Student FactoryStudent Factory Vervangt de Nachtdienst met Geautomatiseerd Sleutelbeheer voor Gasten
“Keycafe is een eenvoudige en effectieve oplossing. Het biedt klanten autonomie en voorkomt de noodzaak dat personeel continu ter plaatse is.”
Marc Guyon
Locatiemanager
Over Student Factory
Student Factory biedt studenten en reizigers kwaliteitsaccommodatie tegen betaalbare prijzen. Met 20 locaties verspreid over Frankrijk en altijd gelegen nabij schoolcampussen, onderscheiden de residenties van de groep zich door een neo-industriële stijl, geïnspireerd op New Yorkse lofts.
Gideon is Product Marketing Manager bij Keycafe, waar hij bedrijven helpt de voordelen van een slim sleutelbeheersysteem te begrijpen.
Uitdaging
Student Factory beheert 20 locaties in heel Frankrijk die zich richten op studenten en kortetermijnbezoekers die behoefte hebben aan flexibele accommodatiemogelijkheden. Hoewel ze moderne, volledig uitgeruste appartementen aanbieden, beschikken de residenties niet over een 24/7 receptie. Deze beperking vormde een aanzienlijk logistiek probleem voor sleuteloverdrachten, vooral voor gasten die na kantooruren arriveerden.
Omdat gasten op onvoorspelbare tijden arriveerden—vaak laat in de avond—was het bestaande systeem van persoonlijke sleuteloverdracht niet langer houdbaar. Personeel moest ofwel na reguliere uren ter plaatse blijven of complexe, handmatige sleuteluitwisselingen coördineren. Het ontbreken van een gestroomlijnd proces creëerde frictie in de gastervaring en operationele inefficiënties voor het team.
Pijnpunten
- Geen 24/7 receptie — Het onvermogen om de receptie 24/7 te bemannen creëerde een hiaat in de dienstverlening voor gasten die buiten reguliere openingstijden arriveerden.
- Operationele Verstoring — Personeel werd regelmatig onderbroken of gedwongen hun diensten te verlengen om late aankomsten op te vangen, wat leidde tot planningsuitdagingen en inefficiënties.
- Onvoorspelbare aankomsttijden — Gasten kwamen geregeld hun opgegeven aankomsttijden niet na, wat het moeilijk maakte om handmatig tijdige sleuteloverdrachten te coördineren.
Oplossing
Om deze uitdagingen aan te pakken, heeft Student Factory het Keycafe sleutelbeheersysteem op al hun locaties geïmplementeerd. Keycafe onderscheidde zich van andere sleutelbeheeroplossingen door zijn eenvoud, betrouwbaarheid en het vermogen om autonome sleuteltoegang te bieden aan gasten, zonder dat personeel fysiek aanwezig hoeft te zijn.
De workflow is nu zeer gestroomlijnd: na bevestiging van de reservering van een gast wordt er een unieke ophaalcode gegenereerd via de Keycafe app. Deze code wordt naar de gast gestuurd, die deze gebruikt om de sleutel bij aankomst, ongeacht het tijdstip, uit de SmartBox sleutelkluis in de lobby op te halen. Bij vertrek leveren gasten de sleutel in met dezelfde code, laten ze deze achter in hun kamer, of geven ze deze direct aan het personeel.
Deze automatisering heeft het Student Factory team in staat gesteld flexibel en mobiel te blijven, met het vertrouwen dat sleuteluitwisselingen veilig en efficiënt worden afgehandeld.
De implementatie van Student Factory
- Voorafgaande sleutelinstelling — Medewerkers bereiden sleutelkaarten vooraf voor op basis van de reserveringsdata en kennen unieke codes toe voor afhaling via de Keycafe-app.
- Gasten Autonomie — Gasten ontvangen hun toegangscode via e-mail of sms en halen de sleutels zelfstandig op uit de Keycafe SmartBox bij aankomst.
- Flexibele Inleveropties — Gasten kunnen sleutels terugbrengen door ze terug te plaatsen in de Keycafe locker, ze in de kamer achter te laten, of ze over te dragen aan personeel, indien aanwezig.
“Het grootste voordeel is dat we niet aan kantoor gebonden zijn, aangezien we altijd onderweg zijn, en de klant volledig onafhankelijk is bij het ophalen van de sleutel en het betreden van het appartement.”
Resultaat
Sinds de implementatie van Keycafe heeft Student Factory de noodzaak weggenomen voor personeel dat buiten kantooruren enkel sleutels uitreikt, wat heeft geleid tot aanzienlijke operationele besparingen. Gasten genieten van het gemak om op hun eigen schema aan te komen, zonder te hoeven wachten of te coördineren met personeel, wat de algehele ervaring verbetert.
Het systeem is betrouwbaar en eenvoudig gebleken voor zowel gasten als personeel. Gasten vinden het sleutelafhaalproces intuïtief en hebben geen problemen met zelfstandig inchecken. Vragen en zorgen richten zich nu op de kwaliteit van de accommodaties en voorzieningen, niet op logistiek – een duidelijk teken dat sleutelbeheer geen pijnpunt meer is.
De Uitkomst
- Verlaagde personeelskosten — De noodzaak om nachtpersoneel aan te nemen voor sleuteloverdrachten is geëlimineerd, waardoor de arbeidskosten aanzienlijk zijn verlaagd.
- Verbeterde Gastervaring — Gasten hebben op elk gewenst moment toegang tot hun accommodatie, waardoor een eenvoudige check-in ervaring wordt gegarandeerd, ongeacht het aankomsttijdstip.
- Verbeterde Operationele Efficiëntie — Medewerkers kunnen zich tijdens kantooruren focussen op vastgoedbeheer en gastenservice, zonder verstoringen gerelateerd aan sleutellogistiek.
Pas uw oplossing nu aan
Configureer en schaf uw slimme sleutelbeheersysteem binnen enkele minuten aan. Onze onboarding specialisten werken met u samen om uw oplossing in te richten en te garanderen dat het een succes wordt. Als Keycafe niet de juiste match is voor uw bedrijf, kunt u het tot 45 dagen retourneren voor een volledige terugbetaling!
U bent wellicht ook geïnteresseerd in
Concord Hospitality verruilt spreadsheets en verloren sleutels voor Keycafe's geautomatiseerde tracking.
Lees de casestudy
Miralago Locarno Easy Rooms automatiseert check-ins voor gasten buiten openingstijden
Lees de casestudy