困難

薩默維爾汽車集團在加拿大各地經營多個地點，有數百輛車輛定期進出其設施，薩默維爾汽車集團面臨著各種車隊鑰匙管理不善的持續挑戰。該公司有 83 名員工負責處理各種卡車、貨車和其他用於租賃和租賃的商用車輛，使用牆上的掛鉤手動追蹤鑰匙不僅需要大量勞動力，而且容易出現人為錯誤。

國家艦隊營運總監 Dean Earle 經常發現自己和他的團隊每天都在浪費寶貴的時間尋找放錯地方的鑰匙，試圖找出最後一次拿走鑰匙的人以及時間。這導致頻繁的溝通不良和營運延誤，最終影響了客戶。

更換遺失鑰匙所帶來的財務影響、員工的時間損失以及各部門的挫折感是困擾該公司的主要障礙。

痛點

• 遺失鑰匙更換成本： 現代車鑰匙每次更換的成本高達 400 美元以上，隨著時間的推移會造成嚴重的財務影響。
• 損失時間： 工作人員經常因浪費時間試圖尋找丟失的鑰匙而沒有線索進行跟進而感到沮喪。
• 無責任： 牆上的掛鉤使任何人都可以拿走和歸還鑰匙，而無需使用證明或時間表。

解決方案

在評估了幾個關鍵管理選項後，管理層決定在加拿大的三個地點實施Keycafe，因為它提供全面的支援、卓越的安全功能以及用戶友好的基於應用程式的系統，允許從加拿大的另一端進行遠端管理。 Keycafe 的解決方案還因其提供即時追蹤和詳細記錄密鑰使用情況的能力而脫穎而出，解決了薩默維爾汽車集團面臨的責任和時間浪費的核心問題。

該公司在多倫多最大的設施可容納 345 個鑰匙，隨著業務的增長，還可以容納額外的擴展單位。 Keycafe 基於鑰匙圈的系統允許每位員工使用個人鑰匙圈作為驗證器來檢查鑰匙的進出。這個自動化系統會記錄每筆關鍵交易，從而輕鬆追蹤誰擁有哪些鑰匙以及何時擁有哪些鑰匙。對金鑰使用情況的即時可見性不僅減少了搜尋金鑰所花費的時間，而且還透過確保只有授權人員才能存取特定金鑰來增強整體安全性。

薩默維爾汽車集團的實施

• 即時庫存： Keycafe 的軟體顯示 SmartBox 中有哪些車鑰匙、哪些車鑰匙目前正在使用以及由誰使用。
• 基於鑰匙圈的驗證： 鑰匙和工作人員均透過 SmartBox 上的 NFC 鑰匙圈進行識別，因此所有鑰匙的使用情況都會被追蹤。
• 集中管理： 經理可以查看和控制所有地點的關鍵庫存和權限，從而實現全面監督。

成果

Keycafe 的自動化鑰匙管理系統有效地消除了遺失鑰匙的問題，從而節省了大量的時間和成本。有了清晰的鑰匙使用記錄，責任就不可避免，管理鑰匙進出的過程也得到了簡化。 Keycafe 客戶成功團隊提供的持續教育也贏得了所有員工的正面回應。

最初抵制變革的老派員工很快就適應了，並對易用性感到震驚。以前花在尋找鑰匙上的時間已被重新用於更有成效的任務。從財務上來說，消除鑰匙損失的現象為公司節省了大量的更換成本和工時。

Keycafe 在薩默維爾汽車集團的成功實施不僅改善了日常運營，而且將曾經令人沮喪的根源變成了獲得長期利益的工具。

結果

• 不再遺失鑰匙： 自從安裝 Keycafe 系統以來，三個位置沒有一把鑰匙遺失。
• 恢復時間： 工作人員不再花時間擔心和尋找遺失的鑰匙。
• 使用者責任： 工作人員對於歸還鑰匙更有意識，因為他們知道所有使用情況都會被追蹤。