Londen Aparthotelketen Westciti Verruimt de Flexibiliteit bij het Inchecken met Keycafe

Aparthotels draaien volledig om flexibel wonen en onafhankelijkheid voor gasten. Dat is iets wat Westciti van meet af aan heeft erkend en volledig heeft nagestreefd voor haar serviced appartementen in Croydon, Londen.

Met een breed scala aan gasten uit zowel de zakelijke als de recreatieve sector, moet Westciti aan ieders behoeften voldoen, en een belangrijk onderdeel daarvan is de mogelijkheid om gasten op elk gewenst tijdstip van de dag te laten in- en uitchecken. En aangezien zij 80 eenheden hebben en slechts 9 personeelsleden, is dit altijd een logistieke uitdaging voor hen geweest.

Totdat Westciti samenwerkte met Keycafe voor hun sleutelbeheer, waren zij genoodzaakt om 12 uur per dag een personeelslid bij de receptie te plaatsen om gasten te laten in- en uitchecken. Dit nam een groot percentage van de totale beschikbare personeelsuren in beslag en beperkte de inchecktijden. Zij boden wel de mogelijkheid tot uitchecken buiten kantooruren met behulp van een traditionele sleutelkluis, maar deze was ontsierend en vereiste elke week een codewijziging.

Het Westciti-team nam contact op met Keycafe in de hoop dat zij het sleutelbeheerproces zouden kunnen automatiseren, de inchecktijden zouden verruimen en het team veel tijd en geld zouden besparen.

De implementatie was een onmiddellijk succes. Na de installatie van het volledig geautomatiseerde sleutelbeheersysteem van Keycafe, kon Westciti personeelstijd vrijmaken om zich te richten op andere belangrijke zaken, de bedrijfsvoering verder te ontwikkelen en de inchecktijden voor gasten uit te breiden naar 24 uur per dag, 7 dagen per week.

Gasten ontvangen op de dag van aankomst een unieke code die gebruikt wordt om hun sleutels op te halen uit een SmartBox, en bij het uitchecken gebruiken ze dezelfde code om de sleutels in te leveren - zonder dat er personeel ter plaatse nodig is. Westciti ontvangt meldingen voor beide gebeurtenissen, zodat schoonmaakpersoneel op de hoogte kan worden gebracht en de operationele processen op schema blijven.

Het management van Westciti bewaart ook hoofdsleutels in hun SmartBox die eenvoudig kunnen worden verdeeld onder schoonmaak- en onderhoudspersoneel voor wanneer er werkzaamheden moeten worden uitgevoerd in hun panden.

Dat onderhouds- en huishoudelijk personeel sleutels kan pakken wanneer ze die nodig hebben, heeft het hele team tijd en moeite bespaard. Bovendien weet het Westciti-team precies wie welke sleutels heeft opgenomen en wanneer. Nu gaan er minder sleutels verloren, wat het bedrijf nog meer tijd en geld bespaart.

“Ze zijn allemaal erg blij met deze technologie, want het ziet eruit als een heel gaaf systeem”, zegt Rishi Bansal, CEO van Westciti, wanneer hij de reacties van gasten op de SmartBox beschrijft. “Het is een geweldige ervaring en het heeft veel lasten verminderd, zowel voor ons als voor onze gasten.”

Westciti is zeer tevreden over de hoeveelheid tijd en geld die dankzij Keycafe is bespaard en waardeert hoe eenvoudig het systeem te installeren en te gebruiken was.