezeption vergibt und versendet jeden Morgen Zugangscodes per Mobilgerät oder Desktop.
- Automatisierte Zimmerkartenzuweisung — Gäste entnehmen der SmartBox nur die Schlüsselkarte, die ihrer Reservierung zugeordnet ist.
- Ersatzschlüsselkarten-Funktion — Bei Bedarf können Ersatz-Schlüsselkarten schnell ausgestellt werden.
“Dank Keycafe konnten wir Fehler erheblich reduzieren. Gäste holen die richtige Schlüsselkarte ab, die ihrer Reservierung zugewiesen ist, und wir können bei Bedarf auch eine Ersatzkarte bereitstellen.”
Ergebnisse
Mit Keycafe eliminierte das Hôtel les Pieux Fehler bei der Vergabe von Zimmerkarten und verringerte den Bedarf an manueller Überwachung an der Rezeption. Gäste erleben nun einen zuverlässigeren und sichereren Check-in-Prozess, selbst außerhalb der Geschäftszeiten, während das Personal von optimierten Abläufen und weniger Korrekturaufgaben profitiert. Die Installation von Keycafe’s SmartBox verbesserte die tägliche Effizienz, stärkte die Zugangskontrolle und stellte sicher, dass die Verwaltung der Zimmerkarten keine operativen Risiken mehr darstellte.
Das Ergebnis
- Verbesserte operative Effizienz — Reduzierter Bedarf an manueller Überwachung an der Rezeption während Check-ins.
- Mehr Kontrolle und Überblick — Mitarbeiter behalten dank Echtzeit-Benachrichtigungen in der Keycafe App überall die Übersicht über die Schlüsselkartenverteilung.
- Gastfehler eliminiert — Die Zimmerschlüsselkarten werden korrekt zugewiesen und sicher ausgegeben, ohne Raum für Fehler.
- Optimierte Gästeerfahrung — Ein reibungsloserer, zuverlässigerer Ankunftsprozess.
Passen Sie Ihre Lösung jetzt an
Konfigurieren und erwerben Sie Ihr smartes Schlüsselmanagementsystem in wenigen Minuten. Unsere Onboarding-Spezialisten arbeiten mit Ihnen zusammen, um Ihre Lösung einzurichten und ihren Erfolg sicherzustellen. Sollte Keycafe nicht die richtige Lösung für Ihr Unternehmen sein, können Sie es innerhalb von 45 Tagen für eine volle Rückerstattung zurückgeben!
Das könnte Sie auch interessieren
Heiwa Group modernisiert Hotel-Check-in mit Keycafes Schlüsselverwaltungssystem
Fallstudie lesen
Concord Hospitality ersetzt Tabellenkalkulationen und verlorene Schlüssel durch die automatisierte Nachverfolgung von Keycafe.
Fallstudie lesen