Uitdaging
Bij Aparthotels draait alles om flexibel leven en onafhankelijkheid voor gasten. Dat is iets wat Westciti vanaf het begin heeft geweten en wat zij nastreven voor hun serviced appartementen in Croydon, Londen.
Met een brede waaier aan zakelijke en recreatieve gasten moet Westciti aan iedereen tegemoet komen en een groot deel van de uitdaging daarvan is de mogelijkheid om gasten op elk gewenst moment van de dag te laten in- en uitchecken. En omdat ze 80 eenheden hebben en maar 9 personeelsleden, is dit altijd een beetje een logistieke uitdaging voor hen geweest.
Tot Westciti samenwerkte met Keycafe voor het sleutelbeheer, waren ze gedwongen 12 uur per dag een medewerker bij de receptie te voorzien om gasten te laten in- en uitchecken. Dit nam een groot deel van de totale beschikbare personeelsuren in beslag en beperkte de inchecktijden. Ze boden wel uitchecken na sluitingstijd met een traditionele kluis, maar dat was niet fraai en elke week moest de code worden veranderd.
Oplossing
Het Westciti team nam contact op met Keycafe in de hoop dat zij het sleutelbeheerproces zouden kunnen automatiseren, waardoor de inchecktijden zouden worden verlengd en het team veel tijd en geld zou kunnen besparen.
De implementatie was meteen een succes. Na de installatie van het volledig geautomatiseerde sleutelbeheersysteem van Keycafe kon Westciti tijd vrijmaken voor het personeel om zich op andere belangrijke zaken te concentreren, het bedrijf verder te ontwikkelen en de inchecktijden voor gasten uit te breiden tot 24 uur per dag, 7 dagen per week.
Gasten ontvangen op de dag van aankomst een unieke code die wordt gebruikt om hun sleutels op te halen bij een SmartBox en wanneer ze uitchecken gebruiken ze dezelfde code om de sleutels af te geven - er is geen personeel ter plaatse nodig. Westciti ontvangt meldingen voor beide gebeurtenissen, zodat het schoonmaakpersoneel kan worden gewaarschuwd en de activiteiten op schema blijven.
Westiciti management bewaart ook lopers in hun SmartBox die gemakkelijk kunnen worden toegewezen aan het schoonmaak- en onderhoudspersoneel wanneer er aan hun panden gewerkt moet worden.
Resultaat
Dat onderhouds- en schoonmaakpersoneel sleutels kan pakken wanneer ze die nodig hebben, heeft het hele team tijd en moeite bespaard. Bovendien weet het Westciti team precies wie welke sleutels heeft meegenomen en wanneer. Nu gaan er minder sleutels verloren, wat nog meer tijd en geld bespaart voor het bedrijf.
Ze zijn allemaal echt dol op deze technologie, want het ziet eruit als een heel cool systeem", zegt Rishi Bansal, de CEO van Westciti, wanneer hij de reacties van gasten op de SmartBox beschrijft. "Het is een geweldige ervaring en het heeft veel lasten verminderd, zowel aan onze kant als aan de kant van onze gasten.
Westciti is erg blij met de hoeveelheid tijd en geld die dankzij Keycafe is bespaard en waardeert hoe gemakkelijk het systeem is in te stellen en te gebruiken.
