困難

位於諾曼第科唐坦半島的萊皮厄酒店是一家擁有28間客房的飯店，全年接待絡繹不絕的旅客。為了確保賓客擁有流暢的入住體驗，高效率的房卡管理是日常營運的關鍵。

在啟用 Keycafe 系統之前，房卡會被放在前台，由客人使用登記表自行領取。雖然這種方法簡單易行，但卻存在一些操作風險。

客人可能會誤取錯誤的房卡，導致混亂、延誤，並增加工作人員的糾正工作量。前台團隊需要密切監控取卡流程以防止出錯，這在繁忙時段會增加營運壓力。

飯店需要一種解決方案，既能減少錯誤，又能確保安全，還能簡化日常房卡的發放——而且無需更換現有的門鎖硬體。

痛點

• 客人錯誤： 房客可能從櫃檯取錯房卡。
• 控制不足： 需要人工監控以確保正確收取鑰匙卡。
• 操作摩擦： 員工花時間監督一個本應無縫銜接的流程。
• 備用方案彈性有限： 當房客遺失房卡時，提供替換房卡需要額外的介入措施。

解決方案

Hôtel les Pieux 飯店採用了 Keycafe 的 SmartBox 系統來集中和自動化房卡分發。

每天早上，前台團隊都會使用 Keycafe 應用（透過電腦或行動裝置）為當天的預訂分配房卡，系統會自動向客人發送電子郵件或短信，告知其使用方法。客人抵達飯店後，即可使用其專屬 PIN 碼在 Keycafe 智慧鑰匙盒中取出房卡。同樣，客人退房時，只需幾秒鐘即可將房卡放回智慧鑰匙盒。工作人員會即時遠端監控客人的入住和退房情況，並在每次房卡被取走或歸還時收到通知。

該系統可無縫融入日常運營，且只需極少的人工幹預。此外，如果客人遺失房卡，工作人員可以立即發放備用房卡——在不增加複雜性的前提下，提高了靈活性。

Keycafe 透過自動化鑰匙卡分發，同時保持對存取權的完全可見性，將手動且容易出錯的流程轉變為安全、可控的工作流程。

Hôtel les Pieux 的實施

• Daily Operational Integration: Reception assigns and sends access codes each morning via mobile or desktop
• 自動房卡分配： 客人僅可從智慧盒子領取與其預約相關的房卡。
• 備用鑰匙卡功能： 如有需要，可快速發放替換鑰匙卡

成果

借助 Keycafe，Hôtel les Pieux 飯店消除了房卡發放錯誤，並減少了前台的人工監管需求。現在，即使在非營業時間，客人也能體驗到更可靠、更安全的入住流程，而員工則受益於更精簡的操作和更少的糾正工作。

安裝 Keycafe 的 SmartBox 提高了日常效率，加強了門禁控制，並確保房卡管理不再構成營運風險。

結果

• 提升營運效率： 減少辦理入住手續時前台人工監控的需求。
• 更強大的控制和可見性： 借助 Keycafe 應用程式中的即時通知，員工可以隨時隨地監督鑰匙卡的分發。
• 消除賓客錯誤： 房卡已正確分配並安全訪問，不存在任何錯誤。
• 提升賓客體驗： 更順暢、更可靠的抵達流程