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Systèmes de gestion de clés physiques vs serrures numériques pour les entreprises

Bien que les serrures numériques soient très avancées, votre entreprise aura encore besoin de clés physiques pendant de nombreuses années. Voici un guide sur les avantages des systèmes de gestion de clés physiques par rapport aux serrures numériques lorsqu'il s'agit d'une utilisation professionnelle.

L'importance de la gestion des clés en milieu de travail

Pour commencer, vous devez comprendre l'importance de la gestion des clés. Lorsque vous avez un lieu de travail physique ou une flotte de véhicules et les clés qui les accompagnent, ne sous-estimez jamais la nécessité d'un système de gestion des clés solide. C'est ainsi que vous suivez, stockez et distribuez les clés pour accéder aux zones de travail et aux actifs.

Accorder au personnel l'accès à vos actifs et à vos emplacements sensibles signifie accorder des privilèges aux individus en sachant qu'ils n'en abusent pas. Il est important que vous puissiez suivre qui a accès à quelles clés et que vous puissiez voir l'état de vos actifs à tout moment.

Pourquoi avez-vous besoin d'un système de gestion de clés

En descendant aux bases d'un système de gestion de clés, il fait essentiellement ce que vous ne pouvez pas faire par un suivi manuel. Il accomplit trois choses importantes pour votre organisation :

  • Stocke et distribue les clés
  • Vous permet de gérer les autorisations hors site
  • Offre l'automatisation et l'analyse

Sans un excellent système, vous perdrez de précieuses heures de travail et du travail humain à rechercher une clé manquante. Vous pourriez également vous retrouver avec des dépenses inutiles en raison des coûts de ressaisie.

Options du système de gestion des clés

Les serrures numériques sont bien connues pour leurs fonctionnalités axées sur la technologie. Ce que vous ne réalisez peut-être pas, c'est que les clés physiques et les serrures peuvent profiter des mêmes fonctionnalités en utilisant un système de gestion des clés moderne comme la Keycafe SmartBox.

Tout d'abord, discutons des différences distinctes entre les serrures numériques et les clés physiques. Ensuite, nous passerons en revue les avantages de chacun.

Comment fonctionnent les serrures numériques

Au lieu d'une clé physique, vous déverrouillez une porte avec un appareil utilisant des signaux électroniques. Habituellement, les serrures numériques utilisent un clavier avec des codes PIN. Cependant, il existe des options pour Bluetooth, RFID, empreintes digitales, WiFi, etc.

Ils sont pratiques car vous n'avez pas besoin de transporter une clé physique, qui peut être perdue ou oubliée. De nombreuses personnes qui utilisent une serrure de porte numérique le font pour éliminer le besoin d'une clé physique.

Cependant, si vous devez convertir la serrure d'une porte en serrure numérique, vous devez changer la serrure de chaque porte pour en tirer tous les avantages. Selon le nombre de portes dans votre entreprise, cela peut coûter très cher. Il y a d'autres défis à considérer également, c'est pourquoi vous devez garder à l'esprit que malgré la commodité, les clés et les serrures physiques ont toujours leur place dans une entreprise moderne.

Avantages des clés physiques

En plus des portes des bureaux et des logements, les véhicules et autres actifs commerciaux utilisent toujours des clés physiques. Ils ont résisté à l'épreuve du temps et continuent d'avoir des avantages par rapport aux technologies numériques.

Moins cher

Les clés et les serrures physiques sont moins chères que l'alternative numérique. Comme mentionné précédemment, les entreprises avec de nombreuses portes qui doivent faire convertir leurs serrures doivent payer des frais initiaux énormes. L'installation peut également prendre une longue période de temps, impactant ou même arrêtant l'activité.

Fiable

Certains nouveaux véhicules permettent un accès numérique via des applications mobiles, mais ils ont toujours une clé physique. Les concessionnaires automobiles gèrent des centaines de clés physiques pour leur inventaire de véhicules et s'appuient sur la gestion intelligente des clés pour suivre les ventes, le service et d'autres départements. Découvrez comment un concessionnaire Mitsubishi utilise le système de gestion des clés de Keycafe pour éliminer les clés manquantes.

Avantages de la SmartBox Keycafe

Vous pouvez gérer et stocker des clés physiques avec un système comme la SmartBox Keycafe.

Meilleure gestion des risques

Lorsque vous avez mis en place un système de gestion des clés, vous pouvez conserver un journal des transactions de tous les accès aux clés. Cela se prête à la responsabilisation. Vous savez qui est responsable de l'utilisation de chaque clé.

Améliorer les opérations

Vous devez garder un contrôle strict sur vos clés physiques. Si vous devez donner une clé à un certain moment et que la personne doit la rendre à un moment précis, vous pouvez surveiller cela et personnaliser l'autorisation. Vous pouvez également réserver des clés si vous devez les distribuer à un moment précis lorsque les tâches sont urgentes.

Comment commencer

Il s'agit d'un investissement dans l'efficacité et la clarté de l'entreprise, et un système de gestion des clés physiques n'a pas besoin d'être compliqué. Avec la bonne équipe pour vous soutenir et vous former, une mise en œuvre bien préparée peut faire une énorme différence. Voici comment commencer.

1. Planifier

Tout d'abord, avant d'investir dans un nouveau système de gestion des clés physiques, prenez le temps de déterminer ce que vous attendez de votre système. Quels résultats devrait-il générer pour vous? Lorsque vous avez un plan, la mise en œuvre de votre système de gestion des clés physiques se fera en douceur.

2. Conception

Ensuite, vous devrez décider du nombre de clés que vous devez gérer et du type d'informations que vous souhaitez obtenir du logiciel. De plus, vous aurez besoin de savoir où se trouvent les emplacements où vous voulez que les clés soient stockées et accessibles.

3. Suivre et intégrer

Une fois que vous avez installé avec succès votre système de gestion de clés, vous pouvez suivre et gérer vos clés physiques. Avec certains systèmes comme Keycafe, vous pouvez bénéficier des intégrations logicielles de l'industrie ou utiliser les API pour créer votre propre intégration.

Gérez vos clés avec une SmartBox Keycafe

À partir d'un seul compte, vous pouvez tout suivre. Qu'il s'agisse du personnel, des clients, des sous-traitants ou des locataires, vous pouvez personnaliser l'accès aux clés de n'importe où à l'aide d'une SmartBox Keycafe.

Avec une installation simple, la SmartBox Keycafe peut être ajoutée à tous les types de murs, et une équipe d'experts en intégration est disponible pour s'assurer que votre installation est transparente.

Ne vous souciez plus de vos clés et passez à l'action avec Keycafe en contactant notre équipe dès aujourd'hui !

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