Uitdaging

Bij Your Place Property Management stuitte het team op een aanzienlijke hindernis in hun activiteiten: het ontbreken van een efficiënt en veilig systeem voot reservesleutels voor hun diverse portfolio van meergezinswoningen, eengezinswoningen en commerciële panden. Deze kloof in hun activiteiten vormde niet alleen een risico voor de tevredenheid van de bewoners, maar ook voor hun financiële resultaten, aangezien storingen in elektronische sloten vaak resulteerden in buitengesloten bewoners, wat dure en ongemakkelijke interventies van slotenmakers noodzakelijk maakte. Het bedrijf werd ongeveer vier keer per jaar geconfronteerd met buitensluitingen, waarbij elke buitensluiting ongeveer $250 kostte voor slotenmakersdiensten buiten kantooruren. Dit onderstreepte de dringende behoefte aan een duurzamere en betrouwbaardere oplossing.

De operationele inefficiënties reikten verder dan alleen noodsituaties met buitensluitingen. Het ontbreken van een proces voor toegang van aannemers tot panden zonder elektronische sloten maakte de uitdaging nog groter. Als een bewoner overdag niet thuis kon zijn, zou de eigenaar van het pand een hogere rekening moeten betalen, omdat aannemers aanzienlijk hogere tarieven rekenden voor diensten buiten de kantooruren, wat zowel bij de eigenaren als bij de huurders voor frustraties zorgde. Dit complexe vraagstuk vereiste een doordachte oplossing die niet alleen de acute toegangsproblemen aanpakte, maar ook de operationele efficiëntie op een breder niveau verbeterde, een belangrijk keerpunt voor het bedrijf om hun service naar een hoger niveau te tillen.

Pijnpunten

• Geen toegang tot noodsleutel: Er is geen betrouwbaar systeem voor bewoners om toegang te krijgen tot de sleutels bij een storing van het elektronische slot, wat leidt tot dure slotenmakerinterventies en ontevreden huurders.
• Kosten slotenmaker: Gemiddeld kosten 4 buitensluitingen kostten $ 1.000 per jaar, alleen al aan kosten voor slotenmakers buiten kantooruren.
• Extra kosten voor de eigenaar: Als bewoners niet thuis konden zijn voor een afspraak met een aannemer, leidde dit tot extra toeslagen voor werk buiten de kantooruren voor de eigenaar.

Oplossing

De introductie van Keycafe's SmartBox sleutelbeheersysteem maakte een gecentraliseerde aanpak voor sleutelopslag mogelijk, waardoor de logistieke nachtmerries die gepaard gingen met het beheren van talloze sleutelkastjes tot het verleden behoorden. In de plaats is er nu een naadloos, veilig toegangssysteem voor zowel bewoners als aannemers.

Zodra er een elektronisch slot geïnstalleerd is bij een nieuwe woning, wordt een reservesleutel geregistreerd in de Keycafe-software en geplaatst in de SmartBox op het centrale kantoor van Your Place Property Management. Bij een defect slot krijgt de bewoner de gegevens om toegang krijgen tot deze SmartBox, die 24/7 beschikbaar is in de lobby van het kantoor. Met een unieke PIN-code krijgen ze alleen toegang tot hun eigen sleutel, zonder dat er personeel aan te pas komt en zonder dure slotenmakerkosten. Dit maakte de operaties niet alleen efficiënter maar verbeterde ook de veiligheid en het gemak aanzienlijk.

Daarnaast bood Keycafe's oplossing ook een uitkomst voor het toegangsbeheer voor aannemers, een andere belangrijke uitdaging in de bedrijfsvoering van Your Place Property Management. Aannemers konden met dezelfde methode tijdens werkuren toegang krijgen tot panden, zelfs als de bewoners er niet waren, waardoor de extra kosten voor werk buiten werktijden werden vermeden, wat leidde tot aanzienlijke besparingen. Deze verbetering in efficiëntie was niet alleen financieel voordelig voor de eigenaren, maar werd ook een sterk verkoopargument voor Your Place Property Management. Het trok nieuwe klanten aan en zorgde voor positieve ervaringen bij de bewoners, wat leidde tot goede recensies en vertaalde zich in groei van het bedrijf.

De implementatie bij Your Place Property Management

• Gecentraliseerd sleutelbeheer: Het systeem van Keycafe werd in de kantoorlobby geïnstalleerd en beheert honderden sleutels van klanten centraal, waardoor er geen individuele sleutelkastjes meer nodig zijn.
• Geautomatiseerde 24/7 sleuteltoegang: Bewoners en aannemers profiteren van een betrouwbaar sleuteltoegangssysteem, dat 24 uur per dag toegang tot eigendommen garandeert.
• Eenvoudige pincode-authenticatie: Aannemers en bewoners die een sleutel moeten ophalen, krijgen een unieke code toegestuurd die hen alleen toegang geeft tot de sleutel waarvoor ze geautoriseerd zijn.

Resultaat

De implementatie van Keycafe door Your Place Property Management verbeterde de efficiëntie, de veiligheid en de tevredenheid van zowel bewoners als eigenaren voor het bedrijf. De impact van het systeem was groot, waardoor de afhankelijkheid van dure slotenmakersdiensten werd verminderd en de tevredenheid van zowel huurders als vastgoedeigenaren aanzienlijk verbeterde. De vier uitsluitingen per jaar, voorheen een bron van financiële en operationele stress, zijn nu effectief verholpen, wat de tastbare voordelen van Keycafe's sleutelcontrolesysteem aantoont.

Daarnaast heeft het slim gebruik van Keycafe voor de toegang van aannemers niet alleen onze werkprocessen vereenvoudigd, maar ook de service naar een hoger niveau getild, met een reeks aan voordelen tot gevolg. Door de kosten te besparen op de hoge tarieven voor aannemers na sluitingstijd, samen met de verbeterde operationele efficiëntie, heeft Your Place Property Management zijn positie op de lokale verhuurmarkt versterkt. Dit maakt dat Keycafe een aantrekkelijke keuze is voor zowel eigenaars als huurders.

Het resultaat

• Kostenbesparingen: Het systeem biedt een voordeling alternatief voor slotenmakersdiensten, waardoor er meer dan $ 1000 per jaar wordt bespaard.
• Verbeterde tevredenheid van bewoners en eigenaren: De investering in het systeem van Keycafe heeft indruk gemaakt op zowel de eigenaars als bewoners. Het toont onze inzet voor betrouwbare oplossingen voor vastgoedbeheer.
• Professioneel imago: De moderne interface en het professionele design van het Keycafe-systeem zijn nu een verkoopargument, waardoor het bedrijf nieuwe klanten kan aantrekken.