¿Usas llaves? Nosotros tenemos las soluciones.

Sea cual sea tu negocio, lo más probable es que tengas llaves, ya sea de coches, oficinas, habitaciones de hotel, alquileres a corto plazo o cualquier otra cosa, de las que tengas que hacer un seguimiento. Si tienes una llave o miles, Keycafe ayuda a que sólo las personas de confianza, ya sea personal, contratistas, inquilinos o clientes, tienen acceso a ellas.

En pocas palabras, el sistema Keycafe funciona así: Las empresas guardan las llaves en uno de nuestros SmartBox modulares, que pueden ampliarse para albergar hasta cientos de llaves. Todas las llaves se vinculan con un llavero Keycafe NFC único e identificable. Los usuarios pueden recoger las llaves que necesitan (y únicamente las llaves que necesitan) autenticando su identidad mediante uno de varios métodos.

Cada vez que se recoge o se deja una llave en un SmartBox, se registran la hora y el lugar de la actividad. Como tú y los miembros de tu equipo siempre saben quién tiene qué llave, ahorrarás tiempo, preocupaciones y la frustración de tener que localizar llaves perdidas.

Como cada negocio es diferente, el software de Keycafe está diseñado para ser flexible. Puedes elegir cualquiera de nuestros seis métodos de autenticación diferentes que mejor se adapte a ti y a tu equipo y personalizar nuestro software según tus necesidades únicas de flujo de trabajo.

6 métodos de autenticación

Cada vez que crees un nuevo usuario, puedes elegir cómo quieres que se autentique. Los métodos pueden cambiarse y actualizarse a medida que cambian los flujos de trabajo y las necesidades de los usuarios, por lo que nunca estarás limitado a un método específico.

Para el personal y los usuarios habituales de confianza

Código de acceso

El administrador de una empresa habilita los códigos de acceso cuando se crean nuevos usuarios. Pueden personalizarse o generarse aleatoriamente, y el administrador puede cambiarlos o revocarlos en cualquier momento. De este modo, el usuario puede acceder a cualquier llave de la red de SmartBox a la que se le haya concedido permiso.

Número de teléfono

Los usuarios pueden autenticarse utilizando el número de teléfono con el que registraron su cuenta. Para mayor seguridad, el administrador de la empresa puede activar la autenticación de 2 factores, que requerirá que los usuarios introduzcan un PIN personal o un código enviado por SMS después de su número de teléfono. Esto requiere un poco más de tiempo, por supuesto, pero no es muy diferente de acceder a una cuenta bancaria en línea. Además, los números de teléfono son fáciles de recordar, lo que hace que este método resulte cómodo para la mayoría de los usuarios.

Aplicación móvil

El método de la aplicación móvil elimina la necesidad de memorizar los códigos de acceso y PIN. Los usuarios simplemente inician sesión en la app de Keycafe y seleccionan la llave que quieren retirar para desbloquear el contenedor SmartBox donde se guarda.

Para los usuarios con acceso a un gran número de llaves, la aplicación móvil Keycafe es la forma más eficaz de ver el estado y el historial de todas las llaves para las que tienen permiso. La aplicación permite a los usuarios buscar y recoger rápidamente una llave sin interactuar directamente con el SmartBox.

Insignia de usuario

Una insignia de usuario elimina la necesidad de memorizar códigos o llevar contigo un teléfono. Los usuarios sólo tienen que tocar el escáner del SmartBox con el llavero o la tarjeta para autenticarse. La pantalla del SmartBox muestra las llaves a las que se les ha dado acceso y el usuario puede seleccionar las llaves que desea retirar.

La insignia de Keycafe puede ser un llavero físico o una pegatina que puede colocarse en una tarjeta de identificación del personal, una tarjeta de visita o cualquier otro objeto que los usuarios lleven habitualmente consigo. Las insignias de usuario son ideales para el personal que accede a un pequeño número de llaves con regularidad.

Código de llave

Los códigos de llave son códigos asociados a una llave en lugar de a un usuario. Pueden ser utilizados por cualquiera que conozca el código, independientemente del permiso, para recoger una clave. Esto es útil para flujos de trabajo en los que se desean intercambios de llaves rápidos y sencillos.

También son perfectos para recolecciones únicas cuando no hay un mando a distancia conectado a la llave, como la recolección del vehículo del cliente fuera del horario de atención en un concesionario de automóviles.

Para invitados o visitantes únicos

Código de reserva

Para hoteles, alquileres a corto plazo, empresas de alquiler de automóviles y otros usos únicos, nada supera la comodidad de nuestra reserva única. Los códigos de reserva se envían a los usuarios por correo electrónico o SMS o se accede a ellos en la aplicación Keycafe. Los usuarios pueden usar este código para recoger la llave asociada durante el tiempo establecido por el creador de la reserva. Son de un solo uso y caducan al final del período de reserva.

Personalice su flujo de trabajo con alertas personalizadas, marcos de tiempo e integraciones de socios

Dependiendo de su situación, es posible que desee personalizar sus flujos de trabajo para una mayor eficiencia. Keycafe ofrece algunas formas de hacerlo.

Las alertas programables pueden ser configuradas y personalizadas por los administradores para teclas particulares o grupos de teclas. Enviarán automáticamente una notificación por SMS o correo electrónico al administrador de una llave, al usuario o a cualquier otra persona dentro de la organización después de un período de tiempo específico (minutos, horas o días) después de que se recoja una llave o una cantidad de tiempo específica después del final de una reserva o turno. Un uso común es recordar a los empleados al final de un turno que devuelvan sus llaves, evitando así que pierdan llaves para el próximo turno.

Turnos de tiempo permite que los administradores limiten el acceso a la clave de un usuario a un marco de tiempo preespecificado, como el horario comercial normal o un turno de noche. Los turnos de tiempo se pueden aplicar cada vez que se otorga acceso a un usuario a una clave o grupo de claves.

Finalmente, Keycafe está diseñado para integrarse a la perfección con una lista creciente de aplicaciones de socios que incluyen Airbnb, Fleetio, Guesty y RentHub. Si está utilizando una de estas aplicaciones para administrar propiedades o vehículos, puede automatizar la creación de reservas, la generación de códigos de acceso y la comunicación con los huéspedes/el personal.

¿Quiere saber cómo Keycafe puede optimizar su negocio con un flujo de trabajo personalizado? Póngase en contacto con nuestro equipo de ventas hoy para solicitar una demostración del producto.