Desafio

Com pouco menos de 10.000 residentes, Aransas Pass, Texas, é uma cidade pequena, mas isso não significa que seu departamento de polícia não esteja ocupado. Trinta e dois oficiais, nove oficiais de telecomunicações, dois oficiais de controle de animais, dois funcionários administrativos e um punhado de voluntários lutam contra o crime, fornecem recursos escolares, mantêm a comunidade informada sobre novos decretos, são responsáveis por serviços de animais e fornecem autodefesa aulas para civis.

Com as mãos ocupadas mantendo a comunidade segura, os funcionários do Departamento de Polícia de Aransas Pass não precisam perder tempo procurando chaves. Não apenas as chaves estavam sendo perdidas, mas também os cartões de crédito do departamento, resultando em frustração e perda de tempo. Um registro de check-out em papel foi usado, mas na maioria das vezes foi simplesmente ignorado. Além disso, todas as chaves e cartões de crédito estavam disponíveis para todos os funcionários, tornando as permissões e a organização um pesadelo.

Solução

O Keycafe SmartBox acabou por ser a solução perfeita.

“As chaves do nosso veículo de patrulha são armazenadas na caixa”, diz David Offalter, gerente de TI da polícia. “Quando os policiais entrarem no turno, eles encontrarão a chave de sua unidade no aplicativo móvel Keycafe e a retirarão da caixa. No final do turno, eles devolvem usando o display de toque na caixa.” Como cada policial é identificado por sua conta Keycafe enquanto está conectado ao aplicativo móvel, o registro digital não pode ser ignorado como o registro em papel.

O escritório também estava lutando para manter os cartões de crédito do departamento seguros e, ao mesmo tempo, disponibilizá-los para funcionários autorizados quando necessário. As caixas tipo locker SmartBox permitem o armazenamento de pequenos objetos além das chaves, então usar para cartões de crédito fazia todo o sentido. Agora todas as chaves de departamento são marcadas com um chaveiro Keycafe e um registro é criado toda vez que uma chave ou cartão de crédito é retirado ou retirado do cofre. Além disso, chaves e cartões de crédito agora podem ser restritos a funcionários qualificados para usá-los, eliminando o risco de uso não autorizado.

“O Keycafe foi a única solução que encontramos que oferecia uma solução no estilo de caixas de armários”, diz Offalter. “[It] foi projetado para ser flexível de acordo com as necessidades do cliente.”

Resultado

Os oficiais e outros membros da força não precisam mais se preocupar quando os cartões de crédito ou as chaves dos veículos do departamento desaparecem. Antes de usar o Keycafe, o departamento teria que enviar um e-mail em massa e aguardar a resposta dos funcionários. Graças aos registros gerados automaticamente pelo sistema Keycafe, eles sempre sabem quem tirou a chave por último. De acordo com o chefe de polícia Eric Blanchard, o “nível de agravamento do departamento relacionado a essas questões está no nível mais baixo de todos os tempos”.

“Todo mundo adora o sistema”, diz Offalter. “Ele nos poupou muito tempo rastreando as chaves. Agora, se faltar uma chave, sabemos exatamente onde ir para encontrá-la.”