Keycafe Traz Check-in Flexível e Administração Fácil para o Ehon Hotel

Localizado em Nara, a capital do Japão do século VIII, o Ehon Hotel (“Hotel do Livro Ilustrado” em japonês) dá vida à magia de histórias imaginativas e belas ilustrações de livros ilustrados de todo o mundo. Crianças e adultos desfrutam igualmente de acesso a livros pop-up, livros para o banho e livros sobre questões de género e ambientais, muitos deles provenientes de Itália. Uma vez que estes são raramente discutidos em livros ilustrados locais, o Ehon Hotel espera conectar os seus hóspedes ao mundo fora do Japão.

Muitos hóspedes chegam com crianças e tendem a atrasar-se para os horários de check-in predefinidos. Além disso, o hotel aceita apenas um grupo de hóspedes por dia, o que tornava ineficiente programar pessoal no local apenas para o procedimento de check-in/check-out. Para que o pessoal no local pudesse focar-se nas tarefas de limpeza, o hotel pretendia que as operações relacionadas com o check-in fossem geridas por pessoal de back office remoto. A instalação de uma fechadura inteligente na porta foi considerada, mas a opção não era viável com o tipo de porta existente.

Uma opção de check-in flexível era claramente necessária, pelo que o hotel começou a procurar diferentes sistemas no mercado. Para o Ehon Hotel, a estabilidade e a facilidade de utilização para os hóspedes eram prioridades na seleção de um sistema.

A loja online intuitiva da Keycafe, a entrega rápida e o processo de instalação fácil foram todos fatores decisivos na sua decisão final. No entanto, o principal motivo pelo qual o Ehon Hotel escolheu a Keycafe foi a opção de acessos serem emitidos e editados remotamente em tempo real, permitindo que a equipa esteja fora do local e ainda assim assista os hóspedes quando necessário.

O Ehon Hotel aproveita a integração da Keycafe com o Airbnb. Assim que uma reserva é efetuada, um código de acesso único é automaticamente criado e enviado ao hóspede próximo da sua data de check-in. Assim que o hóspede chega ao hotel, pode levantar a chave do seu quarto utilizando o código na Keycafe SmartBox.

Sempre que ocorre um cancelamento ou alteração de reserva, o software da Keycafe atualiza o acesso de acordo. “Já não precisamos de nos preocupar se enviámos ou não os acessos às chaves aos hóspedes, o que é um grande alívio“, diz a Sra. Hijiya, gerente do Ehon Hotel.

Quando o hotel foi inaugurado em dezembro de 2021, a equipe de gestão estava preocupada se os seus clientes se sentiriam confortáveis com um sistema de self-check-in. Eles estudaram outros hotéis com sistemas semelhantes e testaram repetidamente a sua própria operação.

“Para ser sincera, ficamos preocupados por um tempo se os hóspedes conseguiriam fazer o check-in sem problemas. Acontece que tudo funcionou perfeitamente. Em retrospecto, a pandemia impulsionou a digitalização dos serviços, e os processos de self-check-in se tornaram amplamente difundidos e aceitos. Até agora, não tivemos grandes problemas, e a Keycafe se tornou o componente central da nossa operação”, comentou a Sra. Hijiya.

“Não somos fortes em TI, então foi um pouco intimidante configurar a Keycafe. Felizmente, descobrimos que todas as funções necessárias estavam lá, e a Keycafe é muito intuitiva.”