Desafío

Como una de las empresas de gestión hotelera más grandes del país, Concord Hospitality estaba más que familiarizada con las deficiencias de los métodos tradicionales de gestión de llaves para el personal. Sus propiedades dependían de sistemas engorrosos como hojas de cálculo, registros en papel y cajas de llaves grandes y sin seguridad. Estos procesos generaban ineficiencias, incluida la incapacidad de realizar un seguimiento de los permisos y dificultades para responsabilizar al personal por la pérdida de llaves.

Sin un sistema confiable, la seguridad siempre fue una preocupación en la mente de la gerencia. Las llaves maestras extraviadas o extraviadas podían poner en peligro la seguridad de los huéspedes y la integridad de la propiedad, mientras que la falta de seguimiento en tiempo real obstaculizaba la transparencia operativa. La empresa necesitaba una solución escalable para administrar el alto volumen de llaves en sus extensas propiedades.

Puntos de dolor

• Sin seguridad clave: Los métodos tradicionales no ofrecían seguimiento en tiempo real, lo que generaba posibles violaciones de seguridad.
• Falta de responsabilidad: Sin pruebas o registros del uso de las llaves, el personal no podía ser considerado responsable de manera confiable por llaves perdidas o usos inexplicables.
• Administración que consume mucho tiempo: Administrar claves manualmente requería mucho tiempo y esfuerzo, con pocos beneficios.

Solución

Concord Hospitality integró el sistema de gestión de llaves de Keycafe en la apertura de un nuevo hotel de dos estrellas en Michigan (AC Hotel by Marriott y Hyatt House Lansing), lo que garantizó un control de llaves simple pero potente desde el principio. Los empleados se adaptaron rápidamente al sistema, que requirió una capacitación mínima: solo unos minutos para asignar PIN y demostrar las operaciones con la pantalla táctil.

Al comienzo de sus turnos, los empleados registran su entrada y se dirigen inmediatamente a la SmartBox e ingresan su PIN para retirar las llaves que les fueron asignadas para el día. Al final de su turno, las llaves se devuelven de la misma manera. Los gerentes usan la aplicación Keycafe para monitorear el uso de todas las llaves en tiempo real y cambiar los permisos de acceso cuando sea necesario. Esta transformación digital ha mejorado la rendición de cuentas, la seguridad y la eficiencia del flujo de trabajo.

Implementación de Concord Hospitality

• Instalación sencilla: Desde el desembalaje hasta estar listos para usar, las SmartBoxes se montaron en la pared y se conectaron a la nube en menos de 2 horas.
• Capacitación sin esfuerzo: Los empleados aprenden a utilizar el sistema en menos de 5 minutos, con pantalla táctil intuitiva y funcionalidad PIN.
• Seguimiento remoto: Los gerentes usan la aplicación de escritorio y móvil para monitorear la actividad clave en tiempo real y abordar de forma remota problemas como devoluciones tardías.

Resultado

Desde que adoptó Keycafe, Concord Hospitality ha logrado mejoras significativas en la seguridad y la eficiencia operativa en más de 20 de sus propiedades hoteleras. El seguimiento de llaves ahora está automatizado, lo que permite a los gerentes auditar el uso y abordar las discrepancias de manera inmediata y proactiva. El sistema ha ahorrado una cantidad considerable de horas de trabajo al eliminar los procesos manuales de registro y seguimiento.

Las llaves maestras, que otorgan acceso a áreas críticas, ahora se almacenan en la SmartBox y se contabilizan, lo que reduce la probabilidad de acceso no autorizado. Los gerentes aprecian la tranquilidad que brindan las notificaciones en tiempo real y el control remoto del sistema.

Para el ingeniero jefe Kevin Krause, Keycafe se ha convertido en una herramienta esencial en su rutina diaria: "Saber dónde están las llaves y cuándo se pueden recoger es, para mí, el mayor beneficio. Si utilizas un sistema diferente a Keycafe, te estás perdiendo algo".

El resultado

• Seguridad mejorada: El seguimiento de llaves redujo los riesgos de acceso no autorizado, mejorando la seguridad de los huéspedes y la protección de la propiedad.
• Mano de obra reducida: Horas de mano de obra ahorradas al eliminar los procesos manuales de gestión de claves, lo que se tradujo en un mejor enfoque operativo.
• Responsabilidad mejorada: Los asociados ahora son responsables del uso de las claves, con datos en tiempo real y secuencias de video que respaldan las auditorías.