Desafio

Localizado na orla do distrito comercial histórico de Okinawa, o Hotel Gran Arena é muito apreciado por moradores e turistas. Há bares e lanchonetes nas proximidades, e um estádio multiuso fica a uma curta distância, onde os moradores assistem a eventos esportivos e shows. Para os turistas, o fácil acesso de e para o aeroporto é um ponto de venda conveniente. Remobiliado e reaberto em dezembro de 2019, o hotel oferece suítes limpas e espaçosas com cômodos separados para banheiros e toaletes, muito apreciados pelos hóspedes japoneses.

Para a equipa de gestão, controlar os custos de mão-de-obra foi um dos maiores problemas quando planearam a reabertura do hotel. Eles queriam manter os custos operacionais no mínimo, a fim de manter as tarifas acessíveis para os clientes. Uma parte integrante desse plano era uma recepção sem funcionários e um processo de check-in/check-out.

Solução

O Keycafe foi selecionado com base na compatibilidade com a escolha do sistema de check-in automático do Hotel Gran Arena fornecido pela Airhost. As chaves dos quartos são armazenadas em um Keycafe SmartBox no saguão do hotel. Quando os hóspedes chegam, eles preenchem um formulário de check-in em um tablet. Depois de concluído, o código de acesso exclusivo do Keycafe é exibido e eles inserem o código no SmartBox para recuperar a chave.

O Hotel Gran Arena emprega seis funcionários, que estão prontos para ajudar os hóspedes com o processo de check-in automático, se necessário durante o dia. À noite, se surgir algum problema com a entrega ou entrega de chaves, um gerente pode lidar com a situação com o aplicativo Keycafe, mesmo quando estiver fora do local. Usando o aplicativo, um gerente pode abrir remotamente compartimentos de chaves para convidados, criar e alterar direitos de acesso de chaves e controlar o inventário de chaves no SmartBox quando necessário.

A reabertura do hotel e a introdução do sistema de check-in automático ocorreram apenas um mês antes do primeiro caso relatado de COVID-19 no Japão. O Keycafe foi bem recebido pelos hóspedes e funcionários do hotel, sendo implementado bem a tempo da pandemia.

Resultado

Ser capaz de controlar remotamente o SmartBox e os principais acessos em tempo real foi o maior benefício da introdução do Keycafe, juntamente com os custos de mão de obra minimizados. A pandemia mudou fundamentalmente as normas sociais no Japão, e os hóspedes agora apreciam a privacidade, segurança e conveniência do check-in automático.

Com o Keycafe, a carga de trabalho de check-in e check-out da equipe diminuiu notavelmente durante o dia, e a administração reduziu drasticamente os custos de pessoal no turno da noite. Essas economias de custos foram repassadas aos hóspedes, permitindo-lhes desfrutar de uma experiência de check-in e check-out flexível em sua própria programação, tudo a um preço mais baixo em comparação com os concorrentes que empregam uma recepção tradicional.