困難
SERVPRO Campbell 是一家領先的修復承包商，幫助家庭和企業修復水災、火災、黴菌和其他損害。車隊擁有 25 輛車和約 30 名員工，確保鑰匙始終安全且易於找到至關重要。在 Keycafe 之前，鑰匙被放在一個開放的盒子裡，任何人都可以拿到。這導致鑰匙放錯地方、工作開始延遲以及更換鑰匙的額外費用。
辦公室經理康妮·多蘭 (Connie Doran) 表示：“我們沒有任何辦法追蹤誰拿了鑰匙，或者誰最後看到了鑰匙——這是一場災難。”
痛點
- 遺失與放錯鑰匙： 頻繁放錯地方會造成混亂和延誤。
- 浪費的時間： 員工每天花太長時間尋找鑰匙。
- 不必要的成本： 定期更換鑰匙和重新配鑰匙的車輛變得成本高昂。
解決方案
SERVPRO 在尋找安全、易於使用的金鑰管理解決方案時發現了 Keycafe。安全儲存鑰匙、為員工提供個人存取代碼以及從任何地方追蹤使用情況的能力立即脫穎而出。
現在，員工們每天開始時都會使用個人代碼從 Keycafe SmartBox 中檢索車輛鑰匙、加油卡和設施鑰匙，並在輪班結束時歸還它們。康妮解釋說：「工作人員進來後，他們清楚地知道開始一天工作的鑰匙在哪裡。」管理人員會收到每次密鑰互動的通知，並可以使用 Keycafe 應用程式檢查誰在何時訪問了哪個密鑰。一次性預訂功能也很有價值，允許承包商無需現場經理即可獲得鑰匙。 「我還可以透過手機遠端完成這件事，」康妮補充道。
SERVPRO 的實施
- 日常工作： 工作人員使用 PIN 碼來領取和歸還鑰匙。
- 權限群組： 存取等級依員工角色指派。
- 緊急訪問： 系統支援 24 小時緊急工作訪問。
- 遠端承包商存取： 輕鬆授予供應商暫時存取權限。
- 快速設定： 系統的設計讓訓練變得簡單又快速。
如果您沒有使用 Keycafe 來滿足您的車隊需求，那麼您就錯過了。這是一個非常棒的系統，可以集中管理您所有的鑰匙。
成果
自從轉向 Keycafe 以來，SERVPRO 已經看到了明顯的改善。遺失鑰匙不再是問題，工作人員可以準時開始輪班，而不會出現不必要的延誤。在極少數情況下，鑰匙確實丟失，管理層可以調出鑰匙的使用歷史記錄并快速找到負責的工作人員。康妮指出：“Keycafe 帶來的最大經濟效益是它降低了工作人員尋找鑰匙的成本。”
由於 Keycafe 應用程式的遠端功能，管理人員現在可以完全了解密鑰的使用情況，從而可以掌握營運情況並做出更快的決策 - 即使他們在現場也是如此。最終，Keycafe 的系統使 SERVPRO 能夠更輕鬆地管理車輛和設施鑰匙，從而大幅降低與鑰匙更換和鎖匠服務相關的成本。
結果
- 更好的責任制： 丟失鑰匙不再是一個常見問題，因為工作人員知道他們的鑰匙使用情況是被追蹤的。
- 時間效率： 員工每天可以快速上路，而無需等待歸還鑰匙。
- 降低成本： 降低更換金鑰和重新鍵入的費用。
- 操作彈性： 管理人員可以遠端管理供應商和員工的存取。
