Uitdaging

Garden Terrace Ginza East is geopend in de zomer van 2019 en getuigt van moderne luxe. Het ligt op slechts 5 minuten lopen van station Tsukiji. Grenzend aan de iconische wijk Ginza heeft Tsukiji een rijke geschiedenis en was het sinds het Meiji-tijdperk (eind 19e eeuw) een knooppunt voor overheidskantoren. Bovendien is het de thuisbasis van een levendige vismarkt, een cruciale bron van sushi-ingrediënten voor de hele metropoolregio van Tokio.

Met weelderige plattegronden en elke verdieping gewijd aan een enkele eenheid, is Garden Terrace een ideale keuze voor zowel zakenreizigers als toeristen die op zoek zijn naar ongeëvenaarde privacy en comfort. Een aanzienlijk deel van de gasten, voornamelijk op zakenreis, verblijft ergens tussen een maand en meer dan een half jaar, waarbij internationale gasten meer dan 90% van de klantenkring van de accommodatie uitmaken.

WACLASS begon een zoektocht naar een soepele incheckoplossing voor gasten die geen personeel ter plaatse nodig hadden, maar toch consistent bleef met zijn luxe positionering in de markt. Mevrouw Jun Liu, onderdeel van het managementteam van het pand, zei: "We vonden dat de analoge sleutelkluisjes op de markt niet veilig genoeg waren en kozen voor Keycafe vanwege de hoge mate van beveiliging." Dit benadrukte het belang van een veilig en eenvoudig sleuteluitwisselingsproces voor een huuraccommodatie, vooral voor zelf in- en uitchecken.

Oplossing

Het team van WACLASS Japan kwam in contact met Keycafe en vertelde hoe hun SmartBox een grote rol heeft gespeeld in hun succes: “We hebben toegang tot de relevante sleutels gecreëerd voor alle gasten die er verblijven, maar ook voor bezoekers, schoonmaakpersoneel en beveiligingsbedrijven. Wanneer een sleutel wordt opgehaald of afgeleverd, worden we in realtime op de hoogte gesteld. Een handig aspect voor het operationeel beheer is het plannen van schoonmaaktijden door in te stellen wanneer de schoonmakers toegang hebben tot de sleutels. Wat de veiligheidsmaatregelen betreft, krijgen beveiligingsaannemers toegangsrechten voor noodsleutels, waardoor het veiliger is dan een sleutel buiten in een sleutelkastje te plaatsen.”

“Doordat Keycafe ook een app heeft, kun je op afstand de sleutelstatus controleren, toegangsrechten instellen, een specifieke bak openen en snel reageren bij een calamiteit. Bij Tuinterras Ginza Oost kunt u zonder sleutel niet met de lift, daarom kunnen bewoners die geen sleutel bij de hand hebben op afstand toegang verlenen tot een reservesleutel in de Keycafe SmartBox. De service is over het algemeen gemakkelijk te gebruiken.”

Resultaat

De integratie van de Keycafe SmartBox heeft niet alleen de veiligheid verbeterd, maar ook de gastervaring van Garden Terrace verbeterd met efficiëntie en gemak. Het team van WACLASS sprak zijn tevredenheid uit over Keycafe: “Het geeft met zijn stijlvolle uitstraling een luxe uitstraling aan de verblijfservaring. Eenvoudig te gebruiken en meertalig, voor buitenlanders gemakkelijk te gebruiken zonder enige miscommunicatie of problemen. Het is ook geweldig dat ik een geplande periode van sleuteltoegangsrechten kan specificeren, wat het handig maakt voor klanten die laat in- en vroeg uitchecken. Ook kun je direct zien wanneer een gast de sleutel heeft opgehaald of afgegeven.”

Over het geheel genomen heeft Garden Terrace Ginza East nu een eenvoudigere en flexibelere workflow voor sleuteltoegang voor zowel personeel als gasten. Gasten kunnen op elk moment aankomen en vertrekken, ongeacht of er personeel aanwezig is of niet. De administratie tussen schoonmakers, beveiliging en algemeen sleutelbeheer is net zo eenvoudig als het openen van de Keycafe-app, waar en wanneer dan ook.