Como a SEGAM Garantiu Operações de Ambulância 24/7 com Rastreabilidade Completa de Chaves

Antes de implementar o Keycafe, a SEGAM não tinha um sistema estruturado de gestão de chaves. Cada uma das suas sete entidades separadas utilizava caixas de correio com fechadura de combinação para guardar as respetivas chaves das ambulâncias. "O problema era que tínhamos grandes problemas de rastreabilidade", afirma Quentin Roos, Diretor de Operações.

As equipas de ambulância que terminavam turnos noturnos ou operações de madrugada por vezes esqueciam-se de devolver as chaves, ou as colocavam na caixa errada. Às 5h30 da manhã, quando as equipas da manhã chegavam para iniciar os transportes de diálise e radioterapia, as chaves estavam frequentemente em falta ou extraviadas. Isto causava atrasos, confusão e stress operacional na hora mais crítica do dia.

Não havia rastreabilidade real. A gestão não tinha uma forma fiável de saber quem tinha retirado ou devolvido uma chave. Perdia-se tempo a procurar, a contactar funcionários ou a tentar localizar veículos. A SEGAM precisava de uma solução segura, rastreável e fiável, capaz de suportar operações contínuas.

Para centralizar e proteger a gestão da frota, o grupo implementou sistemas Keycafe SmartBox em suas sete entidades de ambulância. No início de um turno, os paramédicos inserem um código de acesso pessoal único no SmartBox e selecionam a chave do seu veículo atribuído na tela sensível ao toque. O compartimento com a chave abre-se automaticamente e a transação é registrada instantaneamente.

A equipe de operações gerencia a frota remotamente através do aplicativo móvel, permitindo-lhes monitorar tanto as ambulâncias do turno diurno quanto as do noturno. Em caso de problema, os gestores podem usar o aplicativo para desbloquear compartimentos instantaneamente ou revisar o histórico de acesso de turnos anteriores, garantindo que nenhum veículo fique ocioso devido a uma chave extraviada ou esquecida.

Para garantir disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana para transportes médicos de emergência, o sistema inclui uma bateria de backup que mantém a funcionalidade durante quedas de energia. Esta confiabilidade do hardware é suportada pela equipe de suporte técnico responsiva da Keycafe, que fornece assistência imediata para resolver quaisquer riscos operacionais.

A transição para um sistema automatizado trouxe estabilidade operacional imediata aos serviços de ambulância 24/7 da SEGAM. Chaves perdidas deixaram de ser um problema. Atrasos matinais causados por chaves extraviadas foram eliminados. As ambulâncias partem a tempo, garantindo que os pacientes recebam os seus tratamentos agendados sem interrupções.

A organização também obteve um claro retorno sobre o investimento. Anteriormente, a SEGAM tinha de comprar regularmente chaves de substituição quando estas eram perdidas. Mais importante ainda, quando uma ambulância não conseguia sair do estacionamento, as equipas permaneciam inativas por mais de 30 minutos, resultando em perda de receita.

Hoje, as operações decorrem sem problemas, com total visibilidade e controlo. A gestão pode identificar e contactar rapidamente o funcionário responsável se uma chave estiver em falta, evitando que pequenos problemas se agravem.