困難
對於太陽能安裝公司 Dynamic SLR 來說，保持其德州 3 個辦事處的 200 名員工的服務車隊運作是首要任務。他們依靠釘板系統進行車輛鑰匙管理，但缺乏問責制和安全性。員工在多名司機之間共享鑰匙，經常忘記歸還鑰匙或放錯地方，導致服務頻繁中斷、凌晨故障排除電話以及更換丟失的車輛鑰匙的不必要費用。
由於缺乏可靠的系統，很難追蹤誰擁有鑰匙、鑰匙何時被拿走以及鑰匙是否被歸還。這不僅導致員工感到沮喪，還推遲了專案時間表，並給車隊帶來了安全風險。
痛點
- 遺失鑰匙且沒有責任： 員工經常忘記歸還鑰匙或在輪班結束時將鑰匙放錯地方，導致延誤和效率低下。
- 耗時的管理： 手動追蹤鑰匙需要持續監督，浪費寶貴的時間和資源 - 而且鑰匙仍然丟失。
- 昂貴的安全風險： 遺失金鑰需要更換，導致不必要的費用和潛在的安全漏洞。
解決方案
在高階管理層的建議下，Dynamic SLR 找到了 Keycafe 的車輛鑰匙管理系統，以改善其鑰匙處理流程。該系統儲存密鑰並透過唯一 PIN 碼提供受控存取的能力是該公司的一個主要賣點，此外還能夠追蹤密鑰並遠端管理全州 3 個區域位置的權限。
現在，員工透過安裝在倉庫中的 SmartBox 取回分配給他們的車輛鑰匙來開始新的一天，並在輪班結束時以相同的方式歸還。管理人員會收到 SmartBox 上每次互動的通知，並且可以在 Keycafe 應用程式上查看即時存取日誌，以檢查誰拿走了特定的鑰匙。由於系統直覺的介面，新員工能夠在 2 分鐘內了解其工作原理。
動態單眼的實現
- 基於角色的存取： 員工使用唯一的 PIN 碼檢索和返回密鑰，只能存取他們獲得明確許可的密鑰。
- 即時追蹤： SmartBox 和應用程式追蹤所有金鑰訪問，確保即時和歷史查看誰擁有哪個金鑰。
- 集中管理： 經理使用 Keycafe 桌面和行動應用程式來監控多個地點的鑰匙，而倉庫工作人員和司機只需使用 PIN 碼即可存取鑰匙。
「在擁有這個系統之前，我們經常會遺失或放錯鑰匙。擁有 Keycafe 更可靠。 」
成果
自從將鑰匙管理轉移到 Keycafe 以來，Dynamic SLR 在駕駛員責任和經理的鑰匙使用透明度方面都取得了顯著改進。資產協調員 Zach Lewis 表示：“一個明顯的指標是丟失或未歸還鑰匙的數量明顯減少。”員工現在確信 SmartBox 中提供了他們專案所需的金鑰，從而提高了他們的工作效率並確保客戶不必等待交付或安裝。
Keycafe 讓 Dynamic SLR 能夠更好地控制其車隊的正常運作時間，並降低管理成本。該系統不僅解決了他們最初的挑戰，還提供了意想不到的好處，例如提高員工信心和令人驚訝的簡單用戶體驗。
結果
- 改善問責： 減少鑰匙遺失或錯放的事件，確保員工始終能夠存取所需的鑰匙。
- 鑰匙庫存清晰度： 經理現在可以在幾秒鐘內準確確定鑰匙的位置，無論它是在 SmartBox 中還是在專案中簽出。
- 節省成本： 透過最大限度地減少專案延誤，減少關鍵更換費用並提高投資回報率。
