困難
Biotix Environmental Solutions 是一家總部位於魁北克的環境顧問公司，一直面臨著一個令人頭痛的問題：鑰匙遺失以及鑰匙使用情況零透明度。 Biotix 的執行助理 Marianne Boivin 親眼目睹了這對日常營運造成的損失。該團隊由 19 名成員組成，設施和車輛鑰匙損失導致延誤和挫折感。對於一台運作良好的機器來說，浪費時間尋找鑰匙是一種嚴重的低效率行為。 Biotix 需要一個既提供問責制又易於存取且不影響安全性的解決方案。
痛點
- 金鑰瓶頸： 遺失和放錯位置的金鑰會導致到達客戶端站點的延遲。
- 責任差距： 不存在追蹤即時和歷史金鑰存取的系統。
- 浪費生產力： 時間花在尋找遺失的鑰匙上，而不是生產性任務。
解決方案
Biotix 首先嘗試了自己的方法 - 在按鍵和 Apple AirTags 旁邊放置一個記事本。然而，用戶經常忘記或忽視記錄他們的使用情況，雖然 AirTags 允許找到丟失的鑰匙，但他們沒有採取任何措施來防止丟失的情況發生。
經過金鑰管理系統的比較，Biotix 將 Keycafe 作為最佳解決方案。與其他選擇相比，它的實用性和經濟性給他們留下了深刻的印象，他們知道他們已經找到了答案。 Keycafe 為所有金鑰管理難題提供了全面的解決方案 - 一個方便、可存取且可追蹤的系統。要領取鑰匙，工作人員透過在 SmartBox 中輸入唯一的存取代碼來識別自己的身份，然後 SmartBox 會顯示他們有權使用的鑰匙清單。使用相同的代碼完成密鑰返回，並記錄每筆交易的詳細資訊。
透過實施 Keycafe 的 SmartBox 鑰匙管理系統，Biotix 獲得了每把鑰匙的完整可追溯性，自動記錄誰拿走了鑰匙以及何時拿走鑰匙。這種程度的責任感和效率正是 Biotix 所需要的。此外，他們發現系統的使用者友善性甚至可以讓不懂技術的員工快速了解他們的新工作流程。
Biotix 環境解決方案的實施
- Keycafe 的優勢： Biotix 選擇 Keycafe 是因為與競爭金鑰管理系統相比，Keycafe 具有卓越的功能、用戶友好的設計和低成本。
- 可追蹤且透明： 需要身份驗證的金鑰存取和詳細的使用日誌為 Biotix 管理提供了安心。
- 員工快速採用： 直覺的軟體和工作流程使用戶和管理員能夠從第一天開始使用系統。
「沒多久我們就意識到它有幫助。現在我們正在尋找鑰匙，真是難得。
成果
使用 Keycafe 兩個月後，Biotix 報告丟失鑰匙的情況顯著減少——從每週多次減少到每月最多一次。此外，現在可以更快地找到遺失的金鑰，因為它們可以追溯到最後一個用戶。關鍵相關問題的大幅減少使得營運更加順暢，從而節省了先前浪費在搜尋和等待上的無數時間。
對 Biotix 來說，好處不僅僅是關鍵。他們發現了意想不到的優勢，例如員工的責任感更強，以及將公司信用卡放入 SmartBox 的想法。會計團隊現在可以輕鬆找到哪位員工進行了購買（以及追查誰以獲得發票！）。
結果
- 營運效率： 大幅減少尋找金鑰和拼湊監管鏈所花費的時間，從而提高了整體效率。
- 員工責任： 詳細的訪問日誌增強了安全性，並使員工更了解自己的車輛使用情況。
- 鑰匙以外的好處： 放置在 SmartBox 中的信用卡的追蹤方式與鑰匙相同，從而實現更透明的員工支出管理。
