Lodgeur skaliert 24/7 Selbst-Check-in mit Keycafe

Die Verwaltung dutzender Schlüssel in mehreren Mehrfamilienobjekten stellte Lodgeur vor logistische und sicherheitstechnische Herausforderungen. Herkömmliche Schlüsselkästen waren unzuverlässig und ließen Transparenz vermissen: Codes wurden nicht regelmäßig gewechselt, und es gab keine Aufzeichnungen darüber, wer wann auf einen Schlüssel zugriff. Persönliche Check-ins verursachten zusätzliche Betriebskosten und Reibungsverluste, während die Installation von Smart Locks in jeder Einheit sich aufgrund der Hardwarekosten pro Tür und laufenden Integrationsgebühren als wirtschaftlich nicht tragbar erwies.

Lodgeur benötigte eine skalierbare, zentralisierte Lösung für die physische Schlüsselverwaltung, die einen 24/7-Gästezugang und vollständige Nachvollziehbarkeit ermöglichte, ohne den Einsatz von Personal vor Ort zu erfordern.

Um diese Herausforderungen zu lösen, implementierte Lodgeur das SmartBox-System von Keycafe zusammen mit einer API-Integration in ihre internen Workflows. Dies ermöglichte es ihnen, die Erstellung, Verteilung und den Entzug des Schlüsselzugangs zu automatisieren – vollständig synchronisiert mit ihren Reservierungs- und Gast-Screening-Systemen.

**Automatisierte Zugangserstellung:** Wenn eine Buchung in das System von Lodgeur eingeht, wird ein einmaliger Keycafe-Zugangscode über die API generiert. Der Code bleibt gesperrt, bis der Gast die ID-Verifizierung abgeschlossen hat, wonach er – basierend auf Workflow-Triggern – automatisch freigegeben oder widerrufen wird.

**Systemorchestrierung:** Das aktuelle Setup basiert auf einem E-Mail-Trigger → Parsio → Zapier → Keycafe API-Workflow, der den Zugangscode zurück in ihre Gästeverwaltungsplattform Track schreibt. Lodgeur pflegt die Zuordnung zwischen Inseraten und Schlüssel-IDs mithilfe von Zapier Tables und plant, die Orchestrierung für eine bessere Skalierbarkeit auf Make + Supabase umzustellen.

**End-to-End-Transparenz:** Sowohl Gast- als auch Operationsteams können den Bin-Status und einen Echtzeit-Audit-Trail der Schlüsselbewegungen einsehen, was Fernsupport und eine schnellere Problemlösung ermöglicht. Die zukünftige Integration von Cloud-fähigen Kameras wird die Nachvollziehbarkeit und Zugangssicherheit weiter verbessern.

„Keycafe hat es uns ermöglicht, unseren Managern und Gästen einen sicheren Zugang rund um die Uhr zu ermöglichen, ohne dabei auf Probleme zu stoßen.“

Mit Keycafe bietet Lodgeur seit 2019 einen kontaktlosen 24/7-Self-Check-in an. Tausende sichere Schlüsselübergaben erfolgen jährlich ohne Personal vor Ort, unterstützt durch Echtzeit-Transparenz und vollständige Nachvollziehbarkeit.

Die Lösung verbesserte die operative Resilienz, optimierte das Gästeerlebnis und sparte dem Unternehmen erhebliche Kosten sowohl bei der Entwicklung als auch bei den wiederkehrenden Abonnements.

Die Verwaltung Dutzender Schlüssel für mehrere Mehrfamilienhäuser stellte Lodgeur vor logistische und sicherheitstechnische Herausforderungen. Herkömmliche Schlüsselboxen waren unzuverlässig und boten keine Transparenz: Codes wurden nicht regelmäßig geändert, und es gab keine Aufzeichnung darüber, wer wann einen Schlüssel entnommen hatte. Persönliche Check-ins verursachten zusätzliche Betriebskosten und Reibungsverluste, während die Installation von Smart Locks in jeder Einheit aufgrund der Hardwarekosten pro Tür und der laufenden Integrationsgebühren unerschwinglich war.

Lodgeur benötigte eine skalierbare, zentrale Lösung für die Verwaltung physischer Schlüssel, die Gästen rund um die Uhr Zugang ermöglicht und vollständige Verantwortlichkeit gewährleistet, ohne Personal vor Ort zu erfordern.

Um diese Herausforderungen zu lösen, implementierte Lodgeur das SmartBox-System von Keycafe zusammen mit einer API-Integration in seine internen Arbeitsabläufe. Dies ermöglichte es ihnen, die Erstellung, Verteilung und den Entzug von Schlüsselzugängen zu automatisieren – vollständig synchronisiert mit ihren Reservierungs- und Gästeverifizierungssystemen.

Automatisierte Zugangserstellung: Wenn eine Buchung in das System von Lodgeur eingeht, wird ein einmaliger Keycafe-Zugangscode über die API generiert. Der Code bleibt gesperrt, bis der Gast die ID-Verifizierung abgeschlossen hat, wonach er – basierend auf Workflow-Triggern – automatisch freigegeben oder widerrufen wird.

Systemorchestrierung: Das aktuelle Setup basiert auf einem E-Mail-Trigger → Parsio → Zapier → Keycafe API-Workflow, der den Zugangscode zurück in ihre Gästemanagement-Plattform, Track, schreibt. Lodgeur pflegt die Zuordnung zwischen Listings und Schlüssel-IDs mithilfe von Zapier Tables und plant, die Orchestrierung für größere Skalierbarkeit auf Make + Supabase zu migrieren.

Durchgängige Transparenz: Sowohl Gast- als auch Betriebsteams können den Bin-Status und einen Echtzeit-Audit-Trail der Schlüsselbewegungen einsehen, was Fernsupport und eine schnellere Lösung von Problemen ermöglicht. Die zukünftige Integration von cloudfähigen Kameras wird die Verantwortlichkeit und die Zugangssicherheit weiter verbessern.

„Keycafe hat es uns ermöglicht, unseren Managern und unseren Gästen einen sicheren Zugang rund um die Uhr ohne Probleme zu automatisieren.“

Mit Keycafe bietet Lodgeur seit 2019 einen kontaktlosen 24/7-Self-Check-in an. Tausende sichere Schlüsselübergaben erfolgen jedes Jahr ohne Personal vor Ort, unterstützt durch Echtzeit-Transparenz und vollständige Verantwortlichkeit.

Die Lösung verbesserte die operationelle Widerstandsfähigkeit, optimierte das Gästeerlebnis und sparte dem Unternehmen erhebliche Kosten sowohl bei der Entwicklung als auch bei wiederkehrenden Abonnements.

Die Verwaltung von Dutzenden von Schlüsseln über mehrere Mehrfamilienhäuser hinweg stellte Lodgeur vor logistische und sicherheitstechnische Herausforderungen. Herkömmliche Schlüsselkästen waren unzuverlässig und boten keine Transparenz: Codes wurden nicht regelmäßig geändert, und es gab keine Aufzeichnung darüber, wer wann einen Schlüssel entnommen hatte. Persönliche Check-ins verursachten zusätzliche Betriebskosten und Reibungsverluste, während die Installation von Smart Locks in jeder Einheit aufgrund der Hardware pro Tür und laufender Integrationsgebühren als zu kostspielig erwies.

Lodgeur benötigte eine skalierbare, zentralisierte Lösung für die physische Schlüsselverwaltung, die Gästen rund um die Uhr Zugang ermöglichte und vollständige Rechenschaftspflicht sicherstellte, ohne dass Personal vor Ort erforderlich war.

Um diese Herausforderungen zu lösen, implementierte Lodgeur das SmartBox-System von Keycafe zusammen mit einer API-Integration in ihre internen Arbeitsabläufe. Dies ermöglichte ihnen die Automatisierung der Erstellung, Verteilung und des Widerrufs von Schlüsselzugängen – vollständig synchronisiert mit ihren Reservierungs- und Gästeverifizierungssystemen.

Automatisierte Zugangserstellung: Wenn eine Buchung in das System von Lodgeur eingeht, wird über die API ein einmaliger Keycafe-Zugangscode generiert. Der Code bleibt gesperrt, bis der Gast die ID-Verifizierung abgeschlossen hat. Danach wird er basierend auf Workflow-Triggern automatisch freigegeben – oder widerrufen.

Systemorchestrierung: Die aktuelle Einrichtung basiert auf einem E-Mail-Trigger → Parsio → Zapier → Keycafe API-Workflow, der den Zugangscode zurück in ihre Gästemanagement-Plattform Track schreibt. Lodgeur pflegt die Zuordnung zwischen Inseraten und Schlüssel-IDs mithilfe von Zapier Tables, mit Plänen, die Orchestrierung für eine höhere Skalierbarkeit auf Make + Supabase zu migrieren.

End-to-End-Transparenz: Sowohl Gäste- als auch Betriebsteams können den Behälterstatus und eine Echtzeit-Prüfspur der Schlüsselbewegungen einsehen, was Remote-Support und eine schnellere Problembehebung ermöglicht. Die zukünftige Integration cloudfähiger Kameras wird die Rechenschaftspflicht und die Zugangssicherheit weiter verbessern.

„Keycafe hat es uns ermöglicht, unseren Managern und unseren Gästen einen sicheren 24/7-Zugang ohne Probleme zu automatisieren.“

Mit Keycafe bietet Lodgeur seit 2019 einen kontaktlosen 24/7-Selbst-Check-in an. Tausende von sicheren Schlüsselübergaben finden jährlich ohne Personal vor Ort statt, unterstützt durch Echtzeit-Transparenz und vollständige Rechenschaftspflicht.

Die Lösung verbesserte die operative Widerstandsfähigkeit, erhöhte das Gästeerlebnis und sparte dem Unternehmen erhebliche Kosten sowohl bei der Entwicklung als auch bei den wiederkehrenden Abonnements.